1. Einleitung
thePass Kft. („SabeeApp“, „wir“, „uns“ oder „unser“) entwickelt und betreibt SabeeApp GO (die „App“), eine mobile Front-Desk-Anwendung für Hotels, Apartments und Hostels („Unterkünfte“), die die Hotelverwaltungssoftware von SabeeApp („SabeeApp PMS“) nutzen. Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten die App verarbeitet, warum, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte den betroffenen Personen zustehen.
SabeeApp GO ersetzt die bisherige Front Office Manager-App („FOM“). GO verarbeitet deutlich mehr personenbezogene Daten als FOM – vor allem scannt und überträgt es Ausweisdokumente (Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine sowie Adress-/Meldebescheinigungen) und zeigt Gästekontaktdaten an, die das Team bearbeiten kann. Diese Richtlinie trägt dem Rechnung.
Wenn du ein Gast bist, dessen Daten von einer Unterkunft über SabeeApp GO verarbeitet wurden, findest du weitere Informationen in Abschnitt 4 („Wer ist für meine Daten verantwortlich?“) – in den meisten Fällen musst du deine Datenschutzrechte gegenüber der Unterkunft (dem Hotel, Apartment oder Hostel) geltend machen, nicht direkt gegenüber SabeeApp, da die Unterkunft der Verantwortliche für Gästedaten ist.
Wenn du ein Teammitglied / Nutzer einer Unterkunft bist und die App nutzt, um dich anzumelden und sie zu bedienen, erklärt Abschnitt 4, dass SabeeApp für deine eigenen Konto- und Nutzungsdaten der Verantwortliche ist.
2. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für:
- die mobile Anwendung SabeeApp GO (iOS und Android);
- Daten, die verarbeitet werden, wenn ein Teammitglied einer Unterkunft das Ausweisdokument eines Gastes scannt, Gästekontaktdaten ansieht oder bearbeitet, aus der App heraus anruft oder eine E-Mail sendet oder andere Funktionen der App nutzt;
- Daten zur eigenen Nutzung der App durch das Teammitglied (Konto, Gerät, Diagnosedaten).
Was diese Richtlinie nicht abdeckt
- die Webplattform oder Website des SabeeApp PMS (siehe die allgemeine Datenschutzerklärung von SabeeApp);
- GuestAdvisor, die Housekeeping-App oder andere Module von SabeeApp, für die jeweils eigene Datenschutzdokumentationen gelten;
- die eigene Datenschutzerklärung einer Unterkunft gegenüber ihren Gästen, für deren Pflege die Unterkunft selbst verantwortlich ist (siehe Abschnitt 4).
3. Welche Daten wir erfassen
3.1 Daten zu App-Nutzern (Team der Unterkunft)
Um SabeeApp GO zu nutzen, benötigt ein Teammitglied ein gültiges Benutzerkonto im SabeeApp PMS mit mindestens Operator-Zugriff. Wir (bzw. die App in unserem Auftrag) verarbeiten:
- Kontodaten: Benutzername, gehashte Anmeldedaten, zugewiesene Unterkunft(en), Benutzerrolle/Berechtigungen;
- Geräte- und technische Daten: Gerätetyp, Betriebssystem und Version, App-Version, Gerätekennungen, IP-Adresse, Sprach-/Ländereinstellungen;
- Nutzungsdaten: verwendete Funktionen, angesehene Bildschirme, Sitzungsdauer, Zeitstempel von Aktionen in der App (z. B. abgeschlossener Check-in, eingeleiteter Anruf), Absturz- und Diagnoseprotokolle;
- Standortdaten: nur, wenn die Standortberechtigung auf Betriebssystemebene vom Teammitglied erteilt wird; wird ausschließlich für [diagnostic / fraud-prevention / analytics — CONFIRM PURPOSE] Zwecke verwendet; die App fragt diese Berechtigung ausdrücklich ab, und sie kann abgelehnt werden, ohne dass die Kernfunktionen verloren gehen;
- Feature-Wünsche: jeglicher Text, Screenshots oder andere Inhalte, die über die In-App-Funktion „Feedback senden / Feature-Wunsch“ übermittelt werden, zusammen mit den Konto- und Gerätedaten, die zur Weiterleitung und Beantwortung der Anfrage nötig sind.
