SabeeApp Smart Solutions a gyakorlatban: Front Office & GuestAdvisor

Front Office Manager & GuestAdvisor a gyakorlatban

• Foglalás és visszaigazolás

1. SabeeApp Smart Solutions nélkül: a hagyományos szállodai üzemeltetés esetén minden szobafoglalást egy sor teendő követ. Az első, hogy visszaigazoló e-mailt kell küldeni a vendégnek az összes lényeges információval: a fizetés és a majdani bejelentkezés menete, a szálloda által kínált szolgáltatások listája, a védőoltásokkal és egyéb járványügyi előírásokkal kapcsolatos információ és így tovább. Nagyon fontos, hogy ezekről tudjon a vendég, az email-es kapcsolatfelvétel és tájékoztatás azonban nem épp a leghatékonyabb mód a szálloda részéről. Gyakran elkeverednek a sok beérkező üzenet között, a SPAM mappában kötnek ki, vagy egyszerűen csak figyelmen kívül hagyják őket.
   
   
2. SabeeApp Smart Solutions használatával: Smart Solutions modulba tartozó applikációink átfogó megoldást nyújtanak. A foglalás beérkezését követően egy linket küldhetsz leendő vendégeidnek, amelyen keresztül letölthetik a GuestAdvisor applikációt. A letöltés után a folyamat már teljesen automatikusan zajlik és a rendszer minden fontos információt továbbít a vendégek mobilkészülékére. A telefonjukra, az applikáción keresztül beérkezett értesítéseket szinte biztosan meg fogják tekinteni, így nincs más teendőd mint nyugodtan hátradőlni, tudva, hogy az alkalmazás elvégezni a szükséges feladatokat. 

• Előre fizetések terhelése

1. Ha elkészült a jelentés, akkor a következő lépés, hogy a napi takarításért felelős munkatársnak manuálisan kell kiosztania a takarítandó szobákat és egyéb feladatokat. Ez jellemzően egy papír alapú munkalapon történik, amely ismét teret ad a hibáknak, és bonyolulttá teszi a későbbi változtatást. Úgy gondolom, hogy a szálloda foglaltsága alapján ez minden nap 20-30 percet vett igénybe. Tehát körülbelül már 45 perc eltelt a reggeli munkaidőből és a takarító munkatársak eddig vagy adminisztráltak, vagy várakoztak, hogy megkapják a feladataikat.
   
   
2. Ezzel szemben a mi rendszerünk pofonegyszerű megoldást kínál. Minden szoba és eseti napi feladat közvetlenül a SabeeApp rendszeréből kiosztható a housekeeping személyzet tagjainak, a szobák státusza pedig folyamatosan, valós-időben nyilvántartható és frissíthető. Ezzel jelentős időt, becslésünk szerint napi 15-20 percet takaríthatnak meg, amelyet adminisztráció helyett a szobák tisztaságának ellenőrzésére fordíthatnak.

• A szobalány munkája

1. Az előírások követése és azok naprakészen tartása az egyik legfontosabb feladat a szobák és egyéb, a vendégek által használt helyiségek takarítása során. Hagyományosan ezeket a szabványokat a képzés során tanították meg a takarító személyzet tagjainak. Manapság azonban a magas fluktuáció miatt az állandóan változó személyzettel egyre nehezebb megértetni és betartani ezeket. Nagyobb odafigyelésre és több ellenőrzésre van szükség a vezetők részéről, de még a legnagyobb erőfeszítések ellenére is előfordul, hogy a szobákat nem takarítják ki megfelelően.
   
   Ez a probléma önmagában tönkreteheti a vendég teljes szállodai élményét, javíthatatlanul rossz benyomást hagyva bennük, amelynek minden bizonnyal hangot is adnak utólag egy értékelés formájában egy vagy több online platformon.
   
   
2. Amikor a Housekeeping alkalmazásunkat terveztük, arra törekedtünk hogy egy olyan eszközt adjuk a kezedbe, amely egyszerre segít a takarítási szabványok betartásában és ellenőrző listák készítésében is. A Housekeeping app legújabb frissítésének köszönhetően ez ma már nem csak terv, hanem a valóság. Az új ellenőrzőlista funkciónkkal a szobalányoknak nem kell többé emlékezetből követniük a szükséges takarítási lépéseket, a supervisorok pedig biztosak lehetnek abban, hogy minden szükséges szabványt betartottak.

