Minden szállodai szoftver azt ígéri, hogy gyorsabbá teszi a működést, egyszerűsíti a munkafolyamatokat, automatizálja a feladatokat, és rengeteg hasznos funkciót kínál.
Amikor azonban minden PMS szinte mindent tud, a rendszerek összehasonlítása gyorsan túl bonyolulttá válhat. A szolgáltatók hosszú modul-, integráció- és funkciólistákat mutatnak be, amelyek elsőre gyakran nagyon hasonlónak tűnnek. Ez pedig könnyen megnehezíti a döntést.
A legjobb szállodai szoftver nem feltétlenül az, amelyik a legtöbb funkciót kínálja. Hanem az, amelyikkel a csapatod a mindennapi feladatokat gyorsan, magabiztosan és minimális betanítással el tudja végezni.
Hogy könnyebb legyen a választás, összegyűjtöttük azokat a funkciókat, amelyek szerintünk a legfontosabbak egy szállodai szoftver kiválasztásakor.
Miért fontos a könnyű használhatóság?
Ha két szállodai rendszert hasonlítasz össze, egy 100 funkcióval rendelkező, de nehezen átlátható PMS sokkal kevesebbet érhet, mint egy 10 funkciós rendszer, amelyet a munkatársak valóban szeretnek használni.
A forgalmas időszakokban a könnyű használhatóság az egyik legfontosabb szempont. A kevesebb kattintás, a logikus munkafolyamatok és a fontos információk gyors elérése minden nap időt takaríthat meg.
Mielőtt előfizetsz egy szoftverre, mindenképpen próbáld ki. Fontos, hogy lásd, milyen a rendszer használata a mindennapi munkában.
A betanításra fordított időt is érdemes figyelembe venni. Egy olyan rendszer, amelyet egy új munkatárs két nap alatt megtanul használni, jóval nagyobb értéket jelenthet, mint egy olyan, amelynek elsajátításához két hétre van szükség.
Minél könnyebb a szoftvert megtanulni és használni, annál kevesebb idő megy el a rendszer kezelésére, és annál több marad a vendégekre.
1. Gyors, intuitív recepciós naptár
A foglalási naptár az egyik olyan felület, amelyet a csapatod a legtöbbet használja a nap folyamán.
A munkatársaknak nem kellene több képernyő és menüpont között váltogatniuk az alapvető feladatok elvégzéséhez. Olyan szoftvert érdemes keresni, amelyben gyorsan létrehozhatók a foglalások, ugyanarról a felületről elvégezhető a check-in, és a legbonyolultabb feladatok is egyszerűen kezelhetők.
Hasznos, ha a naptárban egyből látható:
- Honnan érkezett a foglalás, például Booking.com-ról, Airbnb-ről vagy közvetlenül
- Az érkezési és távozási adatok, anélkül hogy minden foglalást külön meg kellene nyitni
2. A sürgős feladatok és problémák automatikus kiemelése
Egy jó szállodai szoftver kiemeli azokat a feladatokat, amelyek azonnali figyelmet igényelnek. Így a csapatodnak nem kell külön kutatnia a fontos feladatok után.
Fontos, hogy a kiosztatlan szobákra, függőben lévő fizetésekre vagy lejáró opcionális foglalásokra azonnal rálássanak a munkatársak. Ezért olyan rendszert keress, amely egy központi helyen automatikusan összegyűjti a fontos teendőket, és megmutatja, melyikkel kell először foglalkozni.
A SabeeApp Figyelmeztetések és teendők panel például valós időben gyűjti össze a fontos feladatokat, és prioritás szerint jeleníti meg őket egy központi felületen. Minden feladathoz közvetlen hivatkozás tartozik, amely egyből a szükséges feladathoz vagy munkafolyamathoz vezet.
Így kevesebb ellenőrzésre van szükség, és kisebb az esélye annak, hogy egy fontos probléma észrevétlen marad.
3. Zökkenőmentesen működő channel manager
Sok szálloda számára elengedhetetlen, hogy a szobákat olyan OTA-kon is értékesítse, mint a Booking.com, az Airbnb és az Expedia, valamint a saját weboldalán keresztül.
Ha minden csatornán külön kell frissíteni az elérhetőséget, könnyen előfordulhatnak hibák, és nő a túlfoglalás kockázata is. A channel manager automatikusan szinkronizálja az elérhetőséget és a kapacitást a különböző értékesítési csatornák között, így az egyik csatornán végzett módosítások a többin is azonnal megjelennek.
A legfontosabb kérdés ezért az, hogy mennyire működik jól együtt a channel manager a PMS-sel.
Ideális esetben a két rendszer zökkenőmentesen kapcsolódik egymáshoz. Ez egyszerűbb beállítást, kevesebb kapcsolódási problémát és egyértelműbb támogatást jelent, ha segítségre van szükséged.
Nézd meg, hogyan működik mindez a SabeeApp Channel Managerével.
4. A weboldaladhoz illeszkedő foglalómotor
Minden OTA-n keresztül érkező foglalás után általában jutalékot fizetsz.
A foglalómotor lehetővé teszi, hogy a vendégek közvetlenül a weboldaladon foglaljanak. Az áraknak és az elérhetőségnek valós időben kell frissülniük, összhangban a szállodai rendszer többi részével. Így a vendégek mindig aktuális információkat látnak.
