SabeeApp Go Πολιτική απορρήτου

1. Εισαγωγή

Η thePass Kft. («SabeeApp», «εμείς», «εμάς» ή «μας») αναπτύσσει και διαχειρίζεται το SabeeApp Go (η «εφαρμογή»), μια εφαρμογή υποδοχής για κινητά που προορίζεται για ξενοδοχεία, διαμερίσματα και hostels («καταλύματα») τα οποία χρησιμοποιούν το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχείου SabeeApp («SabeeApp PMS»). Αυτή η πολιτική απορρήτου εξηγεί ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργάζεται η εφαρμογή, για ποιο σκοπό, σε ποια νομική βάση και ποια δικαιώματα έχουν τα ενδιαφερόμενα άτομα.

Το SabeeApp Go αντικαθιστά την προηγούμενη εφαρμογή Front Office Manager («FOM»). Το Go επεξεργάζεται σημαντικά περισσότερα προσωπικά δεδομένα από ό,τι το FOM — κυρίως, σαρώνει και διαβιβάζει έγγραφα ταυτοπροσωπίας (διαβατήρια, αστυνομικές ταυτότητες, άδειες οδήγησης και κάρτες διεύθυνσης/διαμονής), καθώς και προβάλλει και επιτρέπει στο προσωπικό να επεξεργάζεται τα στοιχεία επικοινωνίας των επισκεπτών. Αυτή η πολιτική αποτυπώνει τις συγκεκριμένες δυνατότητες.

Εάν είστε επισκέπτης του οποίου τα δεδομένα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία μέσω του SabeeApp Go από κάποιο κατάλυμα, ανατρέξτε επίσης στην Ενότητα 4 («Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα μου;») — στις περισσότερες περιπτώσεις, τα δικαιώματά σας σχετικά με την προστασία δεδομένων πρέπει να ασκηθούν απέναντι στο κατάλυμα (το ξενοδοχείο, το διαμέρισμα ή το hostel), και όχι απευθείας προς το SabeeApp, καθώς το κατάλυμα είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα επισκεπτών.

Εάν είστε μέλος του προσωπικού / χρήστης ενός καταλύματος που χρησιμοποιεί την εφαρμογή για να συνδεθεί και να εργαστεί, η Ενότητα 4 εξηγεί ότι το SabeeApp είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα του λογαριασμού και της χρήσης σας.

2. Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα πολιτική ισχύει για:

• Την εφαρμογή για κινητά SabeeApp Go (iOS και Android)·
• Δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία όταν ένα μέλος του προσωπικού του καταλύματος σαρώνει ένα έγγραφο ταυτοπροσωπίας επισκέπτη, προβάλλει/επεξεργάζεται στοιχεία επικοινωνίας επισκέπτη, πραγματοποιεί κλήση ή στέλνει email μέσα από την εφαρμογή ή χρησιμοποιεί με άλλο τρόπο τις δυνατότητες της εφαρμογής·
• Δεδομένα σχετικά με τη χρήση της εφαρμογής από το ίδιο το μέλος του προσωπικού (λογαριασμός, συσκευή, διαγνωστικά στοιχεία).

3. Ποια δεδομένα συλλέγουμε

3.1 Δεδομένα χρηστών της εφαρμογής (προσωπικό καταλύματος)

Για να χρησιμοποιήσει το SabeeApp Go, ένα μέλος του προσωπικού πρέπει να διαθέτει έγκυρο λογαριασμό χρήστη στο SabeeApp PMS με πρόσβαση τουλάχιστον επιπέδου χειριστή. Εμείς (ή η εφαρμογή, για λογαριασμό μας) επεξεργαζόμαστε:

