1. Įvadas
„thePass Kft.“ (toliau – „SabeeApp“, mes, mus arba mūsų) kuria ir valdo programėlę „SabeeApp Go“ (toliau – Programėlė) – mobiliąją registratūros programėlę viešbučiams, apartamentams ir hosteliams (toliau – apgyvendinimo įstaigos), naudojantiems viešbučių valdymo sistemą „SabeeApp“ („SabeeApp“ PMS). Šioje privatumo politikoje paaiškinama, kokius asmens duomenis Programėlė tvarko, kokiu tikslu, kokiu teisiniu pagrindu ir kokiomis teisėmis gali pasinaudoti atitinkami asmenys.
„SabeeApp Go“ pakeičia ankstesnę „Front Office Manager“ („FOM“) programėlę. Naujoji programėlė tvarko gerokai daugiau asmens duomenų nei FOM: svarbiausia, ji nuskaito bei perduoda tapatybės dokumentus (pasus, asmens tapatybės korteles, vairuotojo pažymėjimus ir gyvenamosios vietos deklaravimo pažymas), rodo svečių kontaktinius duomenis ir leidžia personalui juos redaguoti. Ši politika atspindi šiuos pakeitimus.
Jei esate svečias, kurio duomenis apgyvendinimo įstaiga tvarkė naudodamasi „SabeeApp Go“, taip pat susipažinkite su 4 skyriumi („Kas atsakingas už mano duomenis?“). Daugeliu atvejų savo duomenų apsaugos teises turite įgyvendinti kreipdamiesi į apgyvendinimo įstaigą (viešbutį, apartamentus ar hostelį), o ne tiesiogiai į „SabeeApp“, nes būtent apgyvendinimo įstaiga yra svečių duomenų valdytoja.
Jei esate apgyvendinimo įstaigos darbuotojas ar naudotojas, kuris jungiasi prie Programėlės ir ja naudojasi, 4 skyriuje paaiškinama, kad „SabeeApp“ yra Jūsų paskyros ir naudojimo duomenų valdytoja.
2. Taikymo sritis
Ši politika taikoma:
- mobiliajai programėlei „SabeeApp Go“ („iOS“ ir „Android“);
- duomenims, tvarkomiems apgyvendinimo įstaigos darbuotojui nuskaitant svečio tapatybės dokumentą, peržiūrint ar redaguojant svečio kontaktus, skambinant ar siunčiant el. laišką iš Programėlės arba kitaip naudojantis jos funkcijomis;
- duomenims apie paties darbuotojo naudojimąsi Programėle (paskyros, įrenginio ir diagnostikos duomenims).
Ši politika netaikoma:
- „SabeeApp“ PMS žiniatinklio platformai ar svetainei (žr. bendrąją „SabeeApp“ privatumo politiką);
- programėlėms „GuestAdvisor“, „Housekeeping“ ar kitiems „SabeeApp“ moduliams, kurių kiekvienas turi atskirą privatumo dokumentaciją;
- pačios apgyvendinimo įstaigos privatumo pranešimui svečiams, už kurio rengimą ir atnaujinimą atsako pati apgyvendinimo įstaiga (žr. 4 skyrių).
3. Kokius duomenis renkame
3.1. Duomenys apie Programėlės naudotojus (apgyvendinimo įstaigos personalą)
Kad galėtų naudotis „SabeeApp Go“, darbuotojas privalo turėti galiojančią „SabeeApp“ PMS naudotojo paskyrą su bent operatoriaus lygio prieiga. Mes (arba Programėlė mūsų vardu) tvarkome:
- Paskyros duomenis: naudotojo vardą, maišos (angl. hash) kodu apsaugotus prisijungimo duomenis, priskirtą apgyvendinimo vietą (vietas), naudotojo vaidmenį ir teises;
- Įrenginio ir techninius duomenis: įrenginio tipą, operacinę sistemą ir jos versiją, Programėlės versiją, įrenginio identifikatorius, IP adresą, kalbos ir regiono nustatymus;
- Naudojimo duomenis: naudotas funkcijas, peržiūrėtus langus, seanso trukmę, Programėlėje atliktų veiksmų laiko žymas (pvz., atliktas check-in, pradėtas skambutis), strigčių ir diagnostikos žurnalus;
- Vietos duomenis: tik tuo atveju, jei darbuotojas suteikia operacinės sistemos lygio vietos nustatymo leidimą; naudojama tik [diagnostikos / sukčiavimo prevencijos / analitikos – PATVIRTINTI TIKSLĄ] tikslais. Programėlė šio leidimo paprašys aiškiai, o jo atsisakius pagrindinės funkcijos išliks prieinamos;
- Funkcijų pasiūlymus: bet kokį tekstą, ekrano nuotraukas ar kitą turinį, pateiktą per Programėlėje esantį atsiliepimų ir pasiūlymų įrankį, kartu su paskyros ir įrenginio duomenimis, reikalingais užklausai nukreipti ir atsakyti.
3.2. Svečių duomenys (tvarkomi apgyvendinimo įstaigos vardu)
Darbuotojui naudojant Programėlę svečio registracijai, „SabeeApp Go“ tvarko šių kategorijų svečių asmens duomenis griežtai pagal apgyvendinimo įstaigos nurodymus ir jos vardu:
- Tapatybės dokumentų duomenis, nuskaitytus Programėlės kameros funkcija iš pasų, asmens tapatybės kortelių, vairuotojo pažymėjimų ir gyvenamosios vietos registracijos pažymų. Priklausomai nuo dokumento tipo ir šalies, tai gali būti: vardas ir pavardė, gimimo data ir vieta, pilietybė, lytis, dokumento numeris, išdavusi institucija, išdavimo ir galiojimo pabaigos datos, gyvenamosios vietos adresas, savininko nuotrauka bei skaitmeninis dokumento atvaizdas;
- Kontaktinius duomenis: telefono numerį ir el. pašto adresą, sinchronizuotus iš esamos PMS rezervacijos arba darbuotojų tiesiogiai įvestus Programėlėje;
- Rezervacijos duomenis: rezervacijos numerį, priskirtą kambarį, atvykimo ir išvykimo datas, sąskaitos ar mokėjimo būseną (pvz., „Mokėjimas gautas“) ir bet kokias darbuotojų pridėtas pastabas;
- Komunikacijos metaduomenis: įrašą apie tai, kad iš Programėlės svečiui buvo inicijuotas skambutis arba el. laiškas (mes neįrašome pokalbių garso ir nesaugome el. laiškų, išsiųstų per paties naudotojo telefono ar el. pašto programas, turinio – žr. 6 skyrių);
- Iš „GuestAdvisor“ sinchronizuotus dokumentus: jei svečias prieš atvykdamas nuskenavo dokumentą per „GuestAdvisor“, šie duomenys perkeliami į apgyvendinimo įstaigos sistemą ir atvykus matomi Programėlėje.
Mes sąmoningai nerenkame specialiųjų kategorijų duomenų, išskyrus tuos, kurie natūraliai atspausdinti ant tapatybės dokumento (pvz., kai kurių šalių asmens kortelėse ar vairuotojo pažymėjimuose nurodomas organų donoro statusas). Šių atsitiktinių duomenų nenaudojame jokiems tikslams ir nurodome personalui jų neįrašyti atskirai.
3.3. Duomenys, kurių nerenkame
„SabeeApp Go“ nerenka mokėjimo kortelių numerių (mokėjimai atliekami per „SabeePay“ arba pačios apgyvendinimo įstaigos mokėjimo terminalą už Programėlės ribų) ir neturi prieigos prie svečio įrenginio, kontaktų ar asmeninių paskyrų.
4. Kas atsakingas už mano duomenis?
Duomenų apsaugos teisės aktai (BDAR 4 str. 7–8 punktai ir atitinkami įstatymai) skiria duomenų valdytoją (kuris nustato duomenų tvarkymo tikslus ir būdus) ir duomenų tvarkytoją (kuris tvarko duomenis valdytojo nurodymu).
| Duomenys | Valdytojas | Tvarkytojas |
|---|---|---|
| Darbuotojų paskyros, įrenginio, naudojimo ir atsiliepimų duomenys (3.1 skyrius) | „SabeeApp“ („thePass Kft.“) | — |
| Svečių tapatybės, kontaktiniai ir rezervacijos duomenys (3.2 skyrius) | Apgyvendinimo įstaiga (viešbutis, apartamentai ar hostelis, kuriame svečias apsistoja) | „SabeeApp“ („thePass Kft.“), veikianti pagal apgyvendinimo įstaigos nurodymus ir tarpusavio Duomenų tvarkymo sutartį |
Praktinė reikšmė: jei esate svečias ir norite sužinoti, kokius duomenis apie Jus turi konkreti apgyvendinimo įstaiga, norite juos ištaisyti ar ištrinti, pirmiausia turėtumėte kreiptis į tą apgyvendinimo įstaigą. Ji teisiškai atsako už Jūsų duomenis ir privalo pateikti savo privatumo pranešimą svečiams. „SabeeApp“ tvarko duomenis tik pagal apgyvendinimo įstaigos nurodymus, remdamasi Duomenų tvarkymo sutartimi, ir negali imtis veiksmų pagal svečio prašymą be apgyvendinimo įstaigos dalyvavimo, išskyrus įstatymų numatytus atvejus.
