A PMS szerepe a szállodaiparban

A világban az egyetlen állandó maga a változás, és ez a turizmusban szignifikáns méreteket öltött. Mind az, ahogyan  a vendégek a szálláshelyeket keresik, mind  amire az érkezésükkor számítanak, illetve elvárnak, megváltozott. A vendéglátóipar folyamatos változásai, melyek ezekre a trendekre hivatottak válaszolni, szintén nagyban megváltoztatták az iparágat. A szállodaiparban a legkiemelkedőbb változás természetesen a technológiában történt, aminek központi szereplője a szálláshelykezelő rendszerek (PMS - Property Management System) megjelenése volt. Ezek a szoftverek egy soha nem látott technológiai előnyhöz juttatják a hoteleket, így hatékonyabbá téve az operatív tevékenységeket.

A ‘70-es években megjelent, nagyméretű, hardver-alapú rendszerek több folyamatot is gyorsabban el tudtak végezni, mint a humán erőforrás. Azonban a nagy méretük és a költségek miatt, ezeket a korai rendszereket szinte kizárólag a nagy szállodaláncoknál használták. Ezzel szemben napjainkban a PMS központi rendszerként funkcionál, és szinte minden adminisztratív folyamat ellátására alkalmas, a szálláshely méretétől és fajtájától függetlenül.

Vessünk hát egy pillantást arra, hogy miként járul hozzá a PMS a hotel működéséhez, és milyen jelentőséggel bír ez a koncepció a vendéglátóiparban.

A legjobb vendégélményért

A múltban a foglalások manuálisan  történtek, az adattárolás papíralapú volt, a vendéggel kizárólag telefonon és faxon keresztül kommunikáltak, a szobák fém kulccsal nyíltak, és az adat alapú analízisre igencsak kevés lehetőség volt. A PMS rendszerek bevezetése a hotel adminisztratív feladatainak automatizálását, a hibázás esélyéinek csökkentését, és a teljesítmény valós idejű monitorozását hozta magával. A foglalási folyamatok, be- és kijelentkezés, számlázás, takarítás és a riportok készítése mind-mind ugrásszerűen fejlődni kezdett. És ami még fontosabb, hogy ezekkel a folyamatokkal a vendégélmény minden része együtt fejlődött. Ennek eredményeképpen nőtt az elégedett vendégek száma, akik nagyobb valószínűséggel foglalnak újra az adott hotelbe, vagy akár népszerűsítik is azt.

Megbízhatóság a fellegekben

Amikor a szálláshelykezelő rendszereket létrehozták - elsősorban a foglalások és fizetések kezelésére - azok hardver alapúak voltak, azaz egy szűkös irodában foglalták a helyet, egy technikus rendszeres látogatására szorulva. A hotelekben használatos hardvereket és szoftvereket gyakran külön cégek biztosították, így a telepítés közben gyakran merült fel inkompatibilitási probléma. A hardveralapú megközelítés azt jelentette, hogy egy új verzió megjelenése, vagy akár egy szoftveres hiba kijavítása esetén egy technikus személyes jelenlétére volt szükség. És vajon mi történt, ha csúcsidőben leállt a rendszer? Bátran kijelenthetjük, hogy nem ezek voltak a legszerencsésebb napok. A felhőalapú számítástechnika (cloud computing) gyökerestül megváltoztatta ezt a rendszert. Minden szoftver külső szerverekről működik, és azonnal elérhető a felhőn keresztül a szálláshely számítógépreiről és egyéb mobileszközökről. A technikusi látogatás így a múlté, és minden karbantartási és fejlesztési művelet az online térben megy végbe, ahol a rendszer biztonsága és hatékonysága folyamatosan megfigyelés alatt van. A PMS egyik szépsége, hogy a felhőalapú alkalmazás lévén a szoftver egyszerűen frissíthető, illetve kiegészíthető különböző segédprogramokkal. A PMS csomagok esetén a legfrissebb verzió mindig a felhasználók rendelkezésére áll, így a hotel a legjobb, legbiztosabb és leggyorsabb rendszert tudja használni. Amint egy PMS működésbe lép, a karbantartás és a frissítés pofonegyszerűvé válik a menedzsment számára. Ezáltal a hotelek számos előnyt tudnak kovácsolni a PMS rendszerek használatából.

A hotel PMS használatának számos előnye

Egy szálláshelykezelő rendszer önmagában nem helyettesítheti a személyzet minden feladatát: nem képes mosollyal fogadni a vendégeket, illetve kielégíteni az igényeiket. Ellenben jelentős terhet vesz le a személyzetről, akik így több időt tudnak a vendégekkel tölteni, és akár túlszárnyalni azok elvárásait.

A szolgáltatások személyre szabhatósága minden vendég számára egy nagyraértékelt tulajdonság egy hotelben. Az a személyzet, amely nincs túlterhelve az ismétlődő adminisztratív feladatokkal, sokkal több időt és energiát tud a személyre szabott élmény megvalósításában.

Nézzük, milyen szállodai folyamatokat könnyít meg egy PMS használata:

• A keresés és foglalás folyamatokat nagyban segíti a PMS. Mára alapvetés, hogy a vendégek bármilyen időpontra, bárhol kereshetnek szálláshelyeket. Ezt gyakran online értékesítési oldalakon (Online Travel Agents - OTA), vagy az internetes keresőmotorok segítségével teszik meg. A PMS éjjel-nappal elérhető a foglalások kezeléséhez, illetve - chatbot alkalmazása esetén- a leggyakoribb kérdésekre is azonnal választ tud adni. A PMS-en keresztül történő foglalás alkalmával  minden adatot a vendég ír be: név, email cím, fizetési adatok, és minden egyéb, amire egy foglaláshoz szükség van.

• A részlegek közti kommunikáció szintén egy olyan folyamat, amit jelentősen megkönnyít egy PMS használata. A recepció, az étkeztetés, a takarítás, a könyvelés és a karbantartási részleg mind egy rendszerre csatlakoznak, hatékonyan együttműködve egymással. Ez a fajta rugalmasság a vendégélményre is jó hatással van - például a takarítási vagy karbantartási folyamatok könnyebben beütemezhetők, és igazíthatóak a szobák státuszához.
• Az szálláshelykezelő rendszerek gyakran tartalmaznak beépített integrációkat, amelyek bővítik a rendelkezésre álló megoldások listáját. Ezek az integrációk megkönnyítik a zökkenőmentes szinkronizálást a különböző foglalási csatornákon, például a Booking.com vagy az Agoda között, javítják a közvetlen foglalási lehetőségeket, egyszerűsítik a fizetéskezelést, és központosítják az adminisztratív adatokat a PMS-en belül.
• A szobákhoz elérhetőségét, illetve a be- és kijelentkezés folyamatokat is leegyszerűsíti a PMS. Az érintésmentes megoldások iránti keresletre reagálva a szállodák a PMS-t használják a gyors bejelentkezéshez, olyan lehetőségeket kihasználva, mint amilyet például a recepciókon kihelyezett check-in kioszkok nyújtanak. További integrációkkal a szobákhoz való hozzáférés még könnyebb lesz – például, a fizikai kulcsok helyett a vendégek okoseszközeiken keresztül azonnal hozzáférhetnek szobájukhoz.

• A valós idejű adatok rendkívüli segítséget nyújtanak a hotel menedzserek számára, akik az elérhető információ segítségével egy lépéssel közelebb jutnak a hatékonyság és profitabilitás növeléséhez. Mennyit költöttek a vendégek, és mire? Milyen minták fedezhetőek fel a foglaltságot illetően, és hogyan aknázható ki ez az információ? A bevételkezelés (revenue management) ebből eredő alkalmazása egyesíti az analízis és az operatív kutatás előnyeit a stratégiával, az ügyfelek viselkedésének megértésével és a piaci trendekkel. A bevételkezelés lehetővé teszi az analitikus módszerek alkalmazását a stratégiai menedzsmentben. Ami egykor több órányi kutatást (és fejfájást) okozott, az ma pillanatok alatt elérhető a szálláshelykezelőben tárolt adatoknak köszönhetően.