• Δεδομένα λογαριασμού: όνομα χρήστη, κρυπτογραφημένα διαπιστευτήρια σύνδεσης (hash), ανατεθειμένο κατάλυμα / καταλύματα, ρόλο/δικαιώματα χρήστη·
• Δεδομένα συσκευής και τεχνικά στοιχεία: τύπο συσκευής, λειτουργικό σύστημα και έκδοση, έκδοση εφαρμογής, αναγνωριστικά συσκευής, διεύθυνση IP, ρυθμίσεις γλώσσας/περιοχής·
• Δεδομένα χρήσης: δυνατότητες που χρησιμοποιήθηκαν, οθόνες που προβλήθηκαν, διάρκεια περιόδου σύνδεσης, χρονικές σημάνσεις ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν στην εφαρμογή (π.χ. ολοκλήρωση check-in, έναρξη κλήσης), αρχεία καταγραφής σφαλμάτων και διαγνωστικών στοιχείων·
• Δεδομένα τοποθεσίας: μόνο εφόσον παραχωρηθεί η σχετική άδεια τοποθεσίας σε επίπεδο λειτουργικού συστήματος από το μέλος του προσωπικού· χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για σκοπούς [διαγνωστικούς / πρόληψης απάτης / ανάλυσης δεδομένων — ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΣΚΟΠΟΥ]· η εφαρμογή ζητά αυτή την άδεια ρητά και μπορείτε να την απορρίψετε χωρίς να χάσετε τις βασικές λειτουργίες·
• Αιτήματα νέων δυνατοτήτων: κείμενο, στιγμιότυπα οθόνης ή άλλο περιεχόμενο που υποβάλλεται μέσω του εργαλείου «αποστολή σχολίων / αίτημα λειτουργίας» εντός της εφαρμογής, μαζί με τα δεδομένα λογαριασμού και συσκευής που απαιτούνται για τη δρομολόγηση και την απάντηση στο αίτημα.

3.2 Δεδομένα επισκεπτών (επεξεργασία για λογαριασμό του καταλύματος)

Όταν ένα μέλος του προσωπικού χρησιμοποιεί την εφαρμογή για να πραγματοποιήσει check-in σε έναν επισκέπτη, το SabeeApp Go επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων επισκεπτών, αποκλειστικά σύμφωνα με τις οδηγίες και για λογαριασμό του καταλύματος:

• Δεδομένα εγγράφων ταυτοπροσωπίας, τα οποία καταγράφονται μέσω της λειτουργίας σάρωσης με κάμερα της εφαρμογής, από: διαβατήρια, αστυνομικές ταυτότητες, άδειες οδήγησης και κάρτες εγγραφής διεύθυνσης/διαμονής. Ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου και τη χώρα, αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν: πλήρες ονοματεπώνυμο, ημερομηνία και τόπο γέννησης, εθνικότητα, φύλο, αριθμό εγγράφου, εκδούσα αρχή, ημερομηνίες έκδοσης και λήξης, διεύθυνση κατοικίας, φωτογραφία του κατόχου και ψηφιακή εικόνα/σάρωση του ίδιου του εγγράφου·
• Στοιχεία επικοινωνίας: αριθμό τηλεφώνου και διεύθυνση email, είτε συγχρονίζονται από υπάρχουσα κράτηση στο PMS είτε προστίθενται/επεξεργάζονται από το προσωπικό απευθείας στην εφαρμογή·
• Δεδομένα κράτησης: κωδικό κράτησης, ανάθεση δωματίου, ημερομηνίες άφιξης/αναχώρησης, κατάσταση λογαριασμού επισκέπτη/πληρωμής για λόγους αναφοράς (π.χ. «Η πληρωμή ελήφθη») και τυχόν σημειώσεις που προσθέτει το προσωπικό·
• Μεταδεδομένα επικοινωνίας: καταγραφή ότι ξεκίνησε μια κλήση ή ένα email από την εφαρμογή προς έναν επισκέπτη (δεν καταγράφουμε τον ήχο των κλήσεων ούτε αποθηκεύουμε το περιεχόμενο των email που αποστέλλονται μέσω των εφαρμογών τηλεφώνου/email του επισκέπτη — δείτε την Ενότητα 6)·
• Έγγραφα που συγχρονίζονται από το GuestAdvisor: εφόσον ένας επισκέπτης έχει προσκομίσει και σαρώσει προκαταβολικά το έγγραφό του μέσω του GuestAdvisor πριν από την άφιξη, αυτά τα δεδομένα που συλλέχθηκαν προηγουμένως συγχρονίζονται στην καρτέλα του καταλύματος και εμφανίζονται στο Go κατά το check-in.