3.2 Daten zu Gästen (verarbeitet im Auftrag der Unterkunft)
Wenn ein Teammitglied einen Gast über die App einchecken lässt, verarbeitet SabeeApp GO folgende Kategorien personenbezogener Gästedaten, ausschließlich nach Weisung und im Auftrag der Unterkunft:
- Ausweisdokumentendaten, erfasst über die kamerabasierte Scanfunktion der App, aus folgenden Dokumenten: Reisepässen, Personalausweisen, Führerscheinen und Adress-/Meldebescheinigungen. Je nach Dokumententyp und Land kann dies Folgendes umfassen: vollständigen Namen, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Dokumentennummer, ausstellende Behörde, Ausstellungs- und Ablaufdatum, Wohnadresse, ein Foto der Person sowie ein digitales Abbild/Scan des Dokuments selbst;
- Kontaktdaten: Telefonnummer und E-Mail-Adresse, unabhängig davon, ob sie aus einer bestehenden PMS-Reservierung synchronisiert oder direkt vom Team in der App hinzugefügt bzw. bearbeitet wurden;
- Reservierungsdaten: Buchungsreferenz, Zimmerzuweisung, An- und Abreisedatum, zur Orientierung angezeigter Gästekonto-/Zahlungsstatus (z. B. „Zahlung erhalten“) sowie vom Team hinzugefügte Notizen;
- Kommunikationsmetadaten: die Aufzeichnung, dass ein Anruf oder eine E-Mail aus der App an einen Gast initiiert wurde (wir zeichnen weder den Anrufton auf noch speichern wir den Inhalt von E-Mails, die über die eigenen Telefon-/E-Mail-Apps des Gastes gesendet werden – siehe Abschnitt 6);
- Über GuestAdvisor synchronisierte Dokumente: Hat ein Gast sein Dokument bereits vor der Anreise über GuestAdvisor gescannt, werden diese zuvor erfassten Daten mit dem Datensatz der Unterkunft synchronisiert und sind beim Check-in in GO sichtbar.
Wir erfassen nicht absichtlich besondere Kategorien personenbezogener Daten über das hinaus, was auf einem Ausweisdokument ohnehin aufgedruckt ist (z. B. weisen manche Personalausweise/Führerscheine einen Organspendestatus oder Ähnliches aus). Diese beiläufig enthaltenen Daten nutzen wir zu keinem Zweck und weisen das Team an, sie nicht gesondert zu erfassen.
3.3 Daten, die wir nicht erfassen
SabeeApp GO erfasst keine Zahlungskartennummern (Zahlungen werden über SabeePay oder das eigene Zahlungsterminal der Unterkunft außerhalb der App abgewickelt) und greift nicht auf das Gerät, die Kontakte oder persönlichen Konten eines Gastes zu.
4. Wer ist verantwortlich für meine Daten?
Das Datenschutzrecht (Art. 4 Abs. 7–8 DSGVO und vergleichbare Gesetze) unterscheidet zwischen einem Verantwortlichen (der entscheidet, warum und wie Daten verarbeitet werden) und einem Auftragsverarbeiter (der Daten nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet).
| Daten | Verantwortlicher | Auftragsverarbeiter |
|---|---|---|
| Konto-, Geräte-, Nutzungs- und Feedbackdaten des Teams (Abschnitt 3.1) | SabeeApp (thePass Kft.) | — |
| Identitäts-, Kontakt- und Reservierungsdaten von Gästen (Abschnitt 3.2) | Die Unterkunft (das Hotel, Apartment oder Hostel, in dem der Gast wohnt) | SabeeApp (thePass Kft.), handelnd nach Weisung der Unterkunft und auf Grundlage des zwischen SabeeApp und der Unterkunft bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrags |
Praktische Bedeutung: Wenn du ein Gast bist und wissen möchtest, welche Daten eine bestimmte Unterkunft über dich gespeichert hat, sie berichtigen oder löschen lassen möchtest, wende dich zuerst an diese Unterkunft – sie ist rechtlich für deine Daten verantwortlich und dafür zuständig, dir ihre eigene Datenschutzerklärung für Gäste zur Verfügung zu stellen. SabeeApp verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Unterkunft und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und kann auf Anfragen von Gästen nur gemeinsam mit der Unterkunft reagieren, außer das Gesetz schreibt etwas anderes vor.
Solltest du die Unterkunft nicht erreichen können oder der Meinung sein, dass SabeeApp selbst außerhalb der Weisungen der Unterkunft gehandelt hat, kannst du uns über die Angaben in Abschnitt 13 kontaktieren – wir helfen dir weiter oder leiten die Anfrage entsprechend weiter.
