Mikor és hogyan válts szálloda szoftvert

Ha szálláshelyet üzemeltetsz, valószínűleg már használsz valamilyen szállodai szoftvert mindennapi teendőid menedzseléséhez. A szoftverek azonban hajlamosak elavulni, és egy idő után ez azt eredményezi, hogy az adott rendszernek már több hátránya, mint előnye van a szállástulajdonos számára. Jelen cikkünkben arról szeretnénk bővebben írni, hogy mik azok az árulkodó jelek, melyek segítenek felismerni, hogy bizony eljött a váltás ideje, és előnyösebb, ha új szállodai PMS után néz az ember.

Honnan tudod, hogy ideje PMS-t váltani?

• Túl sok időt töltesz a PMS és az OTA-k közötti manuális beállításokkal, szinkronizációval. Ez akkor fordulhat elő, ha a rendszer nem biztosít folyamatos és automatikus szinkronizációt az OTA partnerekkel.
  
  
• Rengeteg időt töltesz az adminisztrációs teendőkkel. Egy hatékony szállodai PMS egyik fő feladata, hogy jelentősen csökkentse a mindennapi repetitív feladatokat, hogy neked több időd maradjon a fontosabb dolgokra.
  
  
• A weboldalba integrálható Foglalómotor hiánya miatt elesel a közvetlen, jutalékmentes foglalásoktól.
  
  
• A szoftver nem felhő alapú. Ennek hiányában szálláshelyedet nem tudod rugalmasan bárhonnan és bármikor kezelni.
  
  
• A rendszer sokszor lelassul a nagy munkaterhelés miatt, általában akkor, amikor a legnagyobb szüksége lenne rá, például be- vagy kijelentkezési időszakokban.
  
  
• Nem kapsz megfelelő traininget és/vagy support támogatást a szállodai szoftverszolgáltatótól.
  

Száz szónak is egy a vége: egy szálláshelykezelő szoftvernek a szállás érdekeit kell szolgálnia, és ideális esetben rengeteg folyamatban tud segítséget nyújtani a személyzet, valamint a tulajdonos számára. Amennyiben úgy döntesz, hogy lecseréled a jelenlegi szoftvered, pár dolgot mindenképp számításba kell venned, mielőtt kiválasztod az újat.

Szempontok, melyeket érdemes figyelembe venni, mielőtt lecseréled a PMS-ed:

• Mennyibe fog kerülni a csere? Az új nem feltétlenül jelent nagyobb kiadást. Könnyen lehet, hogy egy modern felhő alapú PMS-sel hosszútávon nem csak időt, de pénzt is spórolsz, hiszen számos folyamatot tudsz automatizálni. Ezen kívül a felhő alapú szoftverek általában havi díjas konstrukcióban elérhetőek, ami azt jelenti, hogy nem kell hatalmas összeget befektetned az elején, ha pedig mégsem vagy elégedett, könnyedén lemondhatod az előfizetésed.

• Mi a legalkalmasabb időpont a váltásra? Nem titok, hogy egy új szállodai szoftver beállítása igényel némi időt tőled és munkatársaidtól egyaránt. Ezalatt nem csak az onboarding tréningekre, hanem az utána lévő betanulási időre is gondolunk, így fontos, hogy olyan időszakban történjen a váltás, amikor éppen nem teltházzal üzemel a szálláshely.

• Mennyire vagy otthon a szállodai szoftverek világában? Ne aggódjon, nem probléma, ha nem vagy technológia zseni. A legtöbb felhőalapú rendszer rendkívül felhasználóbarát és könnyen megtanulható. Ráadásul a szoftver teljes technikai részét a szolgáltató tartja fenn és végzi el a szükséges frissítéseket. Neked mindössze a mindennapi működéssel kapcsolatos beállításokat és funckiókat kell ismerned.

• Milyen integrációkkal rendelkezik az új szoftver? Ideális esetben egy szálláshelykezelő szoftver számos integrációval és partnerkapcsolattal - pl. könyvelőszoftver, éttermi POS, okos zár integráció  - rendelkezik annak érdekében, hogy a szálláshely üzemeltetése a lehető leggördülékenyebb legyen. Természetesen egy PMS minél személyre szabottabb megoldásokkal rendelkezik, annál jobb, mivel így nincs szükség túl sok külsős integrációra.
  
  
• Biztonságban lesznek az adataid? A helyes válasz erre a kérdésre mindig "igen"-nek kell lennie. 

A fenti kérdések megválaszolásával körvonalazódhat, hogy milyen szállodai PMS-re van leginkább szükséged. Ennek ellenére a döntés közel sem olyan egyszerű, mint amilyennek tűnik, hiszen rengeteg lehetőség közül választhatsz, ha elkezded a böngészést. Így a legfontosabb kérdés továbbra is az, hogy miként lehetsz biztos abban, hogy a legjobb szoftvert választod ki szálláshelyed kezeléséhez?

Jelen blog posztunkban egy általános iránymutatást szerettünk volna adni arra vonatkozóan hogyan ismerd fel, ha eljött idő, hogy lecseréld szállodai szoftvered, valamint melyek a legfontosabb szempontok és irányelvek, mielőtt elkezdesz keresgélni.

Tudjuk, hogy sokszor nem könnyű megtenni az első lépést, a változásnak azonban nem feltétlenül kell problémásnak vagy bonyolultnak lennie. Következő cikkünkben arra fogunk kitérni, hogy pontosan hogyan készülhetsz fel a zökkenőmentes váltásra. Amennyiben viszont még több információra van szükséged, letöltheted ingyenes e-bookunkat is.