Ugrás a tartalomhoz
Magyar
Kapcsolat
  • Nincs javaslat, mert üres a keresőmező.

Kapcsolódási útmutató a Roommatik és a SabeeApp között

Áttekintés

A Roommatik egy vendéglátóipari technológiai szolgáltató, amely önkiszolgáló bejelentkezési kioszkokat, kulcskiadókat, online bejelentkezést és intelligens szobai energiairányítást kínál. Használja ezt az útmutatót a Roommatik SabeeApp-hoz való csatlakoztatásához, hogy a foglalási, vendég- és fizetési adatok automatikusan szinkronizálódjanak a PMS és a bejelentkezési hardver között.

Környezet

A Roommatik integrálódik a szálláshely-kezelő rendszerekkel, zárszolgáltatókkal, fizetési átjárókkal és ID-ellenőrző eszközökkel, lehetővé téve a vendégek számára, hogy a kioszknál jelentkezzenek be és fizessenek, miközben a SabeeApp automatikusan megkapja a foglalási, ID- és fizetési adatokat. A teljes funkciók áttekintéséhez tekintse meg a Roommatik Funkció Térképét.

Lépések

1. Készítsd elő a beállítást

  1. Győződj meg róla, hogy a Roommatik kioszk telepítve van és használatra kész.
  2. A SabeeApp-ban aktiváld a Smart Solutions (GuestAdvisor mobil applikációt) – ez lehetővé teszi az automatikus foglalási státusz frissítéseket (Bejelentkezett / Fedélzeten).

2. Csatlakozás a SabeeApp-ból

  1. Jelentkezz be a SabeeApp fiókjába.
  2. Menj a Marketplace menübe.
  3. Keresd meg a Roommatikot, majd kattints a Kapcsolat indítása gombra.
  4. Válaszd ki az Már van Roommatik fiókom lehetőséget → kattints a Kapcsolódás gombra.
  5. Válaszd ki azokat a szobatípusokat, amelyeket szinkronizálni szeretne a Roommatik-kal, majd kattintson a Mentésgombra.
  6. Válaszd ki azokat a szolgáltatásokat, amelyeket szinkronizálni szeretne a Roommatik-kal, majd kattintson a Mentés gombra.

3. Automatikus számlázás és értesítések beállítása (opcionális)

A Roommatik automatikusan ki tud állítani egy végszámlát – a teljes tartózkodásra, kifizetettként megjelölve – abban a pillanatban, amikor a vendég a kioszknál teljes egészében kiegyenlíti a fennmaradó egyenleget. Ezt a Marketplace → Roommatik → beállítások menüben tudod konfigurálni.

⚠️ Az előleg automatikus számlázása megszűnt. A Roommatik már nem állít ki automatikusan előlegszámlát (foglaló), amikor a vendég csak részben fizeti ki az egyenleget. Ezt a funkciót teljesen felváltotta az alább leírt, teljes kifizetéskor kiállított végszámla. Ha a vendég előleget fizet, azt a számlát manuálisan kell kiállítanod a folióból.

Mind a négy alapbeállítást ki kell tölteni: automatikus számlázás be, fiók, számsorozat, teljesítés dátuma. Ha akár csak egy is hiányzik, soha nem készül automatikusan számla, és a SabeeApp erről nem figyelmeztet.

Két helyzet teljesen blokkolja az automatikus számlázást, függetlenül ezektől a beállításoktól:

  • Több cégre történő számlázás – azok a szállások, amelyek egynél több cég alatt számláznak, ki vannak zárva.
  • Magyar szállások, ha nincs működő NAV (Online Számla) kapcsolatuk.

A számla csak akkor kerül kiállításra, ha a fizetés a Roommatikon keresztül érkezik, és a folió egyenlegét pontosan nullára hozza – sem többre, sem kevesebbre, kerekítési tolerancia nélkül –, valamint a foglaláson nincs korábbi számla által zárolt folióelem. Az automatikus számlázás csak egyéni foglalásokra vonatkozik: csoportos foglalás esetén egy adott résztvevő csak akkor kap számlát, ha a fizetés az adott foglaláshoz (nem a csoporthoz) kerül rögzítésre, és a folióelemek nincsenek máshova irányítva.