• Szobaellenőrzés és státuszfrissítés

1. Ahhoz, hogy a folyamatok olajozottan működjenek a recepciónak és a gondnoknőknek is folyamatosan tisztában kell lenniük a szobák aktuális állapotával. Az információ azonban gyakran elakad, lassan vagy későn jut el az illetékesekhez. A kommunikáció nehézkes, és időigényes formáira vannak utalva: személyesen, telefonon, chaten, rádión próbálnak egymással beszélni. Ez távolról sem nevezhető hatékony munkavégzésnek.
   
   
2. A SabeeApp Housekeeping mobil alkalmazásunk a valós idejű frissítés és nyilvántartás ezzel pedig a gyorsabb kommunikáció és hatékonyabb munkavégzés lehetőségét biztosítja. A szobalányok és gondnoknők azonnal frissíthetik a szoba állapotát a rendszerben, miután elkészültek, amit a recepciós bármikor ellenőrizhet a SabeeApp PMS-en keresztül. A Housekeeping alkalmazással nincs több felesleges telefonálgatás, vagy hosszasan várakoztatott vendég a recepción.

• Ellenőrzési folyamat

1. A szobalány munkájának végeztével az arra kijelölt személynek ellenőrzést kell végeznie és jóvá kell hagynia a szobát, mielőtt azt a vendégnek adják. 
   
   - Ha mindent megfelelőnek talál, a szobát tisztaként jelölik a munkalapjukon, és valamilyen formán a fent leírtak közül jelenti azt a recepción.
   
   - Ha azonban a szoba takarítása nem felel meg a szállodai előírásoknak, a szobalánynak vissza kell mennie, és ki kell javítania a rosszul végzett feladatokat. Ez, bár talán egyszerűnek hangzik, a valóságban időigényes és fárasztó folyamat, hiszen a supervisornak meg kell találnia a személyt, aki a szobát takaríotta, és minden egyes alkalommal el kell magyaráznia, hogy mi volt a probléma.
   
   
2. Ezzel szemben, ha a teljes takarítószemélyzet a SabeeApp Housekeeping alkalmazásunkat használja, a folyamatok leegyszerűsödnek: 
   
   - Ha a szobák tiszták, az ellenőrzést követően a supervisornak csak annyi a dolga, hogy tisztának jelöli meg az alkalmazásban. A rendszer automatikusan frissíti a szoba állapotát a recepció PMS rendszerében is.
   
   - Az alkalmazásnak természetesen arra az esetre is van egy könnyen használható funkciója, ha a  helyiség további takarítást igényel. A supervisor azonnali értesítést tud küldeni a közvetlenül a szobalány telefonjára, amelyben részletezheti, hogy mit kell javítania. A kommunikáció írásos formában történik, amely később visszanézhető, elemezhető és használható a takarítási folyamatok optimalizálására.

• Minibár feltöltés

1. A minibár ellenőrzése és feltöltése gyakran az utolsó és a legkevésbé fontos lépés a munka során. Ez azért problémás, mert előfordulhat, hogy fogyasztott ugyan valamit a vendég, de a számláját már lezárták, vagy távozott mire ez az információ eljut  a recepcióra.
   
   
2. A Housekeeping applikációnk másik újdonsága a minibár utántöltés funkció. A minibár feltöltésével megbízott személy az utántöltött árukat közvetlenül a vendég számlájához tudja adni. Ezzel elkerülhető a felesleges papírhasználat, megspórolható egy lépés a munkafolyamatok közül és megakadályozható, hogy a minibár fogyasztás kiegyenlítése nélkül távozzon a vendég.

• További feladatok

1. A mindennapi szállodai üzemeltetés során számtalan olyan ad-hoc feladat merül fel, amelyek a takarításhoz csak közvetetten kapcsolódnak ugyan, de az elavult kommunikációs folyamatok miatt rengeteg időt veszteget ezekkel a housekeeping személyzet. Ilyen például a karbantartást igénylő hibák vagy a vendégek által hátrahagyott tárgyak jelentése. 
   
   
2. A SabeeApp Housekeeping mobil applikációnk  segítségével az illetékes részlegen dolgozók mindent folyamatosan, valós időben ellenőrizhetnek és jelenthetnek. Nem csak írásos, de fényképes evidencia is csatolható minden esethez, amelynek segítségével elkerülhetőek a félreértések és a fontos információ elvesztése.

Összegzés

A Housekeeping alkalmazás használatával rengeteg időt tudsz spórolni a takarító személyzet számára és sokkal áttekinthetőbbé teheted szállodád működését. Továbbra is figyeld az oldalunkat, mert a következő cikkünkben újabb két mobil alkalmazást veszünk nagyító alá: a vadonatúj Front Office Manager, valamint GuestAdvisor applikációinkat.