1. Kezdőlap
  2. Folio és számlázás
  3. Számlákkal kapcsolatos tudnivalók

Korrigálás funkció a Fólióban

A Fóliót egy új funkcionalitással bővítettük, a Korrekció gomb formájában.

A funkció célja, hogy eliminálja a számlázási folyamat lezárása után fennmaradó tartozást a Fólióban. Ez a tartozás, ami jellemzően minimális összegű, 2 okból kifolyólag keletkezhet:

  • átváltási árfolyam okozta eltérés ( jelenleg ezt a számlán a Különbözet kiegyenlítése gomb segítségével lehet kezelni ) 
  • kerekítési különbség a számla tételek és a számlához csatolt kifizetés(ek) között

 

Az átváltási árfolyam okozta eltérés jellemzően akkor jelentkezik, amennyiben egy foglaláshoz vagy csoporthoz különböző időpontokban regisztrált kifizetések / számlák tartoznak, amelyek pénzneme eltér a fiók alapértelmezett pénznemétől. Amennyiben ez a 3 tényező jelen van, valószínűsíthető az árfolyam különbözetből mutatkozó eltérés.

A kerekítési különbség a számlán lévő tételek kerekítéséből és a számlához csatolt kifizetés(ek) kerekítési eltéréséből fakad. Vagyis a számlára kerülő tételeket a rendszer a következőképpen kezeli: minden tétel esetében egyesével megszorozzuk a tételt az ahhoz tartozó mennyiséggel - illetve esetlegesen az átváltási árfolyammal, amennyiben a számla eltérő pénznemben kerül kiállításra mint az alapértelmezett pénznem - majd az így kapott összegeket 2 tizedes pontosságúra kerekítjük. Ebből következtethető, hogy minél több tétel szerepel a számlán, annál többször szükséges kerekítést alkalmazni. Ezzel szemben a számlához csatolt kifizetés(ek) egy egyösszegű tétel, ahol szintén történik esetlegesen az átváltási árfolyammal történő szorzás, de továbbra is csak egy összeg kerekítésére van szükség. 

Vegyünk egy konkrét példát:

Amennyiben a Fólióban kizárólag egy elem szerepel, ami egy szállásdíj szolgáltatás 100 EUR értékben, illetve a foglaláshoz egy darab, 100 EUR értékű kifizetésem tartozik, majd szerenék kiállítani erről az összegről egy számlát HUF-ban, akkor a számlázási folyamat során a rendszer az egy darab Fólió elemet fogja szorozni a mennyiséggel ( 1 ) illetve az aktuális árfolyammal, majd a kapott összeget 2 tizedesre kerekíti. Ugyanígy a kifizetés felhasználásakor is, egy darab 100 EUR értéket szorzunk az átváltási árfolyammal, így a számla tételek összege és a kifizetés összege teljes mértékben meg fog egyezni.

Amennyiben viszont a Fólióban több elem szerepel, például egy szállásdíj szolgáltatás 100 EUR értékben és egy Reggeli szolgáltatás 22.5 EUR értékben, illetve a foglaláshoz egy darab kifizetés tartozik 122.5 EUR értékben, majd az előzőekben említett szerint egy HUF számlát szeretnék kiállítani, akkor a számlára kerülő tételek esetében két alkalommal történik az árfolyammal való szorzás és kerekítés, a kifizetés esetében viszont csak egyszer, így nagyobb a valószínűsége a kerekítésből fakadó különbözet kialakulásának. 

 

A korrekció gomb a Fólióban akkor jelenik meg, amennyiben a következő feltételek teljesülnek:

 

  • A Fólióban lévő összes elem státusza " számlázott " ( vagy csoportosan számlázott, csoportos foglalás esetén ) , de a Fólió tartozása nem 0-t mutat

  • A Fólióban lévő tartozás kisebb mint a teljes foglalási érték 2 % -a

További fontos információk:

  • A korrekció mind az egyéni, mind a csoportos Fólióban elérhető
  • A korrekció gombra kattintva a felugró ablakban jelezzük, hogy egy korrekció nevű Fólió elemet hozunk létre, aminek értéke az aktuálisan mutatkozó tartozás
  • A korrekció Fólió elem minden esetben az első éjszakához fog generálódni, szállásdíj kategóriába sorolódik
  • A korrekció elem ÁFA % -a : 0 % 
  • Státusza alapértelmezetten: Számlázott / Csoportosan számlázott
  • A korrekció elem átvezetésére nincs lehetőség
  • A Fólióban lévő szűrők applikálhatók ennek az elemnek a szűrűsére is
  • A korrekció elem törlésére van lehetőség a Fólióból, a Noshow díj / Lemondási díjhoz hasonlóan, a piros szemetes ikonra kattintva. Amennyiben törlöd, a Fólió tartozása visszaáll a korábbi állapotra, illetve újra elérhetővé válik a Korrekció gomb.
  • Minden alkalommal amikor korrekció kerül applikálásra vagy a korrekció elem törlése megtörténik, bejegyzés keletkezik, hogy nyomonkövethető legyen, hogy melyik felhasználó, mikor és milyen műveletet végzett el
  • Előfordulhat az is, hogy a korrekcióra akkor van szükség, amikor még nem minden Fólió elem státusza számlázott, vagyis a számlázási folyamat nem zárult le teljesen, azonban fontos tudni, hogy ilyen esetben is csak a teljes számlázási folyamat lezáruétával applikálható a korrekció

 

A korrekció funkció & a kifizetés értékének és árfolyamának rögzítése funkció kapcsolata:

 

Abban az esetben ha a Kifizetés értékének & árfolyamának rögzítése a kifizetés létrehozásának napján funkció aktiválva van, abban az esetben a Korrekció funkció a Fólióban egyenértékűként működik a számlán lévő Különbözet kiegyenlítése funkcióval.

Abban az esetben ha a Kifizetés értékének & árfolyamának rögzítése a kifizetés létrehozásának napján nincs aktiválva, valószínűsíthetően kisebb eséllyel van szükség a korrekció használatára a Fólióban, ugyanis a Fólió tartozása napi szinten változik a kifizetés értékének a rögzítésének pillantáig. A számlán továbbra is szükség lesz azonban a Különbözet kiegyenlítése funkció használatára.

 

Korrekció tétel a Beszámolókban:

A korrekció Fólió elem a Teljesítmény ( napi, éves, összehasonlítás ) és az Értékesítés részletező beszámolókban jelenik meg. 

A Teljesítmény beszámolók esetében, a Bevétel - Szállásdíj bevétel sor az amely ezt tartalmazza, az Értékesítés részletező esetében pedig külön tételként jelenik ez meg, a Kategória szűrő - Szállásdíj opcióját használva tudod ezt listázni.