A be- és kijelentkezési folyamat meghatározó élmény a vendég ott-tartózkodása során, hiszen ez nemcsak pozitív, hanem negatív irányba is el tudja billenteni a vendég szálláshelyről alkotott véleményét. Minél zökkenőmentesebben megy az adminisztráció, a szobakulcs átadása, valamint a szoba elhagyása és a végszámla rendezése, annál elégedettebben fognak távozni a vendégek. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy mind a bejelentkezés, mind pedig a kijelentkezés a lehető leghatékonyabb módon történjen.

A SabeeApp segítségével vendégeidnek lehetősége van arra, hogy a bejelentkezést online, otthonuk kényelméből végezzék el a GuestAdvisor applikáción, vagy a böngészőben elérhető Ügyfélportálon keresztül. Azonban ha mégsem élnének ezzel a lehetőséggel, a SabeeApp biztosítja recepciós kollégáid számára azokat az eszközöket, melyekkel jelentősen csökkenthető a bejelentkezési folyamatra szánt idő. Jelen cikkünkben továbbá arra is ki fogunk térni, hogy miként tudod kezelni a szállodai tranzakciókat, hogyan néz ki az ideális check-out, valamint mi történik az okos kulcsokkal a kijelentkezést követően.

Bejelentkezési folyamatok a SabeeApp megoldásaival

Amennyiben a SabeeApp megoldásait használod, és lehetővé teszed vendégeid számára az online bejelentkezést, egy automatikus e-mail fogja őket tájékoztatni, amint elérhetővé válik számukra ez az opció a szállás elfoglalása előtt. Az online bejelentkezéshez, valamint a kötelező okmányolvasáshoz és adatszolgáltatáshoz a a GuestAdvisor alkalmazás, vagy az Ügyfélportál szükséges. (További információkért kattints ide.)

A fizetés lebonyolítása miatt sem kell aggódnod, hiszen ha SabeePay-t használsz, vendégeid a fizetés esedékességéről és a fizetési opciókról (pl. Google vagy Apple Pay) is e-mailben értesülnek majd. Ezek után neked nincs más dolgod, mint várni, hogy a vendég megérkezzen a szálláshelyedre és gondoskodni róla, hogy pozitív élménnyel távozzon a végén.

1. Recepción történő bejelentkezés

Abban az esetben, ha a vendég él az online check-in lehetőségével, a recepciós kollégák a SabeeApp megoldásait használva gyorsan és könnyedén elvégezhetik a szükséges adminisztrációt. Nézzük meg, hogyan:

1. A PMS Naptár vagy Lista nézetében kattints az adott foglalásra
2. Töltsd ki a vendég adatait az okmányolvasó segítségével
3. Bal oldalt, az “Állapot” menüpontnál válaszd ki a “Bejelentkezés”-t a folyamat befejezéséhez

2. Okmányolvasás a SabeeApp ID szkennerével

2021 szeptember 1-jétől Magyarországon minden szálláshely-szolgáltató köteles bizonyos vendégadatok rögzítésére és továbbítására a VIZA (Vendég Információs Zárt Adatbázis) felé. Ahhoz, hogy a személyazonosító okmány beolvasása hatékonyan és gyorsan történhessen, a SabeeApp saját, integrált okmányolvasót hozott létre annak érdekében, hogy a szállásadók könnyedén eleget tudjanak tenni adatszolgáltatási kötelezettségüknek.

Az okmányolvasó beállításait a SabeeApp PMS “GuestAdvisor Tools” szekcióban, az “Oldalbeállítás” menüben kezelheted és módosíthatod igény szerint.

Okmányolvasó beállítások

A szállásadó szempontjából kulcsfontosságú az okmányolvasás, ezt a vendégek a Guestadvisor applikáción keresztül vagy az Ügyfélportálon már az érkezés előtt, önállóan is elvégezhetik, meggyorsítva ezzel a check-in folyamatát. Aggodalomra akkor sincsen ok, ha a vendég valamilyen okból kifolyólag nem szkennelte be előre az ID-ját. A hotelben a recepciós kolléga, vagy vendégház esetén a szállásadó pár perc alatt el tudja végezni ezt a Front Office Manager alkalmazás segítségével vagy a PMS-en keresztül.

