Otel işletmeciliğinde verimliliği artırmak ve misafir deneyimini geliştirmek isteyen tesisler için otomasyon artık vazgeçilmez bir araç haline geldi. Tekrarlayan görevlerin dijital sistemlerle yönetilmesi, hem çalışanların iş yükünü azaltıyor hem de konuklara daha hızlı ve kişiselleştirilmiş bir hizmet sunulmasını sağlıyor.
Otel otomasyonu nedir, ne işe yarar?
Otel otomasyonu, tesislerin tekrar eden ve zaman harcayan görevleri otomasyon sistemleriyle otomatik olarak gerçekleştirmesidir. Otomasyonla birlikte tesis çalışanlarının harcadığı efor azaltılır, böylece tesisiniz daha verimli bir şekilde işler.
Bir misafirin internet sitesinden rezervasyon yapmasıyla birlikte oda müsaitliğinin otomatik güncellenmesi, faturanın kesilmesi ve oda hizmetleri ekibine bildirim gitmesi otel otomasyonunun bir örneğidir.
Teknolojik gelişmelerle birlikte son yıllarda tesisler otomasyon araçlarından gitgide daha fazla yararlanmaya başladı. Otel otomasyonu sektörünün 2025’te %6,8 oranında büyüyerek 19,77 milyar dolar değerine ulaşması öngörülüyor. Bu artışın sürmesiyle birlikte endüstrinin 2029’a kadar 25,43 milyar dolara kadar büyümesi bekleniyor. Bununla birlikte son araştırmalar her beş tesisten dördünün otomasyon araçlarından faydalandığını gösteriyor.
Tesisler hem ön büro görevlerinde hem de arka ofis işlemlerinde otel otomasyonundan faydalanabilir. Oda yönetimi, misafir iletişimi, giriş ve çıkış süreçleri gibi birçok alanda kullanabileceğiniz otel otomasyonu araçları bulunur. Otel otomasyonu sadece tesislere değil, doğru kullanımda misafirlere de fayda sağlar. İnsana ihtiyaç duymadan hızlıca çalışan sistemler, misafirlere zaman kazandırarak konaklama deneyimini iyileştirir.
Bu içeriğimizde otel otomasyonunun tesisler ve misafirler için faydalarına göz attıktan sonra otomasyon araçlarınızdan tesisinizde nasıl yararlanabileceğinizi anlatacağız.
Otel otomasyonunun önemi ve faydaları
Otomasyondan faydalanan tesislerin %93’ünde verimliliğin arttığı gözlemleniyor. Peki neden? Otomasyon araçları tesislere nasıl faydalar sağlıyor?
Zaman ve maliyet tasarrufu
Zaman alan ve sürekli tekrar eden görevlerin otomatik hâle getirilmesi, zamandan tasarruf etmekle birlikte insan hatalarını önleyerek operasyonları hızlı, basit, sorunsuz hale getirir. Farklı kanallardan gelen rezervasyonları otomatik olarak senkronize etmek, misafir iletişimini otomatik e-posta veya SMS’lerle kolaylaştırmak, oda durumlarını (temiz / kirli / hazır) dijital sistemlerle yönetmek tesis çalışanlarınızın daha önemli görevlerle ilgilenebilmesini sağlar.
Misafir deneyiminin iyileşmesi
Dijital görev yönetimi araçlarıyla konukların taleplerini yönetip daha iyi bir hizmet sunmak mümkün. Tesisler, ön büroyla arka ofisin iletişimini sağlayan sistemlerle talepleri daha hızlı karşılayarak misafirlerin memnuniyetini artırabilir.
Daha iyi bir misafir deneyimi sunmanın bir diğer yolu ise kişiselleştirme. Otel otomasyonu araçları, elde ettiğiniz verilerle misafirlerinizin bir profilini çıkararak kendilerine özel bir hizmet sunmanızı mümkün kılar. Misafirinizin önceki konaklamasından yastık tercihini hatırlamak veya doğum gününü kutlamak gibi incelikler, konaklama deneyimini iyileştirecektir.
Bununla birlikte misafirlerin giriş ve çıkış süreçleri de otomasyon araçlarıyla hızlandırılabiliyor. Öyle ki, Zedwell gibi tesisler, check-in süresini yapay zeka çözümleriyle 3-10 dakikadan yaklaşık 2,5 dakikaya düşürerek rezervasyon ekibini %66 oranında küçültmüş durumda.