Δεν συλλέγουμε σκόπιμα ειδικές κατηγορίες δεδομένων πέραν αυτών που αναγράφονται αναπόφευκτα σε ένα έγγραφο ταυτοπροσωπίας (π.χ. ορισμένες μορφές εθνικών ταυτοτήτων/αδειών οδήγησης αναφέρουν την ιδιότητα δωρητή οργάνων ή παρόμοια στοιχεία). Δεν χρησιμοποιούμε αυτά τα παρεμπίπτοντα δεδομένα για κανέναν σκοπό και καθοδηγούμε το προσωπικό να μην τα καταγράφει ξεχωριστά.

3.3 Δεδομένα που δεν συλλέγουμε

Το SabeeApp Go δεν συλλέγει αριθμούς καρτών πληρωμής (οι πληρωμές διεκπεραιώνονται μέσω του SabeePay ή του τερματικού πληρωμών του ίδιου του καταλύματος, εκτός της εφαρμογής) και δεν αποκτά πρόσβαση στη συσκευή, στις επαφές ή στους προσωπικούς λογαριασμούς του επισκέπτη.

4. Ποιος είναι υπεύθυνος για τα δεδομένα μου;

Η νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων (GDPR Άρθρο 4(7)–(8) και ισοδύναμες διατάξεις) διακρίνει τον υπεύθυνο επεξεργασίας (ο οποίος αποφασίζει για ποιο σκοπό και με ποιο τρόπο υποβάλλονται σε επεξεργασία τα δεδομένα) από τον εκτελούντα την επεξεργασία (ο οποίος επεξεργάζεται δεδομένα σύμφωνα με τις οδηγίες του υπευθύνου επεξεργασίας).

Πρακτική συνέπεια: Εάν είστε επισκέπτης και επιθυμείτε να μάθετε ποια δεδομένα διατηρεί για εσάς ένα συγκεκριμένο κατάλυμα, να τα διορθώσετε ή να ζητήσετε τη διαγραφή τους, θα πρέπει να επικοινωνήσετε πρώτα με το συγκεκριμένο κατάλυμα — είναι νομικά υπεύθυνο για τα δεδομένα σας και για την παροχή της δικής του ενημέρωσης απορρήτου προς τους επισκέπτες. Το SabeeApp επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του καταλύματος, βάσει Σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων, και δεν μπορεί να ενεργήσει κατόπιν αιτήματος επισκέπτη χωρίς τη συμμετοχή του καταλύματος, εκτός εάν απαιτείται από τον νόμο.

Εάν δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε με το κατάλυμα ή πιστεύετε ότι το ίδιο το SabeeApp ενήργησε εκτός των οδηγιών του καταλύματος, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στα στοιχεία της Ενότητας 13 και θα σας βοηθήσουμε ή θα προωθήσουμε το αίτημα αναλόγως.

5. Γιατί επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα και η νομική μας βάση

6. Άδειες συσκευής που ενδέχεται να ζητήσει η Εφαρμογή

Το SabeeApp GO θα ζητήσει από το λειτουργικό σύστημα της συσκευής να παραχωρήσει τις ακόλουθες άδειες. Κάθε άδεια ζητείται μόνο όταν χρειάζεται και μπορείτε να την ελέγξετε ή να την ανακαλέσετε στις ρυθμίσεις της συσκευής σας (η ανάκληση μιας άδειας ενδέχεται να απενεργοποιήσει τη σχετική λειτουργία):

