Mikor és hogyan válts szálloda szoftvert - 2. rész

Előző blogbejegyzésünkben - „Mikor és hogyan válts szálloda szoftvert” -felsoroltunk néhány árulkodó jelet, melyek segítenek felismerni, ha eljött a váltás ideje, és előnyösebb új szállodai PMS után nézni, valamint arra is kitértünk, hogy melyek azok a szempontok melyeket érdemes figyelembe venni a váltás során. Jelen blog posztunkkal a váltás megtervezésében szeretnénk további segítséget nyújtani.

Checklist az új szállodai PMS kiválasztásához

Az új szállodai PMS keresése közben sok kérdés merülhet fel a szoftver tulajdonságaival, szolgáltatásaival és előnyeivel kapcsolatban. De melyek azok a funkciók, amik létfontosságúak, és melyek azok, amik jó, ha vannak? Természetesen minden szálláshely igényei eltérőek, de általánosságban véve ebbe a két csoportba oszthatjuk a funkciókat:

LÉTFONTOSSÁGÚ

• Felhőalapú PMS, mely valós időben dolgozik, és folyamatosan szinkronizálja a szobák elérhetőségét és árait különböző OTA csatornákon.
  
  
• A szoftver bármikor, bárhonnan és bármilyen eszközről elérhető.
  
  
• Átlátható, könnyen használható rendszer, amely lehetővé teszi a személyzet számára, hogy a mindennapi teendőket egyszerűen és gyorsan kezelje.
  
  
• A beállítások rugalmas kezelésének lehetősége, hogy a személyzet szükség esetén el tudja végezni a kívánt módosításokat.
  
  
• Foglalómotor, mely lehetővé teszi a közvetlen foglalást a vendégek számára, azzal a plusz előnnyel, hogy az így szerzett foglalások után nem kell jutalékot fizetni.
  
  
• Riportok, melyek valós képet adnak a szálláshely működéséről, teljesítményéről.
  
  
• Személyre szabott support több nyelven, többféle elérhetőséggel.

Ezen kívül hasznos lehet...

• Rendkívül hasznos, ha az új rendszer megfelel a (helyi) követelményeknek, mint pl. Magyarországon az NTAK vagy a VIZA adatküldési kötelezettségnek. Plusz információ: a SabeeApp PMS nemcsak, hogy NAV, NTAK és VIZA kompatibilis, hanem a multi-NTAK modul segítségével korlátlan számú NTAK regisztráció kezelésére is alkalmas.
  
  
• Kiegészítő modulok, melyek a vendégélmény növelését teszik lehetővé.
  
  
• Amennyiben éttermet is üzemeltetsz, érdemes olyan PMS szolgáltatót választani, melynek van POS integrációja.
  
  
• Modern szállodai applikációk a különböző departmentek közötti hatékony kommunikáció biztosítására. 
  
  
• Online, érintkezésmentes check-in lehetőségének biztosítása a vendégek számára.

Mikor és hogyan kezdjünk bele?

Mielőtt végleges döntést hoznál azzal kapcsolatban, hogy melyik szállodai PMS rendszert választod, javasoljuk, hogy próbáld ki az új szoftvert egy ingyenes tesztidőszak keretén belül. Számos szolgáltatónál van erre lehetőség, hogy leteszteld a szoftvert, mielőtt elköteleznéd magad.

Ezenkívül érdemes figyelembe venni az időzítést is. A váltásra nincsen tökéletes időpont, viszont azt ajánljuk, hogy mindenképp akkor tedd meg ezt a lépést, amikor te és csapatod a legkevésbé vagytok elfoglaltak, tehát éppen nem teltházzal üzemel a szálláshely. A teljes átállás akár pár hét is lehet, ezért az is fontos, hogy az összes kolléga, aki majd napi szinten fogja használni a rendszert, ott legyen a betanítás idején.

Az átállás megtervezése

Miután kiválasztottad a számodra megfelelő szállodai PMS-t, elkezdődhet az átállás tényleges megtervezése. Mire van szükséged ahhoz, hogy a váltás zökkenőmentes legyen? Hadd adjunk pár tippet:

• Készíts tervet, és válaszd ki a legideálisabb időpontot. Ahogy már említettük, fontos, hogy az átállás ne főszezonban történjen, hanem olyan időszakban, amikor a csapat összes tagja megfelelő időt tud fordítani az új rendszer megtanulására.
  
  
• Teljeskörű Onboarding azoknak, akik napi szinten használni fogják a szoftvert.
  
  
• Az éles fiók indítás előtt győződj meg arról, hogy minden beállítás megfelelő: szobák nevei, árai, elérhetőségei stb.
  
  
• Tűzz ki egy határidőt az új rendszer élesítésére.
  
  
• Amennyiben egy régi PMS-ről váltasz újra, ne kapcsold ki egyből a régi rendszert. Valószínüleg még sok olyan adat van benne, amelyre szükséged lehet, vagy amelyeket törvényileg köteles vagy megőrizni.

Tudjuk, hogy a szálláshelykezelő PMS leváltása nem egyszerű, de megfelelő tervezéssel és kivitelezéssel nem kell, hogy hosszú és idegörlő folyamat legyen az átállás. Bízunk benne, hogy jelen blog posztunk hasznos tippekkel szolgált a témában, viszont abban az esetben, ha még több információra lenne szükséged, töltsd le ingyenes ebookunkat!