5. Warum wir diese Daten verarbeiten und unsere Rechtsgrundlage
| Zweck | Verwendete Daten | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|---|
| Authentifizierung von Mitarbeitenden und Zugriffskontrolle für die App | Kontodaten | Erfüllung des Vertrags mit der Unterkunft (Art. 6 Abs. 1 lit. b); berechtigtes Interesse an der Sicherheit der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Scannen und Erfassen von Ausweisdokumenten der Gäste für den Check-in sowie gegebenenfalls gesetzliche Meldepflichten (z. B. nach lokalem Recht vorgeschriebene Gästemeldeverzeichnisse) | Ausweisdaten | Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) und/oder Erfüllung des Beherbergungsvertrags zwischen der Unterkunft und dem Gast (Art. 6 Abs. 1 lit. b) – festgelegt durch die Unterkunft als Verantwortliche |
| Anzeigen, Bearbeiten und Verwenden von Telefonnummer/E-Mail-Adresse des Gasts zur Kommunikation über den Aufenthalt | Kontaktdaten | Erfüllung des Beherbergungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b); berechtigtes Interesse an effizientem Gästeservice (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Synchronisierung von Reservierungs- und Zahlungsstatusdaten in die App für die Nutzung an der Rezeption | Reservierungsdaten | Erfüllung des Vertrags zwischen SabeeApp und der Unterkunft (Art. 6 Abs. 1 lit. b); berechtigtes Interesse der Unterkunft am Betrieb ihrer Rezeption (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Verbesserung der App, Diagnose von Abstürzen und Produktanalysen | Geräte-, Nutzungs- und Diagnosedaten | Berechtigtes Interesse an der Wartung und Verbesserung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Bearbeitung von Funktionswünschen in der App | Feedback-Inhalte, Kontodaten | Berechtigtes Interesse an Produktentwicklung und Support (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Optionale Standortdaten, sofern die Berechtigung erteilt wurde | Standortdaten | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) – erteilt über die Berechtigungsabfrage des Betriebssystems, jederzeit widerrufbar |
6. Geräteberechtigungen, die die App anfragen kann
SabeeApp GO fordert vom Betriebssystem deines Geräts die folgenden Berechtigungen an. Jede wird nur bei Bedarf angefragt und kann in den Geräteeinstellungen überprüft oder widerrufen werden (der Widerruf einer Berechtigung kann die entsprechende Funktion deaktivieren):
- Kamera – erforderlich zum Scannen von Ausweisdokumenten.
- Telefon – um über die native Wähl-App des Geräts einen Anruf an die Nummer eines Gasts zu starten. SabeeApp zeichnet den Inhalt dieser Anrufe nicht auf, überwacht ihn nicht und speichert ihn nicht.
- Zugriff auf E-Mail-Client / mailto-Link – um die Standard-E-Mail-App des Geräts mit voreingetragener Adresse des Gasts zu öffnen. SabeeApp liest oder speichert den Inhalt so gesendeter E-Mails nicht.
- Fotomediathek / Speicher (falls zutreffend) – nur wenn ein Teammitglied sich dafür entscheidet, ein vorhandenes Bild anzuhängen (z. B. an einen Funktionswunsch), statt den Live-Scanner zu verwenden.
- Push-Benachrichtigungen – für Hinweise wie neue Buchungen, Housekeeping-Updates oder Zahlungsbestätigungen, die in der App angezeigt werden.
- Standort (optional) – siehe Abschnitt 3.1.
7. Mit wem wir Daten teilen
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für den Betrieb der App erforderlich ist, und verkaufen personenbezogene Daten niemals. Zu den Empfängern gehören:
- Die Unterkunft selbst, über die automatische Synchronisierung mit dem SabeeApp-PMS-Konto der Unterkunft – das ist die Kernfunktion der App;
- Cloud-Hosting- und Infrastrukturanbieter, die Daten von SabeeApp PMS und GO speichern ([NAME PROVIDER(S), E.G., AWS/GCP/AZURE, AND REGION]);
- Anbieter von Dokumentenscan-/OCR-Technologie, falls zum Auslesen von Ausweisdokumenten eine Drittanbieter-Engine anstelle einer eigenen Lösung verwendet wird ([CONFIRM: IN-HOUSE OR THIRD-PARTY OCR VENDOR — NAME IT]);
- Analyse- und Absturzberichts-Anbieter, die zur Überwachung von Stabilität und Nutzung der App eingesetzt werden ([E.G., GOOGLE ANALYTICS / FIREBASE / SENTRY — CONFIRM]), auf aggregierter oder pseudonymisierter Basis;
- Andere SabeeApp-Module, die die Unterkunft aktiviert hat (z. B. GuestAdvisor, Housekeeping App, SabeePay), sofern Daten zwischen den Modulen übertragen werden müssen, um Doppeleingaben zu vermeiden;
- Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. gesetzliche Gästemeldung, Anfragen von Strafverfolgungsbehörden);
- Berufsmäßige Berater (Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte), die einer Verschwiegenheitspflicht unterliegen, soweit erforderlich.
Alle Drittanbieter-Auftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, die DSGVO-gleichwertige Schutzmaßnahmen vorschreiben.
8. Internationale Datenübermittlungen
[CONFIRM AND COMPLETE] SabeeApp speichert und verarbeitet Daten grundsätzlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Werden Daten außerhalb des EWR übermittelt (zum Beispiel an einen Unterauftragsverarbeiter in einem Drittland), stützen wir uns auf geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, einen Angemessenheitsbeschluss oder einen anderen zulässigen Übermittlungsmechanismus, und stellen auf Anfrage weitere Informationen zur Verfügung.