2/A Okmányolvasás a Front Office Manager applikációval

1. Nyisd meg a foglalások menüt a Front Office Manager appban
2. Keresd meg az adott foglalást a “Today’s Arrivals” menüpontban. Amennyiben ugyanaz a felhasználó be van lépve a PMS-be is, a foglalás az “Open in PMS” fül alatt lesz megtalálható
3. Kattints annak a vendégnek a foglalására, akinek az okmányát be szeretnéd szkennelni
4. A foglaláson belül keresd meg az adott vendéget és kattints a nevére
5. Az okmányolvasás megkezdéséhez egyszerűen nyomj rá a “Start ID scan” gombra

Okmányolvasás a Front Office Manager app segítségével

2/B Okmányolvasás a PMS-en keresztül

1. A foglalásoknál a “Foglalás részletei”-nél kattints a “Foglaló módosítása” gombra
2. A foglalás részleteinél keresd meg és kattints a “Okmány feltöltése” gombra és töltsd fel a vendég okmányát a folyamat befejezéséhez

Okmányfeltöltés egyetlen kattintással

3. Onboarding folyamat - a vendég érkezése utáni teendők

Amikor a vendég megérkezett a szálláshelyre, és már túl van a bejelentkezési folyamaton, a foglalás állapotát át kell állítani a PMS-ben “Megérkezett” státuszra. Ez a lépés mindenképp szükséges ahhoz, hogy könnyedén nyomon tudd követni, hogy kik azok a vendégek, akik ténylegesen megérkeztek a szálláshelyre, és kik azok, akik még nem. Ezt többféleképpen is beállíthatod a SabeeApp rendszerében. 

3/A Manuálisan a Naptár nézetben

1. Kattints az adott foglalásra
2. Keresd meg a “Nem tartózkodik itt” feliratú gombot, és egyetlen kattintással változtasd meg a vendég státuszát a SabeeApp PMS-ben

3/B Manuálisan a Foglalási oldalon

1. Nyisd meg az adott vendég foglalását
2. Keresd meg az “Állapot” rubrikát a bal oldalon
3. Kattints és tartsd lenyomva az “Itt tartózkodik” gombot a státusz átállításához

Bejelentkeztetés egyszerűen a Naptár nézetben

3/C A PMS Kezdőoldalán

A Kezdőoldalon az összes napi érkező és távozó vendéget, illetve foglalást láthatod. Itt könnyedén megtalálhatod, és megnyithatod az adott foglalást, és az A, illetve B pontban leírt módon bejelentkezetheted a vendéget.

Bejelentkeztetés a Kezdőlapról

3/D Automatikus onboarding a GuestAdvisor appon keresztül 

Amennyiben zökkenőmentessé szeretnéd tenni a check-in folyamatot és rendelkezel okos zár integrációval, érdemes előfizetni Smart Solutions csomagunkra, hiszen a GuestAdvisor alkalmazáson keresztül a vendég könnyedén hozzáférhet elektronikus kulcsához anélkül, hogy sorban kellene állnia a recepción. Azonban nem ez az egyetlen előnye; a szobába való első belépés alkalmával a vendég státusza automatikusan “Itt tartózkodik”-ra változik a PMS-ben.

Szállodai tranzakciók kezelése könnyedén, egyetlen felületen

A fizetés egy olyan sarkalatos pontja a vendégélménynek, mely nagymértékben befolyásolja a vendég szálláshelyről alkotott véleményét. A mai, gyorsan változó világban már rengeteg fizetési opció áll rendelkezésre, így nem érdemes csupán a készpénzes vagy utalásos fizetésre korlátozódni.

