Mint azt már bizonyára tudod, a SabeeApp Frontdesk moduljának egyik alapvető pillére az automatizált vendégkommunikáció. Azonban a GuestAdvisor Eszközök esetében ez az automatikus kommunikáció még nagyobb szerephez jut annak érdekében, hogy tájékoztassuk a vendégeidet arról, hogy hogyan tudja a GuestAdvisor segíteni őket a szálláshelyeden töltött idő alatt.
Automatikus email sablonok
A SabeeAppban 2 automatikus email sablont ütemezünk be minden vendéged számára miután aktiválod a GuestAdvisor modul Online check-in funkcióját. Az egyik az "Online check-in available" a másik pedig az "Online check-in still available". Mindkét email sablont megtalálod a Beállítások / Email sablonok / GAT sablonok menüpontban. Ezekről további információt az alábbi linkre kattintva találsz. Fontos, hogy ezek az email sablonok csak angol nyelven kerülhetnek kiküldésre, de mivel szerkeszthetőek, ezért a magyar nyelvű fordítást is el tudod helyezni az angol sablon után vagy akár előtte is.
Online check-in available
Ezt az email sablont akkor küldjük ki a vendégeidnek, amikor az Online check-in elérhetővé válik. Arról, hogy ez mikortól legyen elérhető, a GuestAdvisor Eszközök / Oldalbeállítás menüpontjában tudsz dönteni a Online bejelentkezési időszak érkezés előtt, napokban számolva lehetőségnél. Jelenleg ezt napokban kifejezve tudod beállítani. Ez csak akkor elérhető, hogyha bekapcsolod az Online bejelentkezés engedélyezése csúszkát, e nélkül ugyanis nem fog működini az online check-in a GuestAdvisorban.
Online check-in still available
Ezt az email sablon rendszerünk emlékeztető üzenetként használja. Ez az üzenet csak abban az esetben kerül kiküldésre az érkezés napja előtt 1 nappal, ha a vendég még nem teljesítette az online check-in folyamatot. Ha ez már megtörtént, akkor a sablont már nem fogod megtalálni, mint beidőzített email sablon.
Ha kíváncsi vagy rá, hogy mikorra vannak beidőzítve a vendégnek a GuestAdvisor automatikus email sablonjait akkor nyisd meg a kiválaszott foglalást. Ezt követően pedig válaszd a jobb oldalon taláható gombsorból az Üzenet gombot. Itt tudod nyomon követni, hogy mikor kerülnek majd kiküldésre ezek az email sablonok.
FONTOS!
- Jelenleg ezeket az email sablonokat nem lehet kikapcsolni!
- Ezek az email sablonok jelenleg még csak Angol nyelven küldhetőek ki.
- Ha az Online bejelentkezési időszak érkezés előtt, napokban számolva 30 napra van állítva, és valaki 15 nappal az érkezés előtt foglal, akkor az olnline check-in email 1 órával a foglalás beérkezését követően fog kiküldésre kerülni.
- Ha a foglalás dátuma és az érkezés dátuma megegyezik, akkor csak az "Online check-in available" sablon kerül beidőzítésre számára a foglalás időpontját követő órára, az "Online check-in still available" sablon nem.
Egyéb email üzenetek
Esetenként más emaileket is kiküldünk a vendégeknek, amennyiben a GuestAdvisor egyéb funkcióit is használjátok.
Eszköz azonosító kód
Miután vendégeid megcsinálták az online bejelentkezést a GuestAdvisor mobil verziójában és szolgáltatásokat szeretnének foglalni vagy esetleg a szobájukat szeretnék az okoszár segítségével kinyitni akkor rendszerünk megköveteli, hogy eszközüket kössék hozzá a foglaláshoz. Erre biztonsági okokból van szükség. Ilyenkor a foglaló online check-in során megadott email címére kiküldjük az alábbi email sablont ami tartalmaz egy eszköz azonosító kódot (device code), amit a rendszerünk egyedileg generál:
"Dear /%firstname lastname%/
You booked a service at /%hotelname%/ via the GuestAdvisor, your booking is almost done.
To check your identity we kindly ask you to confirm your first booking. Use this PIN /%pincode%/ (4 digit PIN code) to confirm your booking.
This is a one-time action, we won't ask you again to repeat this step.
Best regards,
GuestAdvisor - The virtual concierge"
A vendég a következő felületet látja majd az applikációban, ahová az emailben található kódot be kell írnia: