A CashDrawer hamarosan érkezik!
Elszámolás
Az elszámolás annak a folyamata, amikor a rendszerben rögzített készpénzt összehasonlítod a pénztárfiókban ténylegesen megtalálható készpénzzel.
Célja az eltérések azonosítása és annak ellenőrzése, hogy a pénztárfiók egyenlegei helyesek-e.
Mit hasonlítasz össze az elszámolás során?
Elszámolás során az alábbiakat vizsgálod:
- Rendszer egyenleg: a CashDrawerben megjelenő egyenleg
- Fizikai készpénz: a pénztárfiókban ténylegesen megszámolt összeg
- Eltérés: bármilyen különbség a rendszer és a fizikai készpénz között
Mikor érdemes elszámolni?
Elszámolást jellemzően az alábbi esetekben végzel:
- Műszak vagy munkanap végén
- Műszakátadáskor
- Készpénz széfbe történő összesítése előtt
- Ha eltérésre gyanakszol
Pénztárak elszámolása
1. lépés: A fizikai készpénz megszámolása
Mielőtt belépnél a rendszerbe:
- Számold meg a pénztárfiókban található összes készpénzt
- Ha több pénznem van a fiókban, válaszd szét őket pénznemenként
- Számold ki az összesített összeget minden pénznemre külön
2. lépés: A rendszer egyenlegének ellenőrzése a CashDrawerben
- Menj a Tranzakciók menüpontra
- Válaszd ki az imént megszámolt pénztárfiókot
- Tekintsd meg az aktuális pénztárfiók-egyenlegeket, amelyek pénznemenként kártyákon jelennek meg
- Kattints a Részletek megtekintése gombra annál a pénznemnél, amelyet elszámolni szeretnél
Egy oldalsó panel nyílik meg, ahol a pénznem egyenlegének részleteit látod.
5. Add meg az adott pénznemhez megszámolt fizikai készpénz összegét
6. Kattints az Egyenleg ellenőrzése gombra az elszámolás befejezéséhez
3. lépés: Összehasonlítás és megerősítés
Hasonlítsd össze a fizikai készpénzt a rendszer egyenlegével.
Ha az egyenlegek megegyeznek:
- Egy megerősítő üzenet jelzi, hogy az egyenleg helyes
- A tranzakciók listájába bekerül egy Elszámolás bejegyzés, amely igazolja, hogy az adott időpontban nem volt eltérés a fizikai készpénz és a CashDrawerben rögzített összeg között
Ha az egyenlegek nem egyeznek:
Ha a pénztárfiókban található készpénz eltér a rendszer egyenlegétől, a rendszer figyelmeztet. Két lehetőséged van:
-
Kihagyás – Válaszd ezt, ha egyelőre nem szeretnéd kezelni az eltérést, és a jelenlegi rögzített egyenlegekkel szeretnél tovább dolgozni. A rendszer hiányt vagy többletet fog jelezni az elszámolás alapján.
-
Eltérés rögzítése – Válaszd ezt, ha korrigálni szeretnéd az eltérést hiányzó készpénz hozzáadásával vagy többlet eltávolításával. Egy felugró ablak jelenik meg, ahol az eltérés összege előre ki van töltve, valamint egy megjegyzés, például:
„Elszámolási eltérés korrekció – készpénztöbblet”.
Ellenőrizd az adatokat, majd kattints az Eltérés mentése gombra az egyenleg frissítéséhez.
Ez a művelet két tranzakciós bejegyzést hoz létre, amelyek együtt visszaállítják a pénztárfiók egyensúlyát.
4. lépés: Eltérések kivizsgálása
Ha a fizikai készpénz és a rendszer egyenlege nem egyezik, kövesd az alábbi lépéseket:
1. Legutóbbi tranzakciók átnézése
- Ellenőrizd a tranzakciós listát hibák után kutatva
- Keresd az elírásokat vagy hibás összegeket
- Azonosítsd a hiányzó tranzakciókat
- Elsősorban a legfrissebb bejegyzésekre fókuszálj
2. Gyakori problémák
- Hibás összeggel rögzített tranzakció
- Duplikált tranzakció
- Rossz pénznemben rögzített tranzakció
- Egyáltalán nem rögzített tranzakció
- Kerekítési különbségek
3. A probléma javítása
- Hibás összeg: szerkeszd a tranzakciót
- Hiányzó tranzakció: add hozzá
- Duplikált tranzakció: rögzíts egy ellenirányú tranzakciót az egyenleg kiegyenlítéséhez
- Rossz pénznem: módosítsd a pénznemet