A SabeePay ideális megoldás abban az esetben, ha már a SabeeApp szoftvert használod, hiszen többek közt lehetővé teszi az Apple és Google Pay-es, illetve a bankkártyás fizetést is. 

A fizetés idejét és módját te határozod meg. Szeretnéd, ha a vendég már a foglaláskor kifizetné a teljes összeget? Vagy esetleg a távozáskor rendezze a tartozását az esetlegesen felmerülő egyéb költségekkel együtt? Ez csak rajtad múlik, hiszen a SabeeApp-on belül rengeteg egyéni beállítást alkalmazhatsz.

Adatbevitel az Ügyfélportálon és a GuestAdvisor appon keresztül 

Rendkívül hasznos a SabeeApp azon funkciója, melynek segítségével a GuestAdvisor appon és az Ügyfélportálon keresztül a vendég által rögzített adatok és módosítások automatikusan megjelennek a PMS-ben is. Így például online bejelentkezés esetén a vendég státusza a szoftverben is frissítésre kerül.

Kijelentkezési folyamatok a SabeeApp megoldásaival 

A check-out folyamat gördülékenysége nagymértékben hozzájárulhat ahhoz, hogy a vendég elégedetten távozzon a szálláshelyedről, ezért fontos, hogy erről is szót ejtsünk. A vendégek többségében arra számítanak, hogy a kijelentkezés legalább ugyanolyan gyors és zökkenőmentes lesz, mint a bejelentkezés: nem szeretnének túl sok időt eltölteni a számla rendezésével vagy a szobakulcs leadásával. 

A kijelentkezési “színtere” általában a recepció, de ma már számos eszközzel gyorsíthatjuk meg a folyamatot. A GuestAdvisor és az Ügyfélportál segítségével a vendégek kényelmesen, okostelefonjukon vagy laptopjukon ki tudják egyenlíteni a számlát és meg tudják adni a becsült távozási időt. Ráadásul, ha okos zár integrációval is rendelkezel, a vendégeknek még azzal sem kell bajlódniuk, hogy a kulcsokat visszaadják a recepciós kollégának. 

Az alábbiakban részletesebben is kifejtjük hogyan néznének ki a check-out folyamatok, amennyiben SabeeApp hotel management szoftvert használsz.

1. Kijelentkezés a recepción

A távozó vendég státuszát meg kell változtatni a PMS-ben, hiszen a housekeeping csapat így fog értesülni arról, hogy elkezdhetik az üres szoba takarítását. A vendég recepción való kijelentkeztetéséhez nincs más dolgod, mint követni az alábbi pár lépést:

1. A vendég leadja a kulcsot/ kulcskártyát a recepción
2. Fennmaradó összeg esetén a vendég rendezi a tartozását
3. Nyisd meg a PMS-ben az adott foglalást
4. Hozd létre a végszámlát, majd nyomtasd ki vagy küldd el e-mailben a vendégnek
5. A foglalás részleteinél található “Kijelentkezés” gomb lenyomva tartásával vagy a Kezdőoldalon található csúszka elhúzásával változtasd meg a vendég státuszát

Kijelentkeztetés a Kezdőlapról

2. Kijelentkezési idő megadása a GuestAdvisor appon vagy az Ügyfélportálon keresztül

Abban az esetben, ha aktív Smart Solutions modullal rendelkezel, vendégeid a recepción való sorbanállás helyett a GuestAdvisor appon vagy az Ügyfélportálon keresztül is be tudják állítani az általuk preferált check-out idejét. Ez a funkció ugyancsak megkönnyíti a recepciós és a takarító kollégák munkáját, hiszen hatékonyabbá teszi a köztük lévő kommunikációt.

Hogyan is néz ki ez a folyamat?

