1. Bevezetés
A thePass Kft. („SabeeApp”, „mi", „minket", vagy „a miénk") fejleszti és üzemelteti a SabeeApp GO-t (az „App”), amely egy mobil recepciós alkalmazás a SabeeApp szállodai menedzsment rendszert („SabeeApp PMS”) használó szállodák, apartmanok és hostelek („szálláshelyek”) számára. Ez az Adatvédelmi szabályzat elmagyarázza, hogy az App milyen személyes adatokat dolgoz fel, miért, milyen jogalapon, és milyen jogok illetik meg az érintetteket.
A SabeeApp GO a korábbi Front Office Manager („FOM”) alkalmazást váltja fel. A GO lényegesen több személyes adatot kezel, mint a FOM — ami a legfontosabb, hogy beolvassa és továbbítja a személyazonosító okmányokat (útleveleket, személyi igazolványokat, jogosítványokat és lakcímkártyákat), valamint megjeleníti és lehetővé teszi a személyzet számára a vendégek elérhetőségeinek szerkesztését. Ez a szabályzat ezt tükrözi.
Ha vendég vagy, akinek az adatait egy szálláshely a SabeeApp GO-n keresztül kezelte, kérjük, olvasd el a 4. szakaszt is („Ki a felelős az adataimért?”) — a legtöbb esetben az adatvédelmi jogaidat a szálláshellyel (a szállodával, apartmannal vagy hostellel) szemben kell érvényesítened, nem pedig közvetlenül a SabeeApp-pal szemben, mivel a vendégadatok adatkezelője a szálláshely.
Ha egy szálláshely munkatársa / felhasználója vagy, aki az Appot használja a bejelentkezéshez és a működtetéshez, a 4. szakasz elmagyarázza, hogy a saját fiókod és használati adataid tekintetében a SabeeApp az adatkezelő.
2. Hatókör
Ez a szabályzat a következőkre vonatkozik:
- A SabeeApp GO mobilalkalmazás (iOS és Android);
- Azok az adatok, amelyeket akkor kezelünk, amikor a szálláshely munkatársa beolvassa a vendég személyazonosító okmányát, megtekinti/szerkeszti a vendég elérhetőségeit, hívást indít vagy e-mailt küld az Appból, vagy más módon használja az App funkcióit;
- A munkatárs saját App-használatára vonatkozó adatok (fiók, eszköz, diagnosztika).
Ez a szabályzat nem terjed ki a következőkre:
- A SabeeApp PMS webes platformja vagy weboldala (lásd az általános SabeeApp Adatvédelmi szabályzatot);
- A GuestAdvisor, a Housekeeping App vagy más SabeeApp modulok, amelyek mindegyike saját adatvédelmi dokumentációval rendelkezik;
- Bármely szálláshely saját, vendégeknek szóló adatvédelmi tájékoztatója, amelynek fenntartásáért a szálláshely külön felelős (lásd a 4. szakaszt).
3. Milyen adatokat gyűjtünk
3.1 Az App felhasználóira (a szálláshely munkatársaira) vonatkozó adatok
A SabeeApp GO használatához a munkatársnak érvényes SabeeApp PMS felhasználói fiókkal kell rendelkeznie, legalább operátori szintű hozzáféréssel. Mi (vagy a nevünkben az App) a következőket kezeljük:
- Fiókadatok: felhasználónév, titkosított bejelentkezési adatok, hozzárendelt szálláshely(ek), felhasználói szerepkör/jogosultságok;
- Eszköz- és technikai adatok: eszköztípus, operációs rendszer és verzió, App verzió, eszközazonosítók, IP-cím, nyelv/területi beállítások;
- Használati adatok: használt funkciók, megtekintett képernyők, munkamenet hossza, az Appban végrehajtott műveletek időbélyegei (pl. check-in befejezve, hívás indítva), összeomlási és diagnosztikai naplók;
- Helyadatok: csak akkor, ha a munkatárs megadja az operációs rendszer szintű helymeghatározási engedélyt; kizárólag [diagnosztikai / csalásmegelőzési / analitikai — CÉL MEGERŐSÍTÉSE] célokra használjuk; az App kifejezetten kéri ezt az engedélyt, és az alapvető funkciók elvesztése nélkül elutasítható;
- Funkciókérések: az alkalmazáson belüli „visszajelzés küldése / funkciókérés” eszközön keresztül benyújtott bármilyen szöveg, képernyőkép vagy egyéb tartalom, a kérés továbbításához és megválaszolásához szükséges fiók- és eszközadatokkal együtt.
3.2 A vendégekre vonatkozó adatok (a szálláshely nevében kezelve)
Amikor egy munkatárs az Appot használja egy vendég bejelentkeztetésére, a SabeeApp GO a vendégek személyes adatainak következő kategóriáit kezeli, szigorúan a szálláshely utasításai alapján és annak nevében:
- Személyazonosító okmány adatai, amelyeket az App kamera alapú beolvasási funkciójával rögzítünk a következők valamelyikéről: útlevelek, személyi igazolványok, jogosítványok és lakcímkártyák. Az okmány típusától és az országtól függően ez a következőket tartalmazhatja: teljes név, születési idő és hely, állampolgárság, nem, okmányszám, kiállító hatóság, kiállítási és lejárati dátumok, lakcím, a tulajdonos fényképe, valamint magának az okmánynak a digitális képe/másolata;
- Elérhetőségek: telefonszám és e-mail cím, függetlenül attól, hogy egy meglévő PMS foglalásból szinkronizálták, vagy a személyzet közvetlenül az Appban adta hozzá/szerkesztette;
- Foglalási adatok: foglalási azonosító, szobakiosztás, érkezési/távozási dátumok, a kontextus kedvéért megjelenített folió/fizetési állapot (pl. „Fizetés beérkezett”), valamint a személyzet által hozzáadott megjegyzések;
- Kommunikációs metaadatok: annak rögzítése, hogy az Appból hívást vagy e-mailt indítottak egy vendég felé (nem rögzítjük a hívások hanganyagát, és nem tároljuk a vendég saját telefon/e-mail alkalmazásain keresztül küldött e-mailek tartalmát — lásd a 6. szakaszt);
- A GuestAdvisor-ból szinkronizált dokumentumok: ha egy vendég érkezés előtt a GuestAdvisor segítségével előre beolvasta az okmányát, a korábban gyűjtött adatok szinkronizálódnak a szálláshely nyilvántartásába, és a check-in során láthatóak a GO-ban.
Szándékosan nem gyűjtünk különleges kategóriájú adatokat azokon túl, amelyek eleve szerepelnek egy személyazonosító okmányon (pl. egyes személyi igazolvány/jogosítvány formátumok felfedik a szervdonor státuszt vagy hasonlót). Ezeket a véletlenszerű adatokat semmilyen célra nem használjuk fel, és arra utasítjuk a személyzetet, hogy ne rögzítsék azokat külön.
3.3 Adatok, amelyeket nem gyűjtünk
A SabeeApp GO nem gyűjt bankkártyaszámokat (a fizetéseket a SabeePay-en vagy a szálláshely saját fizetési terminálján keresztül, az Appon kívül kezeljük), és nem fér hozzá a vendég eszközéhez, névjegyeihez vagy személyes fiókjaihoz.
4. Ki a felelős az adataimért?
Az adatvédelmi jogszabályok (a GDPR 4. cikkének (7)–(8) bekezdése és az azzal egyenértékű törvények) különbséget tesznek az adatkezelő (aki meghatározza az adatkezelés céljait és eszközeit) és az adatfeldolgozó (aki az adatkezelő utasításai alapján kezeli az adatokat) között.