• Κάμερα — απαιτείται για τη σάρωση εγγράφων ταυτοπροσωπίας.
• Τηλέφωνο — για την πραγματοποίηση κλήσης στον αριθμό ενός επισκέπτη μέσω του ενσωματωμένου προγράμματος κλήσεων της συσκευής. Το SabeeApp δεν καταγράφει, δεν παρακολουθεί και δεν αποθηκεύει το περιεχόμενο αυτών των κλήσεων.
• Πρόσβαση σε πρόγραμμα email / σύνδεσμοι mailto — για το άνοιγμα της προεπιλεγμένης εφαρμογής email της συσκευής με προσυμπληρωμένη τη διεύθυνση του επισκέπτη. Το SabeeApp δεν διαβάζει και δεν αποθηκεύει το περιεχόμενο των email που αποστέλλονται με αυτόν τον τρόπο.
• Συλλογή φωτογραφιών / χώρος αποθήκευσης (κατά περίπτωση) — μόνο εάν ένα μέλος του προσωπικού επιλέξει να επισυνάψει μια υπάρχουσα εικόνα (π.χ. σε ένα αίτημα νέας δυνατότητας) αντί να χρησιμοποιήσει τη ζωντανή σάρωση.
• Ειδοποιήσεις push — για ενημερώσεις όπως νέες κρατήσεις, αλλαγές στην υπηρεσία ορόφων ή επιβεβαιώσεις πληρωμών που εμφανίζονται στην Εφαρμογή.
• Τοποθεσία (προαιρετικό) — δείτε την Ενότητα 3.1.

7. Με ποιους μοιραζόμαστε δεδομένα

Μοιραζόμαστε προσωπικά δεδομένα μόνο στον βαθμό που είναι απαραίτητο για τη λειτουργία της Εφαρμογής και δεν πωλούμε ποτέ προσωπικά δεδομένα. Στους αποδέκτες περιλαμβάνονται:

• Το ίδιο το Κατάλυμα, μέσω αυτόματου συγχρονισμού με τον λογαριασμό PMS του Καταλύματος στο SabeeApp — αυτή είναι η βασική λειτουργία της Εφαρμογής·
• Πάροχοι φιλοξενίας cloud και υποδομών που αποθηκεύουν δεδομένα του SabeeApp PMS και GO ([NAME PROVIDER(S), E.G., AWS/GCP/AZURE, AND REGION])·
• Πάροχοι τεχνολογίας σάρωσης εγγράφων / OCR, εάν χρησιμοποιείται μηχανή τρίτου παρόχου για την ανάγνωση εγγράφων ταυτοπροσωπίας αντί για εσωτερική ([CONFIRM: IN-HOUSE OR THIRD-PARTY OCR VENDOR — NAME IT])·
• Πάροχοι αναλυτικών στοιχείων και αναφορών σφαλμάτων που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της σταθερότητας και της χρήσης της Εφαρμογής ([E.G., GOOGLE ANALYTICS / FIREBASE / SENTRY — CONFIRM]), σε συγκεντρωτική ή ψευδωνυμοποιημένη βάση·
• Άλλα πρόσθετα του SabeeApp που έχει ενεργοποιήσει το Κατάλυμα (π.χ. GuestAdvisor, Housekeeping App, SabeePay), όπου τα δεδομένα πρέπει να μεταφέρονται μεταξύ λειτουργιών για να αποφεύγεται η διπλή καταχώριση·
• Δημόσιες αρχές, όπου απαιτείται από τον νόμο (π.χ. υποχρεωτική δήλωση επισκεπτών, αιτήματα αρχών επιβολής του νόμου)·
• Επαγγελματικοί σύμβουλοι (ελεγκτές, δικηγόροι) που δεσμεύονται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας, όπου είναι απαραίτητο.

Όλοι οι τρίτοι εκτελούντες την επεξεργασία δεσμεύονται από συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων που απαιτούν διασφαλίσεις ισοδύναμες με το GDPR.

8. Διεθνείς διαβιβάσεις δεδομένων

[CONFIRM AND COMPLETE] Το SabeeApp αποθηκεύει και επεξεργάζεται δεδομένα κυρίως εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όπου τα δεδομένα διαβιβάζονται εκτός του ΕΟΧ (για παράδειγμα, σε υποεκτελούντα την επεξεργασία που εδρεύει σε τρίτη χώρα), βασιζόμαστε σε κατάλληλες εγγυήσεις, όπως οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, απόφαση επάρκειας ή άλλος νόμιμος μηχανισμός διαβίβασης, και μπορούμε να παρέχουμε λεπτομέρειες κατόπιν αιτήματος.

9. Διατήρηση δεδομένων

[CONFIRM ALL PERIODS — PLACEHOLDERS BELOW]

Όπου ένας ειδικός τοπικός νόμος (π.χ. εθνικός νόμος για τον τουρισμό ή αστυνομική διάταξη καταγραφής διαμενόντων) απαιτεί από ένα Κατάλυμα να διατηρεί δεδομένα εγγραφής επισκεπτών για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, υπερισχύει αυτή η περίοδος, και το Κατάλυμα είναι υπεύθυνο να ρυθμίσει ή να δώσει οδηγίες διατήρησης αντίστοιχα.

10. Ασφάλεια δεδομένων

Εφαρμόζουμε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με την ευαισθησία των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία, όπως: κρυπτογράφηση δεδομένων κατά τη μεταφορά (TLS) και σε κατάσταση ηρεμίας, ελέγχους πρόσβασης βάσει ρόλων που περιορίζουν την ορατότητα του προσωπικού μόνο στα ανατεθειμένα Καταλύματα, ασφαλή αποθήκευση σαρωμένων εγγράφων ταυτοπροσωπίας, τακτικές δοκιμές ασφάλειας και καταγραφή προσβάσεων. Κανένα σύστημα δεν είναι απόλυτα ασφαλές, και ενθαρρύνουμε το προσωπικό να προστατεύει τα στοιχεία σύνδεσής του και να αναφέρει αμέσως οποιαδήποτε πιθανή παραβίαση (δείτε την Ενότητα 13).

11. Τα δικαιώματά σας

11.1 Εάν είστε επισκέπτης

Επικοινωνήστε απευθείας με το Κατάλυμα για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων, στα οποία μπορεί να περιλαμβάνονται το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού ή εναντίωσης στην επεξεργασία των δεδομένων σας, καθώς και το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων. Το Κατάλυμα, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, είναι αρμόδιο να ανταποκριθεί. Το SabeeApp θα υποστηρίξει το Κατάλυμα στην εκπλήρωση αυτών των αιτημάτων όπου απαιτείται η συνδρομή μας.

11.2 Εάν είστε μέλος του προσωπικού / χρήστης της Εφαρμογής

Επικοινωνήστε απευθείας με το SabeeApp (Ενότητα 13) για να ασκήσετε τις ίδιες κατηγορίες δικαιωμάτων σχετικά με τα δεδομένα του λογαριασμού και της χρήσης σας. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην τοπική αρχή προστασίας δεδομένων — στην Ουγγαρία, στην Εθνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων και Ελευθερίας της Πληροφορίας (NAIH) — ή στην αρμόδια αρχή της χώρας διαμονής σας.

12. Ανήλικοι

Το SabeeApp Go προορίζεται για χρήση από ενήλικο προσωπικό του ξενοδοχείου και δεν απευθύνεται σε παιδιά. Όταν ένα έγγραφο επισκέπτη ανήκει σε ανήλικο που ταξιδεύει με γονέα/κηδεμόνα, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες επεξεργασίας των Ενοτήτων 3.2 και 4, ενώ το κατάλυμα φέρει την ευθύνη για τυχόν πρόσθετες εγγυήσεις που απαιτεί η τοπική νομοθεσία.

13. Επικοινωνήστε μαζί μας

14. Αλλαγές σε αυτήν την πολιτική

Ενδέχεται να ενημερώνουμε αυτήν την Πολιτική καθώς η εφαρμογή εξελίσσεται. Για ουσιαστικές αλλαγές θα ειδοποιηθείτε μέσω της εφαρμογής ή με άλλα πρόσφορα μέσα, και η παραπάνω ημερομηνία «Τελευταία ενημέρωση» θα αναθεωρηθεί. Η συνεχής χρήση της εφαρμογής μετά την έναρξη ισχύος των αλλαγών συνιστά αποδοχή της ενημερωμένης Πολιτικής.

15. Σχέση με τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων του SabeeApp PMS

Η επεξεργασία δεδομένων επισκεπτών από το SabeeApp Go για λογαριασμό ενός καταλύματος διέπεται επιπλέον από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων μεταξύ του SabeeApp και του καταλύματος (συνήθως μέρος των Όρων και Προϋποθέσεων του SabeeApp). Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ αυτής της Πολιτικής και της εν λόγω Σύμβασης σχετικά με τον καταμερισμό των ευθυνών υπευθύνου/εκτελούντος την επεξεργασία, υπερισχύει η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.