• A vendégek kiadásaival kapcsolatos számlaadatokhoz való hozzáférés egyedi esetekben viszonylag egyszerű lehet (bár természetesen még ekkor is elengedhetetlen az összes költség pontos nyomon követése). Csoportos foglalás esetén azonban a PMS-nek képesnek kell lennie az összes különböző fél nyomon követésére és helyes számlázására, függetlenül attól, hogy ugyanannak a családnak a tagjairól, vagy egy autóbusznyi turistáról van szó. A PMS-nek egyszerű és felhasználóbarát fizetési és számlázó rendszerrel kell rendelkeznie, hogy a különböző fólióelemek kezelése – és a számlák létrehozása – az egyéni és csoportos foglalások esetén is automatizált és egyszerű legyen.

A PMS kötelező elemei

Ez csak néhány a modern felhőalapú szálláshelykezelő rendszerek előnyei közül, ezért ha úgy gondolod, hogy szálláshelyeden meglévő PMS-t frissíteni kell, vagy csak szeretnéd felfedezni a piacot, íme néhány a funkció, amelyeket érdemes megvizsgálni:

• Foglaláskezelés valós idejű adatokkal, azonnali foglalással, automatikus visszaigazolással és folyamatos frissítésekkel.

• Hatékony be- és kijelentkezés, amely leegyszerűsíti a folyamatokat, minimális papírmunkával, és amelynek köszönhetően a személyzet még jobban a vendégek rendelkezésére tud állni.

• Automatikus számlázás, amely pontosan állítja elő és kezeli a számlákat, részletes nyilvántartást vezetve minden kiadásról a szállodán belül.

• Szobakezelés, amely a vendégek preferenciái és a rendelkezésre állás alapján osztja ki a szobákat.

• Részlegek közötti integráció a takarítás, karbantartási ütemterv és egyéb szolgáltatások koordinálásához.

• Dinamikus árképzés, amely lehetővé teszi a szobaárak kereslet szerinti módosítását. Ez a gyakorlat ma már minden nagy szállodaláncnál és online értékesítési csatornánál is megtalálható. Ezzel az árazási módszerrel bármely szálláshely jövedelmezősége növelhető.

• Teljesítmény jelentések az összes működési területre vonatkozóan adat alapú betekintést nyújtanak a szállodai kihasználtságra, a bevételre és egyéb teljesítménymutatókra.

• A vendégprofilokat és preferenciákat a PMS tárolja, lehetővé téve a fejlett kommunikációt a vendég tartózkodása előtt, alatt és után, ami jelentősen növeli a személyre szabottság érzését.

• A technológiai integrációnak felel azért, hogy a PMS sikeresen működjön együtt más eszközökkel és szolgáltatókkal, például a fizetési megoldásokkal és az online értékesítési csatornák rendszereivel.

• Az adatbiztonság kiemelt fontosságú, és minden PMS-nek kifogástalanul kell működnie a vendégek információinak biztonságban tartása és a szálloda saját adatainak védelme érdekében. A rendszernek meg kell felelnie minden adatvédelmi törvénynek és egyéb helyi szabályozásnak (például a vendég útlevél adatainak rögzítése).

A SabeeApp PMS rendszere magában foglalja mindezt

Beszéltünk a zökkenőmentesen működő szálláshelykezelő rendszerek jellemzőiről és előnyeiről. A SabeeApp pontosan ezekkel a jellemzőkkel rendelkezik, így tudjuk, miről beszélünk! Több mint tíz éve segítünk szálláshelyeknek világszerte, kifejezetten a vendéglátóiparra szabott PMS rendszerünkkel. A SabeeApp felhőalapú, és minden olyan előnyt kínál, amelyet ebben a cikkben taglaltunk: problémamentes működés és diagnosztika, rendszeres szoftverfrissítésekkel. Mi több, a Smart Solutions alkalmazáscsomagunk különböző integrációkkal egyszerűsíti le a folyamatokat, ezzel megkönnyítve a szállodai alkalmazottak munkáját, és növelve a vendégek elégedettségét. Vegyük sorra a Smart Solutions kommunikációs funkcióit és előnyeit:

• A folyamatos kommunikáció elengedhetetlen folyamat, de le is egyszerűsödik, amint a vendég rögzíti az adatait a rendszerben. Először egy automatikus visszaigazoló e-mail érkezik, amelyben szerepel a foglalás minden részlete. Ha a vendég valamilyen adatot hibásan visz fel, azt ebben a szakaszban kijavíthatja. A visszaigazoló e-mailek (és minden egyéb, a szállodától érkező kommunikáció) a vendégek számára vannak testreszabva, és tartalmazhatják a szálláshely logóját, szlogenjét, színeit, vagy egyéb márkajelzéseket. Az emaileken felül a vendégek választhatnak egyéb kommunikációs csatornákat is, mint például a WhatsApp vagy a Telegram.
• A többnyelvűség nagy bónusz a vendégek és a szálláshely számára egyaránt. A SabeeApp Guest Advisor jelenleg angol, német, spanyol, francia, török ​​és magyar nyelven érhető el. Ez a kiegészítő alkalmazás a következőket teszi lehetővé:
• Azonnali visszajelzés közvetlenül a bejelentkezés után, lehetővé téve a szálloda számára, hogy az érkezést megelőző 30 percen belül egyéni kéréseket küldjön, vagy fogadjon a vendégektől. Ez azt jelenti, hogy a szálláshely bármilyen, hirtelen felmerülő probléma esetén gyorsan tud reagálni.
• A tartózkodás alatti kommunikáció a vendégek mobil eszközeivel lehetővé teszi az üzenetküldést a különleges ajánlatokról, az étkezési lehetőségekről, és egyéb, helyi programokról. A vendégek is üzenhetnek a szálláshelynek, hogy módosítsák az adatokat, például a be- és kijelentkezési időt, valamint takarítást, karbantartást vagy szobai szolgáltatásokat kérjenek.
• A tartózkodás utáni kommunikáció szintén személyre szabott (de automatikusan generált) köszönőlevéllel kezdődik. Innentől kezdve a SabeeApp PMS-e „emlékezni fog” a legfontosabb dátumokra, például a születésnapokra vagy évfordulókra, és ezeknek megfelelő üzenetet küld majd a vendégeknek.
• Extra szolgáltatások is egyszerűen, egy kattintással igényelhetők, például reptéri transzfer, gyógyfürdői időpont foglalás, vagy szobaszerviz.

Természetesen a Smart Solutions alkalmazáscsomagja mellett az összes alapvető alapvető, korábban felsorolt PMS elem a SabeeApp-ban megtalálható, beleértve a foglalások és az azokkal kapcsolatos pénzügyek áttekintését is:

• A foglalási adatok és a fólió gyors áttekintése, aminek segítségével a vendégek könnyedén átláthatják és nyomon követhetik foglalási adataikat és tartózkodási költségeiket.
• Az OCR (optikai karakterfelismerés) technológiával végzett azonosító szkennelés lehetővé teszi a vendégek számára, hogy a tartózkodás előtti dokumentumokat vigyenek fel a PMS-be. Ez időt takarít meg a szálloda és a vendégek számára egyaránt, és biztosítja, hogy a regisztráció problémamentes legyen.
• Egyre több olyan szálláshelyen van lehetőség a kulcs nélküli hozzáférésre a vendég okostelefonján keresztül a szobákhoz, amelyek „intelligens zárral” vannak felszerelve. A SabeeApp több szolgáltatóval is együttműködik ezen a területen.

Ez csak néhány példa a SabeeApp átfogó szálláshelykezelő rendszerének előnyeiből. Bátran vedd fel velünk a kapcsolatot, és derítsd ki, hogy megfelelünk-e a szálláshelykezelő rendszerekkel szemben támasztott elvárásaidnak. Biztosak vagyunk benne, hogy minden kérdésedre kielégítő választ tudunk adni egy ingyenes demó hívás keretein belül.