| Adat | Adatkezelő | Adatfeldolgozó |
|---|---|---|
| A munkatárs fiók-, eszköz-, használati és visszajelzési adatai (3.1. szakasz) | SabeeApp (thePass Kft.) | — |
| A vendég személyazonossági, kapcsolattartási és foglalási adatai (3.2. szakasz) | A szálláshely (a szálloda, apartman vagy hostel, ahol a vendég megszáll) | SabeeApp (thePass Kft.), amely a szálláshely utasításai és a SabeeApp, valamint a szálláshely között létrejött Adatfeldolgozói szerződés alapján jár el |
Gyakorlati következmény: Ha vendég vagy, és szeretnéd tudni, hogy egy adott szálláshely milyen adatokat tárol rólad, szeretnéd azokat helyesbíteni vagy törölni, először azt a szálláshelyet kell megkeresned — ők felelnek jogilag az adataidért, és azért, hogy saját, vendégeknek szóló adatvédelmi tájékoztatót biztosítsanak számodra. A SabeeApp az adatokat csak a szálláshely utasításai alapján, egy Adatfeldolgozói szerződés keretében kezeli, és a törvényi előírások kivételével nem tud intézkedni a vendég kérésére a szálláshely bevonása nélkül.
Ha nem tudod elérni a szálláshelyet, vagy úgy gondolod, hogy maga a SabeeApp a szálláshely utasításain kívül cselekedett, kapcsolatba léphetsz velünk a 13. szakaszban található elérhetőségeken, és mi segítünk vagy megfelelően továbbítjuk az ügyet.
5. Miért kezeljük ezeket az adatokat, és mi a jogalapunk
| Cél | Kezelt adatok | Jogalap (GDPR) |
|---|---|---|
| Személyzet hitelesítése és az alkalmazáshoz való hozzáférés szabályozása | Fiókadatok | A szálláshellyel kötött szerződés teljesítése (6. cikk (1) bek. b) pont); jogos érdek az alkalmazás biztonságához (6. cikk (1) bek. f) pont) |
| Vendégek személyazonosító okmányainak beolvasása és rögzítése a check-inhez, valamint az alkalmazandó jogszabályi vendégregisztrációs kötelezettségek (pl. helyi törvények által megkövetelt vendégkönyvek) teljesítése | Személyazonosító okmány adatai | Jogi kötelezettség teljesítése (6. cikk (1) bek. c) pont) és/vagy a szálláshely és a vendég közötti szálláshely-szolgáltatási szerződés teljesítése (6. cikk (1) bek. b) pont) — az adatkezelőként eljáró szálláshely határozza meg |
| Vendég telefonszámának/e-mail címének megjelenítése, szerkesztése és használata a tartózkodással kapcsolatos kommunikációhoz | Elérhetőségek | A szálláshely-szolgáltatási szerződés teljesítése (6. cikk (1) bek. b) pont); jogos érdek a hatékony vendégkiszolgáláshoz (6. cikk (1) bek. f) pont) |
| Foglalási és fizetési állapotinformációk szinkronizálása az alkalmazásba a recepciós használathoz | Foglalási adatok | A SabeeApp és a szálláshely közötti szerződés teljesítése (6. cikk (1) bek. b) pont); a szálláshely jogos érdeke a recepció működtetéséhez (6. cikk (1) bek. f) pont) |
| Az alkalmazás fejlesztése, hibák diagnosztizálása és termékanalitika | Eszköz-/használati/diagnosztikai adatok | Jogos érdek az alkalmazás fenntartásához és fejlesztéséhez (6. cikk (1) bek. f) pont) |
| Alkalmazáson belüli funkciókérések megválaszolása | Visszajelzés tartalma, fiókadatok | Jogos érdek a termékfejlesztéshez és támogatáshoz (6. cikk (1) bek. f) pont) |
| Opcionális helyadatok, ha engedélyezted | Helyadatok | Hozzájárulás (6. cikk (1) bek. a) pont) — az eszköz operációs rendszerének engedélykérésén keresztül adva, bármikor visszavonható |
6. Eszközengedélyek, amelyeket az alkalmazás kérhet
A SabeeApp Go a következő engedélyeket kéri az eszköz operációs rendszerétől. Mindegyiket csak szükség esetén kérjük, és az eszköz beállításaiban felülvizsgálhatod vagy visszavonhatod őket (egy engedély visszavonása letilthatja a kapcsolódó funkciót):
- Kamera — a személyazonosító okmányok beolvasásához szükséges.
- Telefon — hívás indítása a vendég számra az eszköz beépített tárcsázójával. A SabeeApp nem rögzíti, nem figyeli és nem tárolja ezeknek a hívásoknak a tartalmát.