9. Aufbewahrung der Daten
[CONFIRM ALL PERIODS — PLACEHOLDERS BELOW]
| Datenkategorie | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Konto- und Login-Daten der Mitarbeitenden | Für die Dauer des SabeeApp-Abonnements der Unterkunft, zuzüglich [X] nach Beendigung |
| Nutzungs-, Diagnose- und Absturzprotokolle | [12 Monate] ab Erhebung |
| Gescannte Ausweisdokumente und Kontaktdaten der Gäste | Für den von der Unterkunft angewiesenen Zeitraum, entsprechend den eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Unterkunft (z. B. lokale Meldegesetze für Beherbergungsbetriebe), in jedem Fall jedoch nicht länger als für diesen Zweck erforderlich; SabeeApp löscht oder anonymisiert diese Daten auf Anweisung der Unterkunft oder bei Vertragsbeendigung, vorbehaltlich einer unabhängigen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht |
| Funktionswünsche in der App | [24 Monate], oder bis zur Erledigung zuzüglich einer angemessenen Nachlauffrist |
Schreibt ein bestimmtes lokales Gesetz (z. B. ein nationales Tourismus- oder Meldegesetz) vor, dass eine Unterkunft Gästemeldedaten für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren muss, gilt dieser Zeitraum, und die Unterkunft ist dafür verantwortlich, die Aufbewahrung entsprechend zu konfigurieren oder anzuweisen.
10. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die der Sensibilität der verarbeiteten Daten entsprechen, darunter: Verschlüsselung von Daten während der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffskontrollen, die die Sichtbarkeit für Mitarbeitende auf ihre zugewiesenen Unterkünfte beschränken, sichere Speicherung gescannter Ausweisdokumente, regelmäßige Sicherheitstests und Zugriffsprotokollierung. Kein System ist vollständig sicher. Wir bitten Mitarbeitende, ihre eigenen Zugangsdaten zu schützen und jeden Verdacht auf einen Sicherheitsvorfall umgehend zu melden (siehe Abschnitt 13).
11. Deine Rechte
11.1 Wenn du ein Gast bist
Wende dich direkt an die Unterkunft, um deine Rechte nach geltendem Datenschutzrecht auszuüben. Dazu können das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gehören. Die Unterkunft ist als Verantwortliche für die Beantwortung zuständig. SabeeApp unterstützt die Unterkunft bei der Erfüllung solcher Anfragen, sofern unsere Mitwirkung erforderlich ist.
11.2 Wenn du Teammitglied bist oder die App nutzt
Wende dich direkt an SabeeApp (Abschnitt 13), um dieselben Kategorien von Rechten in Bezug auf dein eigenes Konto und deine Nutzungsdaten geltend zu machen. Du kannst dich außerdem bei deiner zuständigen Datenschutzbehörde beschweren – in Ungarn die Nationale Behörde für Datenschutz und Informationsfreiheit (NAIH) – oder bei der Behörde in deinem eigenen Wohnsitzland.
12. Kinder
SabeeApp GO ist für die Nutzung durch erwachsenes Hotelpersonal bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Gehört ein Gästedokument einem Minderjährigen, der mit einem Elternteil oder Erziehungsberechtigten reist, gelten dieselben Verarbeitungsregeln aus Abschnitt 3.2 und Abschnitt 4, wobei die Unterkunft für zusätzliche, nach lokalem Recht erforderliche Schutzmaßnahmen verantwortlich ist.
13. Kontakt
thePass Kft.
[REGISTERED ADDRESS]
E-Mail: [PRIVACY CONTACT EMAIL, E.G., privacy@sabeeapp.com]
Datenschutzbeauftragter (falls bestellt): [NAME / CONTACT, OR STATE "NOT REQUIRED UNDER GDPR ART. 37 — CONTACT POINT ABOVE APPLIES"]
14. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Richtlinie im Zuge der Weiterentwicklung der App aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich über die App oder auf anderem angemessenem Weg, und das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben wird entsprechend angepasst. Die fortgesetzte Nutzung der App nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Zustimmung zur aktualisierten Richtlinie.
15. Verhältnis zur Datenverarbeitungsvereinbarung des SabeeApp PMS
Die Verarbeitung von Gästedaten durch SabeeApp GO im Auftrag einer Unterkunft unterliegt zusätzlich der Datenverarbeitungsvereinbarung zwischen SabeeApp und der Unterkunft (üblicherweise Teil der SabeeApp-Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Bei Widersprüchen zwischen dieser Richtlinie und jener Vereinbarung hinsichtlich der Verteilung von Verantwortlichen- und Auftragsverarbeiter-Pflichten hat die Datenverarbeitungsvereinbarung Vorrang.