⚠️ Minden előlegfizetést rögzíts az egyéni foglaláson. Ha a vendég már fizetett előre – OTA virtuális bankkártyával (VCC), bankátutalással, vagy máshol felvett előleggel –, de ez a fizetés nincs rögzítve az egyéni foglaláson a SabeeAppben, a folió továbbra is a teljes összeget mutatja fizetendőként. A kioszk ekkor újra felszámítja a vendégnek a teljes összeget, és a SabeeApp erről a teljes összegről állít ki végszámlát, mivel nincs tudomása olyan összegről, amiről soha nem kapott információt. Ez a duplán felszámított díj manuális korrekciót igényel (visszatérítés és számlakorrekció), ezért rögzítsd az előlegfizetéseket az egyéni foglaláson, mielőtt a vendég a kioszkhoz érne.

4. A beállítás befejezése a Roommatikban

  • Nyisd meg a Roommatik rendszeredet.
  • Végezd el a beállítást a Roommatik admin felületén az ott található útmutatás szerint.
  • A befejezés után a Roommatik kioszkjaid automatikusan elkezdik szinkronizálni az adatokat a SabeeApp-pal.

Hogyan szinkronizálódnak a vendégadatok

A Roommatik kioszkok beépített okmányolvasóval rendelkeznek, amely a check-in során rögzíti a vendég azonosító adatait. Amint a Roommatik elküldi az okmányadatokat, a SabeeApp automatikusan „szkennelt adatként” tárolja azokat a foglaláson, ideértve:

  • Születési hely
  • Okmány típusa
  • Okmányszám

Ez manuális adatrögzítés nélkül teljesíti a VIZA megfelelőségi adatgyűjtési követelményt.

A Roommatik kapcsolat megszüntetése

  • Nyisd meg a Beállítások / Marketplace menüt a SabeeAppben.
  • Válaszd ki a Roommatikot.
  • Kattints a Kapcsolat kezelése gombra.
  • A kapcsolat beállításainál kattints a Kapcsolat megszüntetése gombra.
  • A Roommatik ezután már nem lesz összekapcsolva a SabeeApp fiókoddal.

Fontos megjegyzések

  • Az előleg automatikus számlázása megszűnt. A Roommatik többé nem állít ki automatikusan előlegszámlát – ezeket manuálisan kell kiállítani a folióból.
  • Az automatikus végszámlázás csak egyéni foglalásokra működik, és teljesen blokkolva van több cégre történő számlázás esetén, valamint azoknál a magyar szállásoknál, amelyeknek nincs működő NAV kapcsolata.
  • Egy sikertelen vagy hiányzó számla soha nem blokkolja, nem vonja vissza és nem törli a fizetést – a pénz továbbra is rögzítve marad a folión. Az egyetlen következmény, hogy a szállásnak manuálisan kell kiállítania a számlát. A SabeeApp nem küld figyelmeztetést, ha egy automatikus számla sikertelen, ezért ez általában support jegyként merül fel, nem pedig jelentett hibaként.
  • A szkennelt okmányadatok (születési hely, okmány típusa, okmányszám) csak azután kerülnek tárolásra, hogy a Roommatik elküldi az okmányadatokat a vendég okmányszkennelésének befejezése után.
  • A Smart Solutions (GuestAdvisor mobil applikáció) aktiválása szükséges ahhoz, hogy a foglalási státuszok automatikusan frissüljenek (Checked-in / Onboard).
  • Az automatikusan generált számlák kiállítási dátuma mindig az aktuális dátum, függetlenül a tartózkodás dátumaitól.

