นโยบายความเป็นส่วนตัวของ SabeeApp GO

1. Introduction

thePass Kft. ("SabeeApp," "we," "us," or "our") develops and operates SabeeApp GO (the "App"), a mobile front-desk application for hotels, apartments, and hostels ("Properties") that use the SabeeApp Hotel Management Software ("SabeeApp PMS"). This Privacy Policy explains what personal data the App processes, why, on what legal basis, and what rights are available to the people concerned.

SabeeApp GO replaces the previous Front Office Manager ("FOM") application. GO processes meaningfully more personal data than FOM did — most importantly, it scans and transfers identity documents (passports, national ID cards, driving licences, and address/registration cards) and displays and lets staff edit guest contact details. This Policy reflects that.

If you are a guest whose data was processed through SabeeApp GO by a Property, please also see Section 4 ("Who is responsible for my data?") — in most cases your data protection rights must be exercised against the Property (the hotel, apartment, or hostel), not against SabeeApp directly, because the Property is the data controller for guest data.

If you are a staff member / user of a Property using the App to log in and operate it, Section 4 explains that SabeeApp is the controller for your own account and usage data.

2. Scope

This Policy applies to:

• The SabeeApp GO mobile application (iOS and Android);
• Data processed when a Property's staff member scans a guest's identity document, views/edits guest contact details, places a call or sends an email from within the App, or otherwise uses the App's features;
• Data about the staff member's own use of the App (account, device, diagnostics).

3. What data we collect

3.1 Data about App users (Property staff)

To use SabeeApp GO, a staff member must have a valid SabeeApp PMS user account with at least operator-level access. We (or the App, on our behalf) process:

• Account data: username, hashed login credentials, assigned Property/Properties, user role/permissions;
• Device and technical data: device type, operating system and version, App version, device identifiers, IP address, language/locale settings;
• Usage data: features used, screens viewed, session length, timestamps of actions performed in the App (e.g., check-in completed, call initiated), crash and diagnostic logs;
• Location data: only if the operating system-level location permission is granted by the staff member; used solely for [diagnostic / fraud-prevention / analytics — CONFIRM PURPOSE] purposes; the App will request this permission explicitly and it can be declined without losing core functionality;
• Feature requests: any text, screenshots, or other content submitted through the in-app "send feedback / feature request" tool, together with the account and device data needed to route and respond to the request.

3.2 Data about guests (processed on behalf of the Property)

When a staff member uses the App to check in a guest, SabeeApp GO processes the following categories of guest personal data, strictly as instructed by, and on behalf of, the Property:

• Identity document data, captured via the App's camera-based scanning feature, from any of: passports, national ID cards, driving licences, and address/residence registration cards. Depending on the document type and country, this can include: full name, date and place of birth, nationality, sex, document number, issuing authority, issue and expiry dates, residential address, a photograph of the holder, and a digital image/scan of the document itself;
• Contact details: phone number and email address, whether synced from an existing PMS reservation or added/edited by staff directly in the App;
• Reservation data: booking reference, room assignment, arrival/departure dates, folio/payment status shown for context (e.g., "Payment received"), and any notes staff add;
• Communication metadata: a record that a call or email was initiated from the App to a guest (we do not record call audio or store the content of emails sent through the guest's own phone/email apps — see Section 6);
• Documents synced from GuestAdvisor: where a guest has pre-scanned their document via GuestAdvisor before arrival, that previously-collected data is synced into the Property's record and is visible in GO at check-in.

We do not intentionally collect special categories of data beyond what is inherently printed on an identity document (e.g., some national ID/driving licence formats disclose organ donor status or similar). We do not use this incidental data for any purpose and instruct staff not to record it separately.

3.3 Data we do not collect

SabeeApp GO does not collect payment card numbers (payments are handled via SabeePay or the Property's own payment terminal, outside the App), and does not access a guest's device, contacts, or personal accounts.