Performans takibi
Otel otomasyon araçlarından faydalanan tesisler, toplanan verileri inceleyerek birçok farklı bağlamda performans değerlendirmesi yapabilir:
- Otel yönetim sistemleriyle (PMS) doluluk, oda gelirleri, rezervasyon trendleri gibi verilerin takibi
- Yapay zeka ve veri analizi araçlarıyla duygu analizi, NPS (net tavsiye skoru) hesaplaması
- Büyük tesisler için enerji yönetimi modelleriyle elektrik tüketimi tahmini, maliyet verimliliği hesabı
- Geri bildirimlerin analiziyle misafir memnuniyeti, check-in süresi, çözüm hızlarının takibi
Doluluk oranının ve gelirin artması
Dinamik fiyatlandırma ve gelir yönetimi araçları, boş odaların en optimal şekilde fiyatlandırılmasını sağlayarak tesislerin gelirini artırır. Bu araçlar boş oda oranı, misafir segmenti, içinde bulunulan dönem gibi faktörleri göz önünde bulundurarak konuklara değişken bir fiyat sunar. Bunun sonucunda doluluk oranının yüksek tutulması hedeflenir. Araştırmalar, dinamik fiyatlandırma sistemlerinin işletme gelirlerini %1-9 oranında artırdığını gösteriyor.
Rezervasyon, ödemeler ve işlemlerde hata azaltma
Otel otomasyonu çözümleri, ödemelerle ilgili işlemleri hızlandırır ve hata payını azaltır. Tutulan kayıtlarla çifte rezervasyonların engellenmesi ve farklı kanallardan gelen rezervasyonların çakışmayarak senkronize bir şekilde işlenmesi, tesisleri insan hatalarından kaynaklı maliyetlerden kurtarır.
Sistem entegrasyonu
Tesislerin işletme sürecinde kullandığı otel yönetim sistemleri (PMS), rezervasyon motoru, kanal yöneticisi gibi birçok farklı araç mevcut. Bu araçlar, birbiriyle senkron bir şekilde çalışmalı ve veriler farklı araçlar arasında otomatik olarak aktarılabilmelidir. Örnek vermek gerekirse rezervasyon motoru bir odanın tutulduğunu otel yönetim sistemine aktararak o oda için gereken işlemlerin (temizlik, minibar doldurma gibi) yapılması gerektiğini iletebilir. Kullandığınız sistemleri bu şekilde entegre etmek, tesisinizin verimliliğini artıracaktır.
SabeeApp ile otelcilik otomasyon sistemlerini kullanmanın 8 yolu
Otel otomasyonu sistemlerinin hem misafirler hem de tesis sahipleri için faydalarına göz attık. Sırada bu faydalardan tesisinizin de yararlanması için SabeeApp ile neler yapabileceğinizi inceleyelim.
- PMS (Otel Yönetim Sistemi) kullanın. PMS kullanarak rezervasyon, oda yönetimi, ödemeler, iletişimler gibi görevleri tek bir entegre merkezde toplayarak idari işlemlerinizi otomatik hâle getirebilirsiniz. SabeeApp’in Otel Yönetim Sistemi, hem ön büro hem arka ofis personeliniz için kullanımı kolay, otomatikleştirilmiş bir deneyim sunar.
- Entegre bir rezervasyon motoru kullanın. İnternetteki seyahat acentaları, kendileri üzerinden gelen rezervasyonlardan komisyon alır. Bunun yerine misafirlerinize doğrudan rezervasyon imkânı sunan bir rezervasyon motoru kullanarak acentalara ödediğiniz komisyonu en aza indirebilirsiniz. SabeeApp’in Rezervasyon Motoru, kurulum ücreti ve komisyon olmadan doğrudan rezervasyon almanızı sağlar.
- Kat hizmetleri çözümleriyle kat şefinizin yükünü azaltın. SabeeApp’in Housekeeping uygulaması, personelinizin görevini daha verimli bir şekilde tamamlamasına katkı sağlar. İletişim, raporlama ve temizlik standartlarının sağlanmasına yardımcı olarak kat hizmetleri personelinin günlük operasyonunu destekler.
- Kanal yöneticisi kullanın. Farklı kanallardan gelen rezervasyonlar, iyi bir veri akışı yoksa birbiriyle çakışarak operasyonel yükünüzü artıracaktır. SabeeApp Kanal Yöneticisi, konaklama tesisinizin bağlı tüm kanallarda 7/24 fiyatları ve müsaitliğinizi gerçek zamanlı olarak güncellemesine olanak tanır.
- Misafir iletişimini otomatikleştirin. Rezervasyon onayı, ön bilgi, teşekkür, anket gibi mesajları istediğiniz aşamada otomatik olarak göndermek için otomasyon araçlarından faydalanın. SabeeApp ile misafirlere istediğiniz aşamalarda mesaj gönderebilir, giriş ve çıkış esnasında konuklardan anında geri bildirim alabilirsiniz.
- Misafirlere self check-in imkânı sunun. Misafir sayısı yeterince fazla olan tesisler, mobil kiosk ve yapay zeka çözümleriyle check-in sürecini temassız ve hızlı hâle getirebilir. SabeeApp ile resepsiyonda bekleme sürelerini ve kalabalık oluşumunu azaltarak misafirlerinize çevrim içi ödeme kolaylığı sağlayın.
- Mobil sipariş sistemi entegre edin. Oda servisini ve ek hizmetleri mobil bir uygulamayla sunabilirsiniz. Bu sayede misafirler taleplerini uygulama üzerinden kolayca iletebilir. SabeeApp GuestAdvisor uygulamasıyla misafirlerinize kolayca otel hizmeti satın alma imkânı sunabilirsiniz.
- Ödemeleri entegre edin. Ödemeler, konaklama işletmeleri için kritik ama zaman alıcı görevlerden biridir. Entegre ödeme altyapısı sayesinde misafirlerin tüm harcamaları ve ödeme işlemleri konaklama süresince anlık olarak misafir profiline aktarılır, manuel veri girişinden kaynaklanan hatalar ortadan kalkar ve finansal işlemler sorunsuz şekilde yönetilir. SabeePay ile ödemeleri entegre ederek temassız ödeme imkânı sunabilir, tam veya kısmi geri ödemeler yapabilirsiniz.
Otel otomasyonunun dikkate alınması gereken riskleri
Otel otomasyon sistemleri tesisler için büyük faydalara sahip olsa da dikkat edilmesi gereken hususlar da mevcut. Tesisinizin ölçeğine ve ihtiyaçlarına göre aşağıdaki riskleri göz önünde bulundurun.
- Siber güvenlik ve veri ihlali riski: Mobil anahtarlar, IoT cihazları ve bulut tabanlı sistemler veri saldırılarına hedef olabilir. Yoğun otomasyon, misafir verilerini sistemde topladığı için bu verileri risk altına sokar. Kullandığınız sistemlerin güvenliğinden emin olup misafirlerinizin verilerini güvence altına almalısınız.
- Teknolojiye aşırı bağımlılık ve sistem güvenilirliği: Otomasyondan yoğun şekilde faydalanan tesislerde yaşanan büyük sistem arızaları, sunucu çökmesi veya internet kopmaları operasyonları felç edebilir. Tesisinizin olası olumsuzluklardan kötü etkilenmemesi için gereken önlemleri aldığınızdan emin olun.
- İnsan temasının azalması ve misafir deneyiminde yabancılaşma: Misafirperverlik üzerine kurulu bir sektörde aşırı otomasyon, misafirin kendini yalnız ya da desteklenmemiş hissetmesine neden olabilir. Kişisel ilginin ve sıcaklığın kaybı, misafirlerin otomasyona karşı duyduğu temel endişeler arasındadır. Bu sebeple konuklarınıza özellikle de sorun yaşanan anlarda bir insan desteği sunabilmelisiniz, aksi takdirde misafirlerinizin deneyimi büyük ölçüde baltalanabilir.
- Yüksek başlangıç maliyetleri ve bakım giderleri: Otomasyon sistemleri uzun vadede mali olarak faydalı olsa da ilk yatırım maliyeti bazı tesisler için yüksek olabilir. Bu problemi yaşamamak için beklediğiniz geliri ve araçların giderlerini iyi analiz etmeli, tesisinizin koşullarına uygun araçlardan faydalanmalısınız. SabeeApp gibi yazılım hizmetlerinden (SaaS) faydalanarak yüksek başlangıç maliyetlerinden kaçınıp otomasyon giderinizi daha uzun bir vadeye yayabilirsiniz.
- Adaptasyon zorlukları: Otel otomasyonu bazı rollerin gerekliliğini azaltmakla birlikte bazı çalışanların görevlerine tekrar adapte olmasını da gerektirebilir. Bu durum, çalışanlara yeniden eğitim verme maliyetine yol açabilir.
Özetle otel otomasyonu, operasyonel verimliliği artırırken misafir deneyimini de güçlendiren bir araçtır. Güvenlik, maliyet ve insani temas gibi riskleri doğru planlayarak tesisiniz için sürdürülebilir bir avantaj sağlayabilirsiniz.
SabeeApp ile otel otomasyonunuza hemen başlayın! PMS, Kanal Yöneticisi, Rezervasyon Motoru ve GuestAdvisor gibi entegre çözümlerle verimliliğinizi artırmak için ücretsiz deneme talep edin.