- E-mail kliens hozzáférés / mailto link — az eszköz alapértelmezett e-mail alkalmazásának megnyitása a vendég címével kitöltve. A SabeeApp nem olvassa és nem tárolja az így küldött e-mailek tartalmát.
- Fotótár / tárhely (ha alkalmazható) — csak akkor, ha a személyzet egy tagja úgy dönt, hogy egy meglévő képet csatol (pl. egy funkciókéréshez) az élő beolvasó használata helyett.
- Push értesítések — olyan riasztásokhoz, mint az új foglalások, housekeeping frissítések vagy az alkalmazásban megjelenő fizetési visszaigazolások.
- Helyadatok (opcionális) — lásd a 3.1. szakaszt.
7. Kivel osztunk meg adatokat
Személyes adatokat csak az alkalmazás működtetéséhez szükséges mértékben osztunk meg, és soha nem adjuk el azokat. A címzettek közé tartoznak:
- Maga a szálláshely, a szálláshely SabeeApp PMS fiókjával való automatikus szinkronizáción keresztül — ez az alkalmazás alapfunkciója;
- Felhőtárhely- és infrastruktúra-szolgáltatók, amelyek a SabeeApp PMS és Go adatait tárolják ([NAME PROVIDER(S), E.G., AWS/GCP/AZURE, AND REGION]);
- Dokumentum-beolvasó / OCR technológiai szolgáltatók, ha harmadik féltől származó motort használunk a személyazonosító okmányok olvasására a saját fejlesztésű helyett ([CONFIRM: IN-HOUSE OR THIRD-PARTY OCR VENDOR — NAME IT]);
- Analitikai és hibajelentő szolgáltatók, amelyeket az alkalmazás stabilitásának és használatának nyomon követésére használunk ([E.G., GOOGLE ANALYTICS / FIREBASE / SENTRY — CONFIRM]), összesített vagy álnevesített formában;
- Egyéb SabeeApp modulok, amelyeket a szálláshely engedélyezett (pl. GuestAdvisor, Housekeeping App, SabeePay), ahol az adatoknak áramlaniuk kell a modulok között a duplikált adatbevitel elkerülése érdekében;
- Hatóságok, ahol ezt törvény írja elő (pl. jogszabályban előírt vendégregisztráció, bűnüldöző szervek megkeresései);
- Szakmai tanácsadók (könyvvizsgálók, ügyvédek) titoktartási kötelezettség mellett, ahol szükséges.
Minden harmadik fél adatfeldolgozót adatfeldolgozási megállapodások kötnek, amelyek a GDPR-ral egyenértékű garanciákat követelnek meg.
8. Nemzetközi adattovábbítás
[CONFIRM AND COMPLETE] A SabeeApp elsősorban az Európai Gazdasági Térségen (EGT) belül tárolja és kezeli az adatokat. Ha az adatokat az EGT-n kívülre továbbítjuk (például egy harmadik országban található al-adatfeldolgozónak), megfelelő garanciákra támaszkodunk, mint például az Európai Bizottság általános szerződési feltételei, megfelelőségi határozat vagy más jogszerű adattovábbítási mechanizmus, és kérésre részleteket is tudunk adni.
9. Adatmegőrzés
[CONFIRM ALL PERIODS — PLACEHOLDERS BELOW]
| Adatkategória | Megőrzési idő |
|---|---|
| Személyzeti fiók és bejelentkezési adatok | A szálláshely SabeeApp előfizetésének időtartama alatt, plusz [X] a felmondás után |
| Használati/diagnosztikai/hibanaplók | A gyűjtéstől számított [12 months] |
| Beolvasott személyazonosító okmányok és vendég elérhetőségek | A szálláshely által meghatározott ideig, összhangban a szálláshely saját jogszabályi megőrzési kötelezettségeivel (pl. helyi szállodai regisztrációs törvények), és semmiképpen sem tovább, mint ami e célból szükséges; a SabeeApp a szálláshely utasítására vagy a szerződés megszűnésekor törli vagy anonimizálja ezeket az adatokat, figyelemmel az esetleges független jogszabályi megőrzési kötelezettségre |
| Alkalmazáson belüli funkciókérések | [24 months], vagy a megoldásig plusz egy ésszerű nyomonkövetési időszakig |
Ha egy adott helyi törvény (pl. nemzeti turisztikai vagy rendőrségi regisztrációs törvény) megköveteli a szálláshelytől a vendégregisztrációs adatok meghatározott ideig történő megőrzését, akkor ez az időszak az irányadó, és a szálláshely felelős a megőrzés megfelelő konfigurálásáért vagy az erre vonatkozó utasítás megadásáért.