Jei nepavyksta susisiekti su apgyvendinimo įstaiga arba manote, kad „SabeeApp“ veikė pažeisdama apgyvendinimo įstaigos nurodymus, galite susisiekti su mumis 13 skyriuje nurodytais kontaktais – mes suteiksime pagalbą arba nukreipsime klausimą reikiamai institucijai.
5. Kodėl tvarkome šiuos duomenis ir mūsų teisinis pagrindas
| Tikslas | Naudojami duomenys | Teisinis pagrindas (BDAR) |
|---|---|---|
| Darbuotojų tapatybės nustatymas ir prieigos prie programėlės valdymas | Paskyros duomenys | Sutarties su apgyvendinimo įstaiga vykdymas (6 str. 1 d. b punktas); teisėtas interesas užtikrinti programėlės saugumą (6 str. 1 d. f punktas) |
| Svečių asmens dokumentų skenavimas ir įrašymas registracijos metu (check-in) ir, jei taikoma, teisės aktuose numatytų svečių registravimo prievolių vykdymas (pvz., vietos teisės aktų reikalaujami viešbučio svečių registrai) | Asmens dokumentų duomenys | Teisinės prievolės vykdymas (6 str. 1 d. c punktas) ir (arba) apgyvendinimo paslaugų sutarties tarp apgyvendinimo įstaigos ir svečio vykdymas (6 str. 1 d. b punktas) – nustato apgyvendinimo įstaiga kaip duomenų valdytoja |
| Svečio telefono numerio ir el. pašto adreso rodymas, redagavimas ir naudojimas bendravimui dėl apsistojimo | Kontaktiniai duomenys | Apgyvendinimo sutarties vykdymas (6 str. 1 d. b punktas); teisėtas interesas užtikrinti efektyvų svečių aptarnavimą (6 str. 1 d. f punktas) |
| Rezervacijų ir mokėjimų būsenos informacijos sinchronizavimas į programėlę, skirtas registratūros darbui | Rezervacijos duomenys | Sutarties tarp „SabeeApp" ir apgyvendinimo įstaigos vykdymas (6 str. 1 d. b punktas); apgyvendinimo įstaigos teisėtas interesas vykdyti registratūros veiklą (6 str. 1 d. f punktas) |
| Programėlės tobulinimas, klaidų diagnostika ir produkto analitika | Įrenginio, naudojimo ir diagnostikos duomenys | Teisėtas interesas palaikyti ir tobulinti programėlę (6 str. 1 d. f punktas) |
| Atsakymas į programėlėje pateiktas funkcijų užklausas | Atsiliepimų turinys, paskyros duomenys | Teisėtas interesas plėtoti produktą ir teikti pagalbą (6 str. 1 d. f punktas) |
| Neprivalomi vietos nustatymo duomenys, jei suteiktas leidimas | Vietos nustatymo duomenys | Sutikimas (6 str. 1 d. a punktas) – suteikiamas per įrenginio operacinės sistemos leidimo užklausą, gali būti atšauktas bet kuriuo metu |
6. Įrenginio leidimai, kurių gali prašyti programėlė
„SabeeApp Go" prašys įrenginio operacinės sistemos suteikti šiuos leidimus. Kiekvieno iš jų prašoma tik prireikus, o juos peržiūrėti arba atšaukti galite savo įrenginio nustatymuose (atšaukus leidimą, susijusi funkcija gali neveikti):
- Kamera – reikalinga asmens dokumentams skenuoti.
- Telefonas – skambučiui svečio numeriu inicijuoti naudojant įrenginio standartinį skambinimo įrankį. „SabeeApp" neįrašo, nestebi ir nesaugo šių skambučių turinio.
- Prieiga prie el. pašto programos / „mailto" nuoroda – numatytajai įrenginio el. pašto programai atidaryti su iš anksto įvestu svečio adresu. „SabeeApp" neskaito ir nesaugo šiuo būdu išsiųstų laiškų turinio.
- Nuotraukų galerija / saugykla (jei taikoma) – tik tuo atveju, jei darbuotojas nusprendžia prisegti esamą nuotrauką (pvz., prie funkcijos užklausos), o ne naudoti tiesioginį skenerį.
- Tiesioginiai pranešimai („push notifications“) – pranešimams apie naujas rezervacijas, kambarių tvarkymo atnaujinimus ar mokėjimo patvirtinimus, rodomus programėlėje.
- Vieta (neprivaloma) – žr. 3.1 skyrių.
7. Kam mes perduodame duomenis
Asmens duomenis perduodame tik tiek, kiek būtina programėlės veikimui užtikrinti, ir niekada jų neparduodame. Duomenų gavėjai:
- Pati apgyvendinimo įstaiga per automatinį sinchronizavimą su įstaigos „SabeeApp" PMS paskyra – tai yra pagrindinė programėlės funkcija;
- Debesų kompiuterijos ir infrastruktūros paslaugų teikėjai, saugantys „SabeeApp" PMS ir „SabeeApp Go" duomenis ([NAME PROVIDER(S), E.G., AWS/GCP/AZURE, AND REGION]);
- Dokumentų skenavimo / OCR technologijų teikėjai, jei asmens dokumentams nuskaityti naudojamas trečiosios šalies modulis, o ne vidinis sprendimas ([CONFIRM: IN-HOUSE OR THIRD-PARTY OCR VENDOR — NAME IT]);
- Analitikos ir klaidų registravimo paslaugų teikėjai, pasitelkiami programėlės stabilumui ir naudojimui stebėti ([E.G., GOOGLE ANALYTICS / FIREBASE / SENTRY — CONFIRM]), teikiant apibendrintus arba pseudonimizuotus duomenis;
- Kiti „SabeeApp" moduliai, kuriuos yra aktyvavusi apgyvendinimo įstaiga (pvz., „GuestAdvisor", „Housekeeping App", „SabeePay"), kai duomenys turi judėti tarp modulių, kad nereikėtų jų įvesti pakartotinai;
- Valstybės institucijos, kai to reikalauja įstatymai (pvz., privaloma svečių registracija, teisėsaugos institucijų prašymai);
- Profesionalūs konsultantai (auditoriai, teisininkai), saistomi konfidencialumo įsipareigojimų, kai tai būtina.
Visi trečiųjų šalių duomenų tvarkytojai yra saistomi duomenų tvarkymo sutarčių, kuriose reikalaujama taikyti BDAR lygiavertes apsaugos priemones.
8. Tarptautinis duomenų perdavimas
[CONFIRM AND COMPLETE] „SabeeApp" duomenis visų pirma saugo ir tvarko Europos ekonominėje erdvėje (EEE). Kai duomenys perduodami už EEE ribų (pavyzdžiui, trečiojoje šalyje esančiam pasitelktam duomenų tvarkytojui), remiamės tinkamomis apsaugos priemonėmis, tokiomis kaip Europos Komisijos standartinės sutarčių sąlygos, sprendimas dėl tinkamumo arba kitas teisėtas perdavimo mechanizmas, ir gavę prašymą galime pateikti išsamesnę informaciją.
9. Duomenų saugojimas
[CONFIRM ALL PERIODS — PLACEHOLDERS BELOW]
| Duomenų kategorija | Saugojimo laikotarpis |
|---|---|
| Darbuotojų paskyros ir prisijungimo duomenys | Apgyvendinimo įstaigos „SabeeApp" prenumeratos galiojimo laikotarpiu ir dar [X] po sutarties nutraukimo |
| Naudojimo, diagnostikos ir klaidų žurnalai | [12 mėnesių] nuo surinkimo dienos |
| Nuskenuoti asmens dokumentai ir svečių kontaktiniai duomenys | Apgyvendinimo įstaigos nurodytą laikotarpį, laikantis pačios įstaigos teisinių saugojimo prievolių (pvz., vietos viešbučių registracijos įstatymų), ir bet kuriuo atveju ne ilgiau, nei būtina šiam tikslui; „SabeeApp" ištrina arba anonimizuoja šiuos duomenis gavusi įstaigos nurodymą arba nutraukus sutartį, atsižvelgiant į bet kokią savarankišką teisinę saugojimo prievolę |
| Programėlėje pateiktos funkcijų užklausos | [24 mėnesius] arba kol klausimas bus išspręstas, pridedant pagrįstą tolesnių veiksmų laikotarpį |
Jei konkretus vietos teisės aktas (pvz., nacionalinis turizmo ar policijos registracijos įstatymas) reikalauja, kad apgyvendinimo įstaiga saugotų svečių registracijos duomenis tam tikrą laiką, taikomas šis terminas, o apgyvendinimo įstaiga yra atsakinga už atitinkamą saugojimo nustatymą ar nurodymą.
10. Duomenų saugumas
Taikome technines ir organizacines priemones, atitinkančias tvarkomų duomenų jautrumą, įskaitant: perduodamų (TLS) ir ramybės būsenos duomenų šifravimą, vaidmenimis pagrįstą prieigos kontrolę, ribojančią darbuotojų prieigą tik prie jiems priskirtų apgyvendinimo įstaigų, saugų nuskenuotų asmens dokumentų saugojimą, reguliarų saugumo testavimą ir prieigos registravimą žurnale. Nė viena sistema nėra visiškai saugi, todėl raginame darbuotojus saugoti savo prisijungimo duomenis ir nedelsiant pranešti apie bet kokį įtariamą pažeidimą (žr. 13 skyrių).
11. Jūsų teisės
11.1 Jei esate svečias
Norėdami pasinaudoti savo teisėmis pagal taikomus duomenų apsaugos teisės aktus, kurios gali apimti teisę susipažinti su duomenimis, reikalauti juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą, nesutikti su tvarkymu ir teisę į duomenų perkeliamumą, kreipkitės tiesiogiai į apgyvendinimo įstaigą. Apgyvendinimo įstaiga, kaip duomenų valdytoja, yra atsakinga už atsakymo pateikimą. „SabeeApp" padės apgyvendinimo įstaigai įvykdyti tokius prašymus, kai bus reikalingas mūsų dalyvavimas.
11.2 Jei esate darbuotojas / programėlės naudotojas
Norėdami pasinaudoti šiomis teisėmis dėl savo paskyros ir naudojimo duomenų, susisiekite tiesiogiai su „SabeeApp" (13 skyrius). Taip pat turite teisę pateikti skundą vietinei duomenų apsaugos institucijai – Vengrijoje tai Nacionalinė duomenų apsaugos ir informacijos laisvės institucija (NAIH) – arba savo gyvenamosios šalies priežiūros institucijai.
12. Vaikai
„SabeeApp Go" skirta naudoti suaugusiems viešbučio darbuotojams ir nėra pritaikyta vaikams. Kai svečio dokumentas priklauso nepilnamečiui, keliaujančiam su tėvais ar globėjais, taikomos tos pačios 3.2 ir 4 skyriuose nurodytos duomenų tvarkymo taisyklės, o apgyvendinimo įstaiga atsako už bet kokių papildomų vietos teisės aktuose numatytų apsaugos priemonių taikymą.
13. Susisiekite su mumis
thePass Kft.
[REGISTRUOTAS ADRESAS]
El. paštas: [PRIVATUMO KONTAKTINIS EL. PAŠTAS, PVZ., privacy@sabeeapp.com]
Duomenų apsaugos pareigūnas (jei paskirtas): [VARDAS, PAVARDĖ / KONTAKTAI ARBA NUORODA „PAGAL BDAR 37 STRAIPSNĮ NEREIKALAUJAMAS – TAIKOMAS AUKŠČIAU NURODYTAS KONTAKTAS“]
14. Šios politikos pakeitimai
Tobulindami programėlę, galime atnaujinti šią politiką. Apie esminius pakeitimus pranešime programėlėje arba kitais prieinamais būdais, taip pat atnaujinsime viršuje nurodytą datą „Paskutinį kartą atnaujinta“. Tolesnis programėlės naudojimas po pakeitimų įsigaliojimo reiškia sutikimą su atnaujinta politika.
15. Ryšys su „SabeeApp" PMS duomenų tvarkymo sutartimi
Svečių duomenų tvarkymą „SabeeApp Go" programėlėje apgyvendinimo įstaigos vardu papildomai reglamentuoja Duomenų tvarkymo sutartis tarp „SabeeApp" ir apgyvendinimo įstaigos (dažniausiai tai „SabeeApp" paslaugų teikimo sąlygų dalis). Kilus prieštaravimui tarp šios politikos ir minėtos sutarties nuostatų dėl duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo atsakomybės pasiskirstymo, vadovaujamasi Duomenų tvarkymo sutartimi.