Azonban nem csak az számít, hogy működik-e. Ha a vendég a weboldaladon a „Foglalás” gombra kattint, majd egy teljesen más oldalra kerül, a foglalási folyamat könnyen zavaróvá válhat. Ezért fontos, hogy a foglalómotor megjelenése is illeszkedjen a weboldaladhoz.
Egy testreszabható foglalómotorral a saját betűtípusaidat, színeidet és képeidet használhatod, így a foglalási felület a weboldalad természetes része marad.
A SabeeApp foglalómotorjának megjelenését is a saját arculatodhoz igazíthatod, hogy a vendégek számára egységes és gördülékeny legyen a foglalási folyamat.
5. Egyszerű ár- és kapacitáskezelés
Ha az árakat, korlátozásokat és elérhetőséget különböző képernyőkön kell ellenőrizned, az lassítja a munkát és növeli a hibák esélyét.
Érdemes olyan szállodai szoftvert választani, amely egy helyen mutatja a kapacitást, és egyszerűvé teszi az árak és korlátozások módosítását az egyes szobatípusoknál.
A SabeeApp Díjszabás táblázat funkciója mindezt egyetlen táblázatban fogja össze. Egy helyen láthatod és módosíthatod az árakat, a korlátozásokat és az elérhetőséget.
Így nem kell több képernyő között váltogatnod, és gyorsabban elvégezheted a szükséges módosításokat.
6. Felhőalapú szoftver minimális IT-karbantartással
Nem kellene külön IT-szakember csak azért, hogy a szállodai szoftvered működjön.
A felhőalapú rendszereknél nincs szükség helyi szerverek karbantartására, és a frissítéseket sem kell minden számítógépre külön telepíteni. A csapatod internetkapcsolaton keresztül, különböző eszközökről és helyszínekről is elérheti a rendszert, akár a recepción dolgozik, akár laptopot használ, akár távolról intéz bizonyos feladatokat.
Ez különösen a kisebb szállodák számára lehet előnyös, hiszen kevesebb IT-feladattal jár, miközben mindenki ugyanazt a rendszert használhatja, bárhonnan.
7. Mobil eszközök a szállodai csapat számára
A mobilitás egyre fontosabb része a szállodai működésnek.
A csapatod nem mindig a recepción dolgozik. A housekeeping munkatársai a szobák között mozognak, a vezetők folyamatosan járják a szállodát, és előfordulhat, hogy egy munkatársnak a vendég mellett van szüksége bizonyos információkra.
A mobil eszközökkel a munkatársak számítógép nélkül is elvégezhetnek bizonyos feladatokat, például elindíthatják a check-int vagy hozzáférhetnek egy foglalás adataihoz.
A mobil check-in és a személyazonosító okmányok beolvasása például rugalmasabbá teheti az érkezést, és csökkentheti annak szükségességét, hogy minden feladatot a recepción kelljen elvégezni.
Szállodai szoftver választásakor ezért azt is nézd meg, hogy a mobilfunkciók valóban illeszkednek-e ahhoz, ahogyan a csapatod dolgozik.
Funkciók vagy használhatóság: mire érdemes valójában figyelni?
Ha több szolgáltató szállodai szoftverét hasonlítod össze, ne egyszerűen azt válaszd, amelyik a leghosszabb funkciólistát kínálja.
Egy 300 szobás szállodaláncra tervezett PMS olyan beállításokat, modulokat és munkafolyamatokat is tartalmazhat, amelyekre egy kisebb szálláshelynek szinte soha nincs szüksége.
Inkább ilyen kérdéseket tegyél fel:
- Milyen gyorsan tanulja meg a csapatod használni a rendszert?
- Hány kattintás kell egy átlagos feladat elvégzéséhez?
- Könnyen megtalálják a munkatársak a fontos információkat?
- Csökkenti a szoftver a repetitív, manuális munkát?
- Elérhető és segítőkész az ügyfélszolgálat, amikor szükséged van rá?
A legjobb szállodai szoftver illeszkedik ahhoz, ahogyan a szálláshelyed ma működik, miközben lehetőséget ad a későbbi növekedésre is.
Ha pedig azt szeretnéd jobban megérteni, miért fontos a PMS a mindennapi használhatóságon túl is, olvasd el, miért fontos a PMS a szállodád számára.
Független értékelés
A SabeeApp nemrég a világ 3 legjobb szállodai rendszere közé került a Hotel Tech Report értékelésében, ahol a könnyű használhatóság és a támogatás minősége is fontos szerepet játszik.
Nézd meg ezeket a funkciókat működés közben a SabeeApp 4.0-ban
A megfelelő szállodai szoftvernek nem egyszerűen több funkciót kell kínálnia.
A mindennapi működést kell könnyebbé tennie.
A SabeeApp 4.0-t gyorsabb munkafolyamatokra, átláthatóbb recepciós működésre és olyan eszközökre építettük, amelyekkel a csapat kevesebb időt tölt a szoftver kezelésével, és többet a vendégekkel.
Ha szeptember 30. előtt regisztrálsz, korai csatlakozóként 6 hónapig ingyenesen használhatod az új AI Front Desk Agentet és a SabeeApp Go mobilalkalmazást.
Ismerd meg a SabeeApp 4.0-t, és nézd meg saját szemmel az újratervezett recepciós felületet.