10. Adatbiztonság
A kezelt adatok érzékenységének megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk, beleértve: az adatok titkosítását továbbítás közben (TLS) és nyugalmi állapotban, szerepkör alapú hozzáférés-szabályozást, amely korlátozza a személyzet láthatóságát a hozzájuk rendelt szálláshelyekre, a beolvasott személyazonosító okmányok biztonságos tárolását, rendszeres biztonsági tesztelést és a hozzáférések naplózását. Egyetlen rendszer sem teljesen biztonságos, ezért arra kérjük a személyzetet, hogy védjék saját bejelentkezési adataikat, és azonnal jelentsenek minden gyanús eseményt (lásd a 13. szakaszt).
11. Jogaid
11.1 Ha vendég vagy
Lépj kapcsolatba közvetlenül a szálláshellyel, ha gyakorolni szeretnéd a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok szerinti jogaidat, amelyek magukban foglalhatják az adatokhoz való hozzáférés, azok helyesbítése, törlése, a kezelés korlátozása vagy az az elleni tiltakozás jogát, valamint az adathordozhatósághoz való jogot. Az adatkezelőként eljáró szálláshely felelős a válaszadásért. A SabeeApp támogatja a szálláshelyet ezen kérések teljesítésében, amennyiben a mi bevonásunk szükséges.
11.2 Ha a személyzet tagja / alkalmazásfelhasználó vagy
Lépj kapcsolatba közvetlenül a SabeeApp-pal (13. szakasz), ha ugyanezeket a jogokat szeretnéd gyakorolni a saját fiókoddal és használati adataiddal kapcsolatban. Panaszt tehetsz a helyi adatvédelmi hatóságnál is — Magyarországon a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH) —, vagy a lakóhelyed szerinti ország hatóságánál.
12. Gyermekek
A SabeeApp GO-t felnőtt szállodai személyzet általi használatra terveztük, és nem gyermekeknek szól. Ha egy vendégokmány szülővel/gondviselővel utazó kiskorúhoz tartozik, a 3.2. és 4. szakaszban foglalt adatkezelési szabályok érvényesek, és a szálláshely felel a helyi törvények által megkövetelt további biztosítékokért.
13. Lépj velünk kapcsolatba
thePass Kft.
[REGISTERED ADDRESS]
E-mail: [PRIVACY CONTACT EMAIL, E.G., privacy@sabeeapp.com]
Adatvédelmi tisztviselő (ha van): [NAME / CONTACT, OR STATE "NOT REQUIRED UNDER GDPR ART. 37 — CONTACT POINT ABOVE APPLIES"]
14. A szabályzat módosításai
Az alkalmazás fejlődésével frissíthetjük ezt a szabályzatot. A lényeges változásokról az alkalmazáson keresztül vagy más ésszerű módon értesítünk, és a fenti „Utolsó frissítés” dátumát módosítjuk. Az alkalmazás további használata a változások hatálybalépése után a frissített szabályzat elfogadásának minősül.
15. Kapcsolat a SabeeApp PMS Adatfeldolgozási megállapodásával
A vendégadatok SabeeApp GO általi, a szálláshely nevében történő feldolgozására a SabeeApp és a szálláshely közötti Adatfeldolgozási megállapodás (amely általában a SabeeApp Általános Szerződési Feltételeinek része) is vonatkozik. Ha a jelen szabályzat és a megállapodás között ellentmondás van az adatkezelői/adatfeldolgozói felelősségek megosztása tekintetében, az Adatfeldolgozási megállapodás az irányadó.