4. Who is responsible for my data?

Data protection law (GDPR Art. 4(7)–(8) and equivalent laws) distinguishes between a data controller (who decides why and how data is processed) and a data processor (who processes data on the controller's instructions).

Practical consequence: If you are a guest and want to know what data a specific Property holds about you, correct it, or request erasure, you should contact that Property first — they are legally responsible for your data and for providing you with their own guest-facing privacy notice. SabeeApp processes the data only as instructed by the Property, under a Data Processing Agreement, and cannot act on a guest's request without the Property's involvement except where required by law.

If you are unable to reach the Property, or believe SabeeApp itself has acted outside the Property's instructions, you may contact us at the details in Section 13 and we will assist or escalate appropriately.

5. เหตุผลที่เราประมวลผลข้อมูลและฐานทางกฎหมายของเรา

6. สิทธิ์การเข้าถึงอุปกรณ์ที่แอปอาจร้องขอ

SabeeApp GO จะขออนุญาตสิทธิ์ต่อไปนี้จากระบบปฏิบัติการของอุปกรณ์ โดยจะร้องขอเมื่อจำเป็นต้องใช้งานเท่านั้น และคุณสามารถตรวจสอบหรือเพิกถอนสิทธิ์ได้ทุกเมื่อในการตั้งค่าของอุปกรณ์ (การเพิกถอนสิทธิ์อาจทำให้ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องใช้งานไม่ได้):

• กล้อง — จำเป็นสำหรับการสแกนเอกสารระบุตัวตน
• โทรศัพท์ — เพื่อเริ่มการโทรไปยังหมายเลขของผู้เข้าพักผ่านแป้นโทรศัพท์ของตัวเครื่อง ทั้งนี้ SabeeApp ไม่มีการบันทึก ตรวจสอบ หรือจัดเก็บเนื้อหาของการโทรเหล่านี้
• การเข้าถึงไคลเอ็นต์อีเมล / ลิงก์ mailto — เพื่อเปิดแอปอีเมลเริ่มต้นของเครื่องพร้อมใส่ที่อยู่อีเมลของผู้เข้าพักไว้ล่วงหน้า ทั้งนี้ SabeeApp ไม่มีการอ่านหรือจัดเก็บเนื้อหาของอีเมลที่ส่งผ่านวิธีนี้
• คลังรูปภาพ / พื้นที่จัดเก็บข้อมูล (ถ้ามี) — ใช้เฉพาะกรณีที่พนักงานเลือกแนบรูปภาพที่มีอยู่แล้ว (เช่น แนบไปกับคำขอฟีเจอร์) แทนการใช้กล้องสแกนแบบสด
• การแจ้งเตือนแบบพุช — สำหรับการแจ้งเตือนต่างๆ เช่น การจองใหม่ การอัปเดตงานแม่บ้าน หรือการยืนยันการชำระเงินที่แสดงในแอป
• ตำแหน่งที่ตั้ง (ไม่บังคับ) — ดูรายละเอียดในส่วนที่ 3.1

7. บุคคลที่เราแบ่งปันข้อมูลด้วย

เราจะแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นต่อการดำเนินงานของแอปเท่านั้น และไม่มีการขายข้อมูลส่วนบุคคลโดยเด็ดขาด ผู้รับข้อมูลประกอบด้วย:

• ที่พักเอง โดยผ่านการซิงค์อัตโนมัติกับบัญชี SabeeApp PMS ของที่พัก ซึ่งเป็นฟังก์ชันการทำงานหลักของแอป
• ผู้ให้บริการคลาวด์โฮสติ้งและโครงสร้างพื้นฐานที่จัดเก็บข้อมูล SabeeApp PMS และ SabeeApp GO ([NAME PROVIDER(S), E.G., AWS/GCP/AZURE, AND REGION])
• ผู้ให้บริการเทคโนโลยีการสแกนเอกสาร / OCR หากมีการใช้ระบบของบุคคลที่สามในการอ่านเอกสารระบุตัวตนแทนการพัฒนาระบบขึ้นเองภายใน ([CONFIRM: IN-HOUSE OR THIRD-PARTY OCR VENDOR — NAME IT])
• ผู้ให้บริการวิเคราะห์และรายงานปัญหาการหยุดทำงานที่ใช้ตรวจสอบความเสถียรและการใช้งานของแอป ([E.G., GOOGLE ANALYTICS / FIREBASE / SENTRY — CONFIRM]) ในรูปแบบข้อมูลรวมหรือข้อมูลนิรนามแฝง
• โมดูลอื่นๆ ของ SabeeApp ที่ที่พักเปิดใช้งาน (เช่น GuestAdvisor, Housekeeping App, SabeePay) ในกรณีที่จำเป็นต้องส่งต่อข้อมูลระหว่างโมดูลเพื่อป้องกันการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน
• หน่วยงานของรัฐ ในกรณีที่กฎหมายกำหนด (เช่น การรายงานข้อมูลผู้เข้าพักตามกฎหมาย การร้องขอจากหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย)
• ที่ปรึกษาวิชาชีพ (ผู้ตรวจสอบบัญชี ที่ปรึกษากฎหมาย) ภายใต้ข้อผูกพันในการรักษาความลับ เมื่อมีความจำเป็น

ผู้ประมวลผลข้อมูลซึ่งเป็นบุคคลที่สามทั้งหมดมีข้อผูกพันตามข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล ซึ่งกำหนดให้มีมาตรการคุ้มครองเทียบเท่ากับมาตรฐาน GDPR

8. การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างประเทศ

[CONFIRM AND COMPLETE] โดยหลักแล้ว SabeeApp จัดเก็บและประมวลผลข้อมูลภายในเขตเศรษฐกิจยุโรป (EEA) ในกรณีที่มีการถ่ายโอนข้อมูลออกนอกเขตเศรษฐกิจยุโรป (เช่น การส่งต่อให้ผู้ประมวลผลช่วงในประเทศที่สาม) เราใช้มาตรการคุ้มครองที่เหมาะสม เช่น ข้อสัญญามาตรฐานของคณะกรรมาธิการยุโรป (Standard Contractual Clauses) คำตัดสินว่าด้วยความเพียงพอของการคุ้มครองข้อมูล หรือกลไกการถ่ายโอนที่ชอบด้วยกฎหมายอื่นๆ และสามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมได้เมื่อมีการร้องขอ

9. การเก็บรักษาข้อมูล

[CONFIRM ALL PERIODS — PLACEHOLDERS BELOW]

ในกรณีที่กฎหมายท้องถิ่นเฉพาะ (เช่น กฎหมายการท่องเที่ยวแห่งชาติหรือกฎหมายการรายงานตัวต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจ) กำหนดให้ที่พักต้องเก็บรักษาข้อมูลการลงทะเบียนผู้เข้าพักตามระยะเวลาที่ระบุ ให้ยึดถือปฏิบัติตามระยะเวลานั้น และที่พักมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำหนดค่าหรือออกคำสั่งในการเก็บรักษาข้อมูลให้สอดคล้องกัน

10. ความปลอดภัยของข้อมูล

เราใช้มาตรการทางเทคนิคและการบริหารจัดการที่เหมาะสมกับระดับความอ่อนไหวของข้อมูลที่ประมวลผล ซึ่งรวมถึง การเข้ารหัสข้อมูลขณะส่งผ่านเครือข่าย (TLS) และการเข้ารหัสข้อมูลที่จัดเก็บ การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทหน้าที่เพื่อจำกัดให้พนักงานมองเห็นเฉพาะที่พักที่ตนได้รับมอบหมาย การจัดเก็บเอกสารระบุตัวตนที่สแกนอย่างปลอดภัย การทดสอบความปลอดภัยเป็นประจำ และการบันทึกประวัติการเข้าถึงข้อมูล ทั้งนี้ ไม่มีระบบใดที่มีความปลอดภัยอย่างสมบูรณ์แบบ เราจึงขอแนะนำให้พนักงานรักษาความปลอดภัยของข้อมูลการเข้าสู่ระบบของตนเอง และรายงานข้อสงสัยเกี่ยวกับการละเมิดความปลอดภัยทันที (ดูรายละเอียดในส่วนที่ 13)

11. สิทธิ์ของคุณ

11.1 หากคุณเป็นผู้เข้าพัก

โปรดติดต่อที่พักโดยตรงเพื่อใช้สิทธิ์ของคุณภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจครอบคลุมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึง แก้ไข ลบ จำกัด หรือคัดค้านการประมวลผลข้อมูล และสิทธิ์ในการโอนย้ายข้อมูล ที่พักในฐานะผู้ควบคุมข้อมูลมีหน้าที่รับผิดชอบในการตอบกลับคำขอ ทั้งนี้ SabeeApp จะสนับสนุนที่พักในการดำเนินการตามคำขอดังกล่าวในส่วนที่จำเป็นต้องอาศัยการดำเนินงานจากเรา

11.2 หากคุณเป็นพนักงาน / ผู้ใช้งานแอป

ติดต่อ SabeeApp โดยตรง (ส่วนที่ 13) เพื่อใช้สิทธิ์ในหมวดหมู่เดียวกันนี้สำหรับข้อมูลบัญชีและข้อมูลการใช้งานของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถยื่นข้อร้องเรียนต่อหน่วยงานคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในพื้นที่ของคุณได้ เช่น ในฮังการีคือ National Authority for Data Protection and Freedom of Information (NAIH) หรือหน่วยงานในประเทศที่คุณพำนักอยู่

12. ผู้เยาว์

SabeeApp Go มีไว้สำหรับพนักงานโรงแรมที่เป็นผู้ใหญ่ใช้งาน และไม่ได้มุ่งเป้าไปยังเด็ก หากเอกสารของผู้เข้าพักเป็นของผู้เยาว์ที่เดินทางร่วมกับบิดามารดาหรือผู้ปกครอง กฎการประมวลผลข้อมูลในส่วนที่ 3.2 และส่วนที่ 4 จะมีผลบังคับใช้เช่นเดียวกัน โดยที่พักมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามมาตรการคุ้มครองเพิ่มเติมที่กฎหมายท้องถิ่นกำหนด

13. ติดต่อเรา

14. การเปลี่ยนแปลงนโยบายนี้

เราอาจปรับปรุงนโยบายนี้เมื่อแอปมีการพัฒนา โดยจะแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญผ่านทางแอปหรือช่องทางอื่นที่เหมาะสม พร้อมทั้งแก้ไขวันที่ "อัปเดตล่าสุด" ด้านบน การใช้งานแอปอย่างต่อเนื่องหลังจากที่การเปลี่ยนแปลงมีผลบังคับใช้ จะถือว่าคุณยอมรับนโยบายฉบับปรับปรุงนี้

15. ความสัมพันธ์กับข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลของ SabeeApp PMS

การประมวลผลข้อมูลผู้เข้าพักโดย SabeeApp Go ในนามของที่พัก จะอยู่ภายใต้การกำกับดูแลเพิ่มเติมของข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (Data Processing Agreement) ระหว่าง SabeeApp และที่พัก (ซึ่งโดยทั่วไปเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดและเงื่อนไขของ SabeeApp) ในกรณีที่มีข้อขัดแย้งระหว่างนโยบายนี้กับข้อตกลงดังกล่าวเกี่ยวกับการจัดสรรหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ควบคุมข้อมูลหรือผู้ประมวลผลข้อมูล ให้ยึดตามข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลเป็นหลัก