Legjobb gyakorlatok

  • Aktiváld a Smart Solutionst, mielőtt csatlakoztatod a Roommatikot, hogy a foglalási státuszok már az első szinkronizálástól automatikusan frissüljenek.
  • A 2. lépésben csak azokat a szobákat és szolgáltatásokat válaszd ki, amelyeket valóban elérhetővé szeretnél tenni a kioszknál – ez a lista határozza meg, mit lát a vendég a Roommatikban.
  • Kapcsold be a vendégeknek és a személyzetnek szóló értesítéseket is, hogy a végszámlák mindkét oldalon megerősítést kapjanak manuális ellenőrzés nélkül.
  • Éles indítás előtt ellenőrizd, hogy a Roommatik Marketplace elemben megadott számlázási beállítások megfelelnek a könyvelési rendszerednek, mivel a számlázási fiók, a számsorozat és a teljesítés dátuma is ezekből a beállításokból származik.
  • Rögzítsd az OTA VCC terheléseket, bankátutalásokat és minden egyéb előlegfizetést az egyéni foglaláson, mielőtt a vendég check-inel – ez a leggyakoribb oka annak, hogy a vendégeket duplán számlázzák.
  • Ha több cégre számlázol, vagy magyar szállást üzemeltetsz, a cég/NAV beállításokat külön kell rendezned: ezekben az esetekben az automatikus számlázás blokkolva van, függetlenül attól, hogyan vannak beállítva a Roommatik beállítások.

Hibaelhárítás

  • A foglalási státusz nem frissül Checked-in / Onboard állapotra. Ellenőrizd, hogy a Smart Solutions (GuestAdvisor mobil applikáció) aktiválva van-e a SabeeAppben.
  • Szobák vagy szolgáltatások hiányoznak a kioszknál. Ellenőrizd, hogy ki lettek-e választva a 2. lépésben (Csatlakozás a SabeeAppből) – csak a szinkronizált elemek jelennek meg a Roommatikban.
  • Nem keletkezik végszámla, miután a vendég teljes egészében fizetett. Ellenőrizd sorban: az automatikus számlázás be van kapcsolva, és mind a négy számlázási beállítás ki van töltve; a fizetés a Roommatikon keresztül érkezett (nem manuális csatornán); a folió egyenlege pontosan nulla a fizetés után; a foglaláson nincs korábbi számla által zárolt folióelem; a szállás nincs kizárva (több cégre történő számlázás, vagy magyar szállás NAV kapcsolat nélkül). Bármilyen részleges fizetés, vagy akár egy fillérnyi eltérés esetén a rendszer nem állít ki számlát – kerekítési tolerancia nincs.
  • A vendéget duplán számlázták, vagy a számla összege túl magasnak tűnik. Ellenőrizd, hogy történt-e korábbi előlegfizetés (OTA VCC, bankátutalás, foglaló), amely soha nem lett rögzítve az egyéni foglaláson – lásd a figyelmeztetést a 3. lépésben. Ez manuális korrekciót igényel: térítsd vissza a duplán felszámított fizetést, és töröld/javítsd a számlát.
  • Csoportos foglalás vendégei sosem kapnak automatikus számlát. Ellenőrizd, hogy a fizetések az egyéni foglaláshoz (source_type: reservation) kerülnek rögzítésre, nem a csoporthoz, és hogy az adott foglalás folióelemei nincsenek egy másik foglaláshoz vagy a csoport foliójához irányítva.
  • A szállás előlegszámlát várt. Ez a várt viselkedés – az előleg automatikus számlázása megszűnt. Ehelyett állítsd ki manuálisan a folióból.
  • Szkennelt vendégadatok hiányoznak egy foglalásból. Ezek az adatok csak azután jelennek meg, hogy a Roommatik elküldi az okmányadatokat, miután a vendég befejezte az okmányszkennelést a check-in során.
  • Nem érkeznek meg az értesítések. Ellenőrizd a vendég- és személyzeti értesítési kapcsolókat a Roommatik Marketplace elemben a SabeeAppben.

Eredmény

A Roommatik csatlakozva van a SabeeApphoz, és automatikusan szinkronizálja a foglalási, vendég- és fizetési adatokat. A vendégek a kioszknál tudnak check-inelni és fizetni; az okmányadataik manuális rögzítés nélkül kerülnek befogásra; a végszámla automatikusan kiállításra és kifizetettként megjelölésre kerül, amint a vendég teljes egészében kiegyenlíti az egyenlegét; a vendégek és a személyzet pedig automatikus értesítéseken keresztül folyamatosan tájékoztatást kap.