1. Először is a vendég hozzá kell, hogy férjen a foglalási adataihoz az Ügyfélportálon vagy a GuestAdvisoron keresztül
2. A foglalási adatlapon rá kell kattintania a “Kijelentkezési idő megadása” gombra
3. A rendelkezésre álló lehetőségek közül ki kell választania az általa legjobban preferált időpontot a kijelentkezésre. Amint ez megvan, a vendég által választott időpont lesz látható a PMS-ben is.

Kijelentkezési idő megadása a GuestAdvisor applikációban

Okos zárak működése a kijelentkezésnél

Az okos zárak telepítésének számos előnye van. Nemcsak a vendég érkezésekor, de a kijelentkezés alkalmával is felgyorsítja a folyamatokat és lehetővé teszi akár az érintésmentes check-in & check-outot is. SabeeApp kompatibilis okos zár használatakor a szobához való hozzáférés automatikusan megszűnik, miután a kijelölt kijelentkezési idő lejárt. Ez a fizikai és a virtuális kulcskártyára is egyaránt érvényes. Ennek a funkciónak a segítségével garantálhatod, hogy a szobába csak azok mehessenek be, akiknek van hozzá jogosultsága. Persze az is előfordulhat, hogy a vendégeknek több időre van szükségük a szoba elhagyásához, vagy esetleg módosult terveik miatt tovább szeretnének a szálláshelyen maradni. Ebben az esetben lehetőségük van a check-out időpontjának módosítására. Mutatjuk, hogyan tehetik ezt meg.

Késői check-out beállítása

Mindenkivel előfordult már, hogy bizonyos tényezők miatt változtatnia kellett az eredeti tervein egy-egy utazás alatt. A vendég számára ilyenkor kifejezetten pozitív élményként maradhat meg, ha a szálláshely rugalmas a kijelentkezéssel kapcsolatban. Amennyiben későbbi check-out szeretnél lehetővé tenni a vendégeid számára, azt a következő módon teheted meg: 

1. Nyisd meg a foglalást a PMS-ben
2. Kattints a “Szerkesztés” gombra a foglalás részleteinél
3. Egyszerűen add meg az új kijelentkezési időpontot
4. Mentsd el a változtatásokat, hogy a rendszer frissíteni tudja a check-out időpontját

Egyszerűen módosíthatod a kijelentkezés idejét

Be- és kijelentkezési folyamatok optimalizálása

A be- és kijelentkezési folyamatok meglepően egyszerűen és stresszmentesen is le tudnak zajlani, ha a SabeeApp PMS-t használod: a vendég a weboldaladba ágyazott Foglalómotort használva lefoglalja a szállást, online fizet a SabeePay segítségével, majd online elvégzi a bejelentkezést és a kötelező okmányolvasást. A szálláshelyen töltött pihentető napok után, távozáskor elhagyják a szobát és búcsút intenek a recepciósnak, hiszen virtuális kulcskártya használata esetén nincs szükség fizikai kulcsra vagy kártyára, melyet vissza kellene adniuk. Amint a vendég elhagyta a szállást, neked már csak annyi a dolgod, hogy a PMS-ben is “Kijelentkezett”-re változtatod a vendég státuszát, és várod, hogy kitöltsék a rendszer által automatikusan kiküldött értékelőlapot.

Záró gondolatok

Természetesen a dolgok ritkán mennek ennyire tökéletesen, hiszen minden ember más és más, ebből kiindulva pedig minden vendégnek különböző igényei és preferenciái vannak. Te “csupán” annyit tehetsz, hogy biztosítod kollégáid számára azokat az eszközöket, melyek nemcsak megkönnyítik a munkájukat, de hozzájárulnak a nagyszerű vendégélményhez is. Mi a SabeeApp-nál nap mint nap azon dolgozunk, hogy az általunk kínált megoldásokkal a szállásadók még jobbá és még hatékonyabbá tudják tenni a be- és kijelentkezési folyamatokat. Ha felkeltettük érdeklődésed, és szeretnéd még ennél is részletesebben megismerni a SabeeApp szálláshelykezelő szoftverét, ne habozz, foglalj egy ingyenes demót még ma!