NTIS Reikalavimų Atitikimas: Kaip PMS Sistema Padeda Viešbučiams

Šiandien sparčiai besikeičiančioje svetingumo industrijoje apgyvendinimo paslaugų teikėjai susiduria su įvairiais iššūkiais – nuo kasdienės veiklos valdymo iki užtikrinimo, kad kiekvienas svečias galėtų patirti kuo malonesnę viešnagę. Didėjant svečių lūkesčiams ir augant konkurencijai, apgyvendinimo paslaugų teikėjai nuolat ieško būdų supaprastinti procesus ir sumažinti rankinį darbą. Vis dėlto šiame skaitmeninės transformacijos kelyje jie nėra vieni – valstybės taip pat imasi iniciatyvos optimizuoti ir skaitmeninti su šia industrija susijusius reglamentus.

Puikus to pavyzdys – NTIS (Nacionalinė turizmo informacinė sistema) – valstybės įdiegta platforma, skirta rinkti ir analizuoti turistų duomenis bei skatinti duomenimis grįstus sprendimus tiek verslui, tiek valdžios institucijoms. Pagal NTIS reikalavimus, apgyvendinimo paslaugų teikėjai privalo pateikti privalomą informaciją apie kiekvieną svečią jų atvykimo dieną – kiekvieną dieną. Duomenų nepateikimas gali užtraukti baudas. Tokiu atveju efektyvumas ir skaitmenizacija tampa nebe pasirinkimu, o būtinybe.

Su kokiais iššūkiais susiduria apgyvendinimo paslaugų teikėjai dėl teisinių reikalavimų?

Nors tokios valstybinės informacinės sistemos kaip NTIS siekia skatinti duomenų skaidrumą ir optimizuoti turizmo sektoriaus veiklą, jos taip pat kelia didelių iššūkių apgyvendinimo paslaugų teikėjams. Užtikrinti atitiktį ne visada yra paprasta, ir daugelis verslų susiduria su:

1. Tinkamiausio duomenų surinkimo proceso paieška 

Apgyvendinimo paslaugų teikėjai turi rasti efektyvų būdą rinkti, saugoti ir pateikti svečių duomenis pagal NTIS reikalavimus. Ar rinkti duomenis atvykus svečiui naudojant popierines formas ir vėliau juos perkelti į E.Turistas posistemę? Galbūt geriau siųsti elektroninę formą el. paštu? Neturint aiškaus proceso, išauga rizika pateikti klaidingus duomenis ar ne laiku juos pateikti. Tačiau tokie šiuolaikiniai sprendimai kaip internetinis įsiregistravimas ženkliai sumažina klaidų tikimybę ir praktiškai panaikina rankinį duomenų įvedimą.

2. Nuolat besikeičiančiais teisiniais reikalavimais 

Reikalavimai nuolat keičiasi, ir net maži teisinių reikalavimų pakeitimai gali sukelti problemų. Todėl itin svarbu turėti sistemą, pvz., SabeeApp, kuri sklandžiai prisitaiko prie teisinių atnaujinimų ir realiu laiku informuoja naudotojus apie naujienas.

3. Svečių atsisakymu pateikti asmeninius duomenis 

Realistiškai, didžiausias iššūkis yra svečiai, kurie dėl duomenų saugos nenori arba dvejoja teikdami asmeninę informaciją. Įtikinti juos, kad duomenų pateikimas yra teisiškai privalomas, tuo pačiu užtikrinant puikią svečių patirtį, reikalauja aiškios komunikacijos ir profesionalaus, tačiau supratingo požiūrio. Suteikus svečiams galimybę patiems įvesti savo duomenis yra patikimesnis sprendimas, nes svečiai jaučiasi saugiau, galėdami išvengti jautrios informacijos pateikimo žodžiu arba jos siuntimo el. paštu. Internetinio įsiregistravimo sprendimai suteikia papildomą komfortą ir saugumą, todėl svečiai labiau linkę pateikti savo asmeninius duomenis.

Nors šie iššūkiai gali atrodyti bauginantys, šiuolaikinės apgyvendinimo įstaigų valdymo sistemos (PMS), tokios kaip SabeeApp, siūlo inovatyvius sprendimus, kurie palengvina teisinių reikalavimų atitikimą. Šios sistemos gali:

• Užtikrinti sklandų svečių informacijos surinkimą
• Prisitaikyti prie besikeičiančių teisinių reikalavimų, bendradarbiaujant su atitinkamomis institucijomis
• Suteikti svečiams galimybę patiems įvesti savo duomenis patogioje aplinkoje.

Toliau matysite kaip tinkama PMS sistema gali paversti šiuos teisinių reikalavimų įvykdymo procesus sklandžiais ir efektyviais.

Išmanūs sprendimai NTIS reikalavimų atitikimui

Pagrindinis tokios PMS sistemos kaip SabeeApp tikslas – pašalinti daug laiko reikalaujančias rankines užduotis, centralizuojant pagrindines operacijas: užsakymų valdymą, sąskaitų išrašymą, mokėjimus, bendravimą su svečiais ir daug daugiau. Laimei, išmani PMS sistema siūlo išmanius sprendimus :)

SabeeApp Išmaniųjų Sprendimų (Smart Solutions) paketas siūlo įrankius, kurie

• supaprastina ir modernizuoja kambarių tvarkymo komandos darbą,
• užtikrina sklandžią svečių patirtį, ir, svarbiausiai,
• pateikia efektyviausią būdą NTIS reikalavimų atitikimui užtikrinti – internetinę registraciją.

Naudodamiesi Smart Solutions, apgyvendinimo paslaugų teikėjai gali leisti svečiams valdyti savo rezervacijas dviem būdais:

• Per Guest Advisor– programėlę, kurioje svečiai gali peržiūrėti savo rezervacijas, užsisakyti papildomas paslaugas ir atlikti internetinę registraciją
• Per Svečių Portalą – Guest Advisor naršyklės versiją, leidžiančią svečiams patogiai valdyti savo užsakymus per jiems patinkančią naršyklę.

Naudojant šiuos įrankius galima užtikrinti tiek visišką teisinių reikalavimų atitikimą, tiek sklandžią svečių patirtį vienu metu:

1. Svečiai gali patys suvesti savo duomenis:

• Jūs, kaip apgyvendinimo paslaugų teikėjas, galite nustatyti, kokią informaciją privalote gauti – pasirinkdami privalomus laukus, kuriuos svečiai turi užpildyti. Jei būtini laukai nėra užpildyti, registracija negali būti baigta, todėl garantuojama, kad visi reikalingi duomenys bus pateikti
• Leisdami svečiams patiems įvesti duomenis, išvengiate rankinių klaidų – registratūros darbuotojams nereikia stengtis suprasti ranka ant popieriaus įrašytų duomenų ar, tiesiog, patiems suvedinėti svečių duomenų.
• Užpildytos internetinės registracijos informacija iki kitos dienos automatiškai perduodama į E.Turistas sistemą per SabeeApp ir NTIS integraciją, užtikrinant reikalavimų atitikimą realiu laiku.

2. Svečiai gali patys matyti savo rezervacijas vienoje vietoje, be registratūros įsikišimo:

• Išvengti eilių prie registratūros
• Gali peržiūrėti savo rezervacijos ir mokėjimų informaciją
• Užsisakyti papildomas paslaugas
• Susipažinti su apgyvendinimo įstaigos taisyklėmis ir vietos informacija
• Gauti prieigą prie kambario

Be to, Guest Advisor programėlė ir Svečių Portalas yra lengvai pritaikomi, todėl galite suasmeninti beveik kiekvieną aspektą, kad atitiktų jūsų apgyvendinimo vietos unikalų stilių, tuo pačiu užtikrinant, kad svečiai turėtų prieigą prie visos svarbios informacijos sklandžiai viešnagei:

• Daugiakalbė prieiga: išverskite platformos turinį į kelias kalbas, kad svečiai galėtų pasiekti svarbią informaciją jiems patogia kalba.
• Automatinė internetinė registracija: aktyvinkite Internetinio įsiregistravimo funkciją ir siųskite suasmenintus automatinius el. laiškus, kurie padės svečiams žingsnis po žingsnio atlikti registraciją – tai taupo jūsų laiką ir užtikrina reikalingos svečių informacijos surinkimą.
• Lankstūs informacijos laukeliai: pasirinkite, kokią informaciją svečiai turi pateikti – lengvai surinksite tiek teisiškai privalomus, tiek naudingus kontaktinius duomenis.
• Atsiliepimai realiuoju laiku: gaukite tiesioginius įžvalgų apie kambarių švarą, personalo mandagumą ir kt. – tai leidžia įvertinti svečių pasitenkinimą ir tobulinti paslaugas.
• Personalizuota svečių patirtis: suasmeninkite Svečių Portalą ir Guest Advisor programėlę pagal savo apgyvendinimo įstaigos stilių. Pasidalinkite informacija apie papildomas paslaugas, vietovės ypatybes, kambario raktų prieigą ir dar daugiau – nuo registracijos iki išvykimo.
• Papildomos paslaugos ir pardavimų galimybės: siūlykite tokias paslaugas kaip pusryčiai, pervežimai iš/į oro uostą ar ekskursijos – paverskite svečių įsitraukimą papildomų pajamų šaltiniu. Taip pat galite pasiūlyti išskirtines paslaugas, kurias svečiai gali užsisakyti tiesiai iš savo rezervacijos Guest Advisor programėlėje ar Svečių Portale.
• Kambarių užraktų integracija: SabeeApp siūlo integracijas su įvairiais išmaniaisiais užraktais, leidžiančias suteikti skaitmeninę kambario prieigą per Guest Advisor programėlę – nebereikia fizinių raktų ar kortelių.

Atitikite teisinius reikalavimus su SabeeApp

Teisinių reikalavimų laikymasis kartu ir sklandžios svečių patirties užtikrinimas gali būti sudėtingas uždavinys, tačiau šiuolaikinės turto valdymo sistemos (PMS), tokios kaip SabeeApp, tai padaro lengviau nei bet kada anksčiau. Pasitelkę Smart Solutions siūlomus sprendimus, apgyvendinimo paslaugų teikėjai gali supaprastinti svečių duomenų surinkimą, užtikrinti NTIS reikalavimų laikymąsi ir padidinti veiklos efektyvumą – tuo pačiu pagerinant bendrą svečių patirtį.

Naudojantis tokiomis funkcijomis kaip automatizuota internetinė registracija, sistemos suasmeninimas ir išmaniųjų užraktų integracija, SabeeApp ne tik supaprastina teisinių įsipareigojimų laikymąsi, bet ir keičia tai, kaip apgyvendinimo įstaigos bendrauja su savo svečiais. Vietoje rūpesčių dėl teisinių kliūčių, savininkai ir vadybininkai gali susitelkti į tai, kas iš tiesų svarbu – aukščiausios